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Microsoft 365 wird in immer mehr Unternehmen eingesetzt. Daten werden im OneDrive gespeichert, liegen im SharePoint und eMails auf dem Microsoft Exchange Servern. Wie sicher sind die Daten auf den Microsoft Servern?


Ist es wirklich notwendig Microsoft 365 Daten in eine BackUp Strategie einzubeziehen?


Wir sagen ja und haben die 7 wichtigsten Grnde kurz und knapp fr Sie zusammengestellt.


1. Grund fr ein 365 BackUp: Microsoft fhrt keine Datensicherungen durch


Microsoft sorgt fr die Verfgbarkeit seiner Dienste, fhrt aber keine BackUps der Daten durch. Wrde es somit zu einem Datenverlust bei Microsoft kommen, htten Sie keine Mglichkeit die Daten wiederherzustellen.


Gelschte Dateien wandern in den Papierkorb, fliegen dort aber nach einer gewissen Zeit heraus und wren dann unwiederbringlich verloren. Sollte der Benutzer den Papierkorb bereits frher leeren, weil er zum Beispiel ?aufrumen? will, sind die Daten sogar noch schneller unwiederbringlich verloren.


2. Grund fr ein 365 BackUp: Versehentliches Lschen


Es passiert immer wieder und niemand ist wirklich sicher davor. Versehentlich lscht ein Mitarbeiter eine wichtige Datei oder eMails im Postfach, die er dachte nicht mehr zu bentigen. Im OneDrive auf dem PC gelschte Daten werden auch online im OneDrive gelscht.


In der Business-Standard-Version wird der Papierkorb in der Standardeinstellung nach 14 Tagen gelscht. Der Administrator kann diesen Wert auf hchstens 30 Tage setzen. Wie bereits bei Punkt 1 angesprochen, lscht der Benutzer den Papierkorb frher, dann tritt der Datenverlust frher ein.


Ein BackUp, dass die Daten zustzlich lokal sichert, schafft die notwendige Sicherheit fr Ihr Unternehmen.


3. Grund fr ein 365 BackUp: Absichtliches Lschen


Leider kommt es, wenn vielleicht auch nicht sehr oft, aber immer wieder vor, dass ein gekndigter oder verrgerter Mitarbeiter wichtige Dateien bewusst lscht, um sich zu rchen und dem Unternehmen zu schaden.


Eine Datensicherheit erfolgt nicht nach einer Wahrscheinlichkeitsrechnung, sondern geht vom Worstcase aus. Es soll der schlimmstmgliche Fall abgedeckt sein.


Wir kennen Unternehmen und Kunden, die der Meinung waren, diese oder jene Sicherheit wre bertrieben, bis die Realitt sie auf harte Weise eingeholt hat. Diese Erfahrungen brauchen Sie nicht zu sammeln.


4. Grund fr ein 365 BackUp: Aufbewahrungslcken durch ausscheidende Mitarbeiter


Microsoft 365 ist ein Abodienst, scheidet ein Mitarbeiter aus, wird das Abo fr diesen Mitarbeiter in der Regel gekndigt. Die Dateien und eMails des Mitarbeiters werden gelscht, denn Microsoft bewahrt sie nur so lange auf, wie das Abo besteht.


Sie knnten, bevor der Mitarbeiter ausscheidet das Postfach in ein gemeinsames Postfach ndern, dies ist nicht nur umstndlich, sondern auch noch fehleranfllig. Alternativ knnten Sie auch die Daten im OneDrive und im Postfach manuell sichern.


Mit einem BackUp haben Sie automatisch ein sicheres lokales BackUp zu Ihren Online-Daten.


5. Grund fr ein 365 BackUp: Externe Bedrohungen


Microsoft ist gro und damit sicherlich eine lohende Herausforderung fr Hackerangriffe. Sollte ein Microsoft Server lahmgelegt werden, wie greifen Sie dann auf Ihre Daten zu? Was wre, wenn ein Ransomware Angriff erfolgreich wre? Es ist Ihre Pflicht als Unternehmer, Ihre geschftsrelevanten Daten zu schtzen.


Gefahren knnen allerdings bereits durch schwache Passwrter der Benutzer entstehen und so groen Schaden anrichten. Malware und Phishing Attacken auf Cloud-Dienste sind fr Cyberkriminelle genau so lohnenswert, wie Angriffe auf Ihr lokales Netzwerk.


6. Grund fr ein 365 BackUp: Wiederherstellung von Daten


Gesetz den Fall, ein Datenverlust ist eingetroffen, dann bentigen Sie eine gute und schnelle Mglichkeit, die Daten wiederherzustellen. Microsoft stellt die Dienste zur Verfgung, doch Backup und Wiederherstellung obliegen Ihrer Verantwortung.


Mit der 365 Backup Lsung ist eine Wiederherstellung von Daten einfach realisierbar.


7. Grund fr ein 365 BackUp: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen


Denken Sie an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Dokumenten und eMails, kommen Sie um eine BackUp Lsung gar nicht herum. Fr die eMails empfehlen wir eine revisionssichere eMail Archivierung. Es gibt gute Lsungen, die eine GoBD und EU-DSGVO konforme Archivierung fr Microsoft 365 ermglichen, zum Beispiel EL mailarchive


Alle geschfts- und steuerrelevanten Dateien fallen unter die Aufbewahrungspflicht von bis zu 10 Jahren. Die Daten durch ein BackUp zu sichern und ins lokale Netzwerk zu holen ist ein entscheidender Schritt, Herr der Daten zu bleiben ? da Microsoft keine BackUps durchfhrt ? und gesetzliche Vorschriften zu erfllen.


Ein Backup von Microsoft 365 Dateien ist notwendig


Da die Daten online auf den Microsoft Servern liegen, macht es Sinn, ein BackUp lokal zu erstellen, somit haben Sie die Daten an unterschiedlichen Orten und knnen bei einem Ausfall der Microsoft Server immer noch auf die Daten zugreifen. Die lokalen Daten knnen Sie im Anschluss auch in Ihre globale BackUp Strategie einbeziehen.


Mit dem richtigen BackUp knnen Sie eMails, Kalender, Kontakte und Aufgaben von Microsoft Exchange einfach wiederherstellen. Gleiches gilt fr Daten von Microsoft OneDrive sowie SharePoint


Als Lsung empfehlen wir BackupAssit 365. Die Vorteile dieser BackUp Lsung liegen vor allem in der einfachen Implementierung und fairen Abrechnung pro Benutzer.


Weitere Information zum 365 BackUp erhalten Sie hier.


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