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Stellen Sie auf eine cloudbasierte Telefonanlage um oder wechseln den Anbieter der Cloud Telefonanlage stellt sich unter anderem die Frage, ob Sie die virtuelle Telefonanlage selbst administrieren wollen oder als komplett gemanagte Cloud Telefonanlage whlen.


Ein groer Vorteil bei den gehosteten Telefonanlagen ist der Wegfall von Wartungsarbeiten und Updates fr die Cloud Telefonanlage, da beides zentral im Rechenzentrum vom Betreiber der Telefonanlage gemanagt wird und in der Regel auf Lebenszeit inklusive ist.


Doch wer kmmert sich um die Einrichtung und Administration der cloudbasierten Telefonanlage, damit alles vor Ort bestens funktioniert und luft? Es stellt sich eine Frage?


Wann lohnt es ich die Cloud Telefonanlage selbst zu administrieren?


Wann ergibt die gemanagte Cloud Telefonanlage mehr Sinn?


Um eine optimale Antwort zu finden, gilt es verschiedene Aspekte zu bercksichtigen, auf die ich hier nher eingehe.


Ein grundstzlicher Tipp vorweg: Wenn Sie die Cloud Telefonanlage managen lassen, nutzen Sie dafr einen Partner, der zwischen den Betreiber der Cloud Telefonanlage und Ihnen steht. Also einen Dienstleister, der sich mit Cloud Telefonanlagen auskennt. Warum? ?


Sie erhalten auf diesem Weg in der Regel schnellere, krzere und unbrokratischere Reaktionen und Lsungen Ihrer Anfragen. Er kennt die Telefonanlage, er kennt den Betreiber der Cloud Telefonanlage und vor allen, er kennt Sie. Auf diese Weise kann er schnell und besser helfen. Wie Sie den richtigen Partner fr Ihre Cloud Telefonanlage finden, knnen Sie hier lesen.


1. Gibt es technisches Grundwissen ber Cloud Telefonanlagen?


Wir mssen nicht alles wissen und nicht alles knnen. Ohne eine gewisse technische Affinitt, ein gewisses Grundwissen, sollten Sie die Telefonanlage auf jeden Fall managen lassen. Es reicht vollkommen aus, wenn Sie einfach ?nur? Benutzer sind.


In diesem Fall spielt auch die Gre und der bentigte Leistungsumfang keine Rolle, sparen Sie sich den Stress und setzen Sie auf eine gemanagte Cloud Telefonanlage.


Plug & Play ist fr Sie die ideale Lsung. Haben Sie Fragen, sind Erweiterungen oder nderungen ntig, rufen Sie einfach Ihren Partner fr die virtuelle Telefonanlage an und er wird sich darum kmmern.


2. Die Gre der Cloud Telefonanlage


Bei kleinen Telefonanlagen ist die eigene Administration in vielen Fllen noch einfacher mglich, je grer Ihre Telefonanlage wird, desto umfangreicher wird die Ersteinrichtung.


Sie mssen nicht nur die Telefone in der Cloud Telefonanlage anlegen, sondern es besteht bei greren Telefonanlagen meistens ein erhhter Einrichtungsaufwand. Hat ein Mitarbeiter zum Beispiel 3 Telefone (1x Schreibtisch, 1x Smartphone und 1x Home Office) gibt es einiges zu beachten und ist die korrekte Einrichtung fr eine reibungslose Kommunikation entscheidend.


Ein kleiner Fehler in der Einrichtung, eine kleine Unachtsamkeit beim Anlegen von Nebenstellen kann zu einer aufwendigen Fehlersuche fhren.

Je grer die cloudbasierte Telefonanlage ausfllt, desto mehr Sinn ergibt.  


3.  Der bentigte Leistungsumfang der virtuellen Telefonanlage


Bei greren Telefonanlagen steigt meistens auch der bentigte Leistungsumfang. Es mssen in der Regel Anrufgruppen und Teams definiert werden. Oft gibt es Bedarf bzw. die Notwendigkeit Anrufe zu routen und steuern. Soll ein Sprach-Dialog-System (IVR) eingesetzt werden oder werden Call Center Funktionen bentigt oder?


Mit den steigenden Mglichkeiten und greren Leistungsumfang wachsen ebenfalls die Anforderungen an die Administration.


Wer nicht aus der Welt der Telekommunikation kommt, bentigt deutlich mehr Zeit bei der Administration und unterlaufen leichter Fehler.


Eine gemanagte Cloud Telefonanlage macht in diesem Fall durchaus Sinn.


4. TK ist nicht gleich IT


Unternehmen, die eine eigene IT Abteilung haben, sind klar im Vorteil, wenn es um die eigene Administration einer cloudbasierten Telefonanlage geht, doch auch hier sollte man sich im Klaren sein: TK ist nicht IT.


Die Logik in Ablufen von Nebenstellen und Anrufsteuerung ist eine andere als beim Administrieren eine Firewall, um ein plakatives Beispiel zu bringen.


Bevor sich die IT, die in den meisten Unternehmen jetzt bereits berlastet ist, zustzlich noch in die Ablufe und Administration einer virtuellen TK-Anlage einarbeiten muss, kann die gemanagte Telefonanlage eine sinnvolle Alternative sein.


5. Updates bei Telefonen der Cloud Telefonanlage


Whrend sich der Anbieter der Cloud Telefonanlage um Wartungen, Updates und Upgrades direkt im Rechenzentrum kmmert und der Kunde (oder dessen Administrator) nichts machen muss, bleiben die Tischtelefone bei Updates auen vor.


Die SIP-Telefone der verschiedenen Anbieter erhalten in unregelmigen Abstnden Updates, die Sicherheit, Optimierungen und Funktionen betreffen knnen. Wer kmmert sich darum, dass die Telefone mit Updates versehen werden?


Administrieren Sie die Cloud Telefonanlage selbst, mssen Sie fr das Einspielen von Updates folgende Schritte befolgen

1.      Sie mssen berprfen, ob es fr das SIP-Telefon ein Update gibt.

2.      Sie mssen berprfen, ob das Update vom Anbieter der Cloud Telefonanlage bereits fr die virtuelle Telefonanlage freigegeben wurde.

3.      Wurde das Update freigegeben, knnen Sie das Update fr das SIP Telefon starten


Bei der durch einen Partner gemanagten Cloud Telefonanlage kmmert sich der Partner um diese Schritte. Er wei, welche Telefone Sie einsetzen, wann es Updates gibt und wann diese freigeben sind.


Wann lohnt sich die Selbst-Administration bei der Cloud Telefonanlage?


Zusammenfassend knnen wir sagen, die eigene Administration der Cloud Telefonanlage kann sich lohnen, wenn

- Es sich um eine kleine cloudbasierte Telefonanlage handelt

- Technische Grundkenntnisse gegeben sind bzw. eine IT mit zeitlichen Ressourcen verfgbar ist

- Nur einfache Leistungsmerkmale bentigt werden


Wann ergibt eine gemanagte Cloud Telefonanlage Sinn?


Unter den folgenden Gegebenheiten sollten Sie eine gemanagte Cloud Telefonanlage in Betracht ziehen.

- Es handelt sich um eine groe cloudbasierte Telefonanlage (viele Nebenstellen bzw. Benutzer)

- Es sind keine technischen Grundkenntnisse gegeben, bzw. keine IT oder die IT ist bereits ausgelastet.

- Es werden umfangreiche Leistungsmerkmale mit Gruppen, Teams und Anrufsteuerungen bentigt.


Die Kosten fr gemanagte Administration Ihrer Cloud Telefonanlage


Bei einer gehosteten Telefonanlage fallen die Kosten fr Wartung und Updates weg, die leistet der Anbieter der Cloud Telefonanlage auf Lebenszeit. Aus diesem Grund sind auch Servicevertrge nicht unbedingt notwendig.


Fr die Ersteinrichtung sollten Sie einen Festpreis absprechen. In den meisten Fllen wird eine Pauschale je Nebenstelle oder je Benutzer fllig oder einfach pauschal fr die Cloud Telefonanlage.


Kleine Folgeanpassungen an der Konfiguration, bis alles nach Ihren Vorstellungen luft, sollten mit der Erst-Administration bzw. Einrichtung abgedeckt sein


Fallen spter im laufenden Betrieb nderungen an, brauchen Sie sich nicht mehr in die Cloud Telefonanlage einfuchsen, sondern rufen einfach Ihren Partner an und er kmmerts sich um alles.


In den meisten Fllen fahren Sie mit der Abrechnung nach Aufwand oder zum Pauschalpreis am besten.


Servicevertrge hingegen sind nur fr Unternehmen, bei denen laufend viele nderungen und Anpassungen anfallen, ideal geeignet, dies wre der Fall, wenn es oft Routingnderungen gibt bzw. CallCenter Funktionalitten flexible genutzt werden.


Der eingesparte Zeit- und Kostenaufwand ist es allemal wert.


Weitere Informationen zu den Cloud Telefonanlagen finden Sie hier.




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