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Sie stehen vor der Herausforderung: Meeting trotz Home-Office?


Das Corona Virus verndert die Welt. Auf einmal ist in vielen Unternehmen die Arbeit ohne Home Office gar nicht mehr denkbar. Dies stellt viele Unternehmen vor eine ganze Reihe an neuen Herausforderungen. Die gerade wieder steigenden Infektionszahlen zeigen es deutlich, wir mssen uns lngerfristig in der Arbeitswelt neu und flexibler aufstellen. 


Online Meetings sind ein wichtiger Baustein, die Interaktivitt mit Kunden und Partnern aufrecht zu erhalten oder sogar zu verbessern.


Es geht dabei nicht nur um die Bereitstellung der entsprechenden Tools. Glcklicherweise stehen heute viele smarte Werkzeuge fr eine optimale flexible Arbeitsumgebung zur Auswahl. 



?Was bedeutet es fr Online Meetings?


Im Bereich der Online Meetings, Webkonferenzen, Webinare und Desktop Sharing Angebote gibt es mehrere Faktoren zu beachten. Die meiner Erfahrung nach fr Kunden 3 wichtigsten Punkte bei der Entscheidung, ich gehe gleich noch nher auf diese Punkte ein, sind:

Vernachlssigt wird oft ein 4. Punkt, der genau genommen zum KO-Kriterium fr die 3 vorgenannten Faktoren werden kann oder werden knnen sollte. Das dieses Kriterium oft weniger Beachtung erhlt, geschieht oft nicht aus Desinteresse, sondern ist der Tatsache geschuldet, dass einige Anbieter, trotz hervorragender Lsungen, weniger bekannt sind.


Der 4. Faktor ist:

Die Herausforderung ist es also, IT- und DSGVO- konforme Online Meetings, die eine hohe Akzeptanz erreichen, zu finden und einzusetzen. Hierzu ist entweder eine lngere genaue Recherche ntig oder Sie kontakten einen unabhngigen Berater fr ITK Lsungen.



Welche Leistungen sind fr einen Prsentator beim Online Meeting wichtig?


Bei der Vielzahl angebotener Features nutzen die meisten Prsentatoren nur eine kleine Auswahl der Leistungen. 

Da der genaue Umfang der einzelnen Features je nach Anbieter unterschiedlich ausfallen kann, orientiere ich mich hier an dem von mir empfohlenen Online Meeting. 


1. Desktop Sharing

Fr die Prsentationen und Schulungen ist die Desktop Sharing Variante sehr beliebt, da sie einfach und simple ist. Es wird zum Beispiel die PowerPoint Prsentation geffnet und via Desktop Sharing bertragen werden. 


Mchte der Prsentator zwischen verschiedenen Dokumenten wechseln, ein Programm auf dem Desktop vorstellen und live im WebBrowser eine Demo starten, ist Desktop Sharing ideal.


Whrend der Wechsel zwischen Prsentationen, Dokumenten etc. kann der Prsentator, wenn er mchte, die Bildschirmbertragung pausieren.


Der Prsentator legt fest, ob der Desktop-Hintergrund, die Taskleiste etc. bertragen wird. Hat er ein Familienfoto aus dem letzten Urlaub als Desktop Hintergrund festgelegt, muss er dieses beim Desktop-Sharing also nicht bertragen


2. Prsentatorenwechsel 

Der Wechsel des Prsentators ist fr viele Veranstalter von Online Meetings ein wichtiges Leistungsmerkmal. Es werden die Prsentatorenrechte an einen anderen Teilnehmer bertragen. So wird zum Beispiel zwischen Trainer und Vertrieb gewechselt.


3. Audio via VoIP

Grundstzlich gibt es zwei Wege der Audiokonferenz fr Online Meetings. Die Telefonkonferenz durch Aufbau einer parallelen Telefonverbindung und die VoIP Variante, bei der die Audioverbindung direkt ber die Online Meeting Plattform luft.


Die Audio via VoIP Variante ist weitaus beliebter, da sie als leichter und praktischer empfunden wird. Sie erhht das Gefhl der einfachen Handhabung enorm.


Ein als sehr wichtig empfundenes Leistungsmerkmal bei der Audiokonferenz ist die Stummschaltung der Teilnehmer. Nebengerusche addieren sich schnell zu einem unschnen ?Grundrauschen? aus Hundegebell, Trklingeln, klappern von Tassen und mehr.


4. Chat

Um Fragen zu stellen und auf Fragen zu reagieren setzen Prsentatoren im Online Meeting sehr gerne die Chatfunktion ein. Wichtig ist es, Chatnachrichten sowohl an einzelne Teilnehmer als auch an die ganze Gruppe senden zu knnen.


5. Whiteboard

Als interaktives Instrument wird bei Online Meetings sehr gerne das Whiteboard eingesetzt, whrend es bei Webinaren und Prsentationen weniger eingesetzt wird.


6. Aufzeichnung

Dieses Features hat Bedeutung fr Webinare und WebKonferenzen gewonnen. Viele Teilnehmer fragen nach Aufzeichnungen, um sich die Inhalte zu einem spteren Zeitpunkt noch einmal anschauen zu knnen.


Entscheidend ist nicht nur das Vorhandensein dieser Features, sondern die einfache Bedienung. Ein Online Meeting muss intuitiv fr den Prsentator nutzbar sein, denn er soll sich auf die Inhalte des Online Meetings, des Webinars, der Prsentation etc. konzentrieren und nicht auf die technische Handhabung des Desktop Sharing Tools.



Welche Leistungen sind fr einen Teilnehmer beim Online Meeting wichtig?


Ganz entscheidend ist die einfache Teilnahme am Online Meeting. Gestaltet sich der Prozess der Teilnahme schwierig oder zu aufwendig, springen bereits die ersten Teilnehmer ab, bevor sie berhaupt dabei waren. An dieser Stelle Teilnehmer zu verlieren ist uerst bitter. 


1.HTML Viewer

Es gibt reine HTML Viewer, diese sind in der Regel in der Interaktion eingeschrnkt ? es ist eine passive Teilnehmervariante ? , wollen Sie einem Kunden einfach nur ein Angebot prsentieren, kann der HTML Viewer vollkommen ausreichen. Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Sie rufen einen Kunden an, um bei einem Angebot nachzufassen. Der Kunde hat noch eine Frage. Sie laden ihm ad-hoc zum Online Meeting ein, geben die Sitzungsnummer am Telefon durch, er gibt sie in den HTML Viewer ein und schon zeigen Sie ihm die entsprechenden Punkte im Angebot oder fhren eine Demo vor.


2.kleines Tool

Mehr Komfort fr die Interaktion erhalten die Teilnehmer mit einem kleinen Verbindungsprogramm, der aktiven Teilnehmervariante. Es sollte sich mit einem Klick installieren lassen und starten. Jeder zustzliche Schritt bei der Installation erhht die Absprungrate und das wre doch sehr schade und vor allem unntig, da es teilnehmerfreundliche Online Meetings gibt.


Bei dieser Variante kann der Teilnehmer aktiv am Meeting teilnehmen und Funktionen wie Whiteboard, Dateibertragung, Chat, Voice over IP und Bildschirmfreigabe nutzen.



Der Preis frs Online Meeting


Betrachten wir es kaufmnnisch, mssen wir die wegfallenden Reisekosten, den geringeren Zeitaufwand, die gewonnene Flexibilitt und nicht anfallende eventuelle bernachtungskosten mit einbeziehen, dann kostet ein Online Meeting nichts, sondern hilft Ihnen Kosten zu reduzieren.


Die von mir favorisierte Lsung fr Online Meetings, die den Bedarf von 95 % meiner Kunden ideal abdeckt, liegt bei 15 ? monatlich netto. 


Ein sehr geringer Betrag, wenn Ihnen das Online Meeting hilft, mit Ihren Kunden und Partnern weiterhin in Kontakt zu bleiben.


In einem weiteren Bogbeitrag in den nchsten Tagen, werde ich Beispiele von Kunden zeigen, wie ihnen Online Meetings in der Pandemie helfen.



IT- und DSGVO-konforme Online Meetings


Mit dem Home Office haben noch leichter ?ungenehmigte? Programme Einzug in die Unternehmen gefunden. Die Grundregeln der IT-Sicherheit und die DSGVO haben auch whrend Corona Virus Zeit Bestand ? unabhngig davon, ob Sie Freiberufler sind in einem greren Unternehmen arbeiten.


Programme werden oft nach Beliebtheit, Bekanntheit oder simpler Handhabung ausgesucht, ohne die Aspekte der IT Sicherheit oder die DSGVO Konformitt zu betrachten. Dies knnte spter einmal fr die Geschftsfhrer, die IT oder den Benutzer zum Bumerang werden, je nach den firmeninternen Vorgaben und Richtlinien. Als Einzelunternehmer bzw. Freiberufler verkrpern Sie in der Regel gleich alle 3 Funktionen.


Der EuGH hat das Privacy Shield fr EU-US-Datentransfer fr ungltig erklrt, flieen also bei einem Anbieter Daten von Ihnen und Ihren Kunden in die USA, knnte dies rechtlich problematisch fr Sie werden. Diese Aussage ist keine rechtliche Beratung, wollen Sie sich hierzu rechtliche beraten lassen, finden Sie online passende Kanzleien. Ich empfehle Ihnen e-recht24.de.


Bei einem Online Meeting Anbieter, der seine Serverstruktur auerhalb der EU aufgebaut hat, sollten Sie genau berlegen, ob Sie diesen Anbieter einsetzen wollen.


Bei der Entscheidung zwischen Praktikabilitt und Sicherheit der Daten, sollte immer die Datensicherheit gewinnen. Keine Sorge, es gibt sehr gute Online Meetings, die DSGVO konform und Made in Germany sind. Sie werden also vor keine schwierige Wahl gestellt.



Wie finden Sie jetzt das fr Sie passende Online Meeting?


Es gibt nicht die einzig wahre Lsung, auch wenn einige Anbieter sich gerne derartig darstellen. Es gibt ungeeignete, weniger gute, gute und sehr gute Lsungen, wobei IT-Sicherheit und DSGVO nicht ?verhandelbar? sein sollten, damit Sie auf der sicheren Seite sind.


Sie haben die Wahl sich selbst online an die Recherche zu machen oder fragen Sie einen unabhngigen ITK Dienstleister, der Sie ehrlich bert.


Mchten Sie selbst einen geeigneten Online Meeting Anbieter finden, sollten Sie Ihre Anforderungen genau definieren und anhand der hier vorgestellten Leistungen fr den Prsentator, den Teilnehmern und der IT- und DSGVO Konformitt abgleichen. Die Leistungen und Preise sind mit ihren unterschiedlichen Varianten nicht immer leicht vergleichbar.


Wollen Sie es sich einfacher machen, schauen Sie einfach die von mir favorisierte Lsung fr Online Meetings genauer an. Diese Desktop Sharing Lsung erfllt natrlich alle hier vorgestellten Anforderungen. Hier geht es zu meiner vorgeschlagenen Lsung.



Sie htten gerne Praxisbeispiele und wrden gerne wissen, wie Sie ein interessantes Online Meeting gestalten?


Zu diesen beiden Punkten bereite ich gerade Beitrge fr diesen Blog vor, die Krze erscheinen werden. 


In einem Beitrag werde ich Ihnen von Praxisbeispielen meiner Kunden berichten. Sie erfahren, wie das Online Meeting gerade in Zeiten von Social Distancing hilft und welche ?Nebeneffekte? die Online Meetings haben. Online Meetings knnen sehr einfach und flexible in die tgliche Arbeit integriert werden.


Immer wieder hre ich von Hemmungen, Online Meetings, Webinare und Prsentationen durchzufhren und die Frage, ?Wie mache ich mein Online Meeting interessant??. Antworten auf diese Fragen werde ich in einem weiteren Beitrag in diesem Blog geben.


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