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Sie stehen vor der Herausforderung: Meeting trotz Home-Office?


Das Corona Virus verändert die Welt. Auf einmal ist in vielen Unternehmen die Arbeit ohne Home Office gar nicht mehr denkbar. Dies stellt viele Unternehmen vor eine ganze Reihe an neuen Herausforderungen. Die gerade wieder steigenden Infektionszahlen zeigen es deutlich, wir müssen uns längerfristig in der Arbeitswelt neu und flexibler aufstellen. 


Online Meetings sind ein wichtiger Baustein, die Interaktivität mit Kunden und Partnern aufrecht zu erhalten oder sogar zu verbessern.


Es geht dabei nicht nur um die Bereitstellung der entsprechenden Tools. Glücklicherweise stehen heute viele smarte Werkzeuge für eine optimale flexible Arbeitsumgebung zur Auswahl. 



?Was bedeutet es für Online Meetings?


Im Bereich der Online Meetings, Webkonferenzen, Webinare und Desktop Sharing Angebote gibt es mehrere Faktoren zu beachten. Die meiner Erfahrung nach für Kunden 3 wichtigsten Punkte bei der Entscheidung, ich gehe gleich noch näher auf diese Punkte ein, sind:

Vernachlässigt wird oft ein 4. Punkt, der genau genommen zum KO-Kriterium für die 3 vorgenannten Faktoren werden kann oder werden können sollte. Das dieses Kriterium oft weniger Beachtung erhält, geschieht oft nicht aus Desinteresse, sondern ist der Tatsache geschuldet, dass einige Anbieter, trotz hervorragender Lösungen, weniger bekannt sind.


Der 4. Faktor ist:

Die Herausforderung ist es also, IT- und DSGVO- konforme Online Meetings, die eine hohe Akzeptanz erreichen, zu finden und einzusetzen. Hierzu ist entweder eine längere genaue Recherche nötig oder Sie kontakten einen unabhängigen Berater für ITK Lösungen.



Welche Leistungen sind für einen Präsentator beim Online Meeting wichtig?


Bei der Vielzahl angebotener Features nutzen die meisten Präsentatoren nur eine kleine Auswahl der Leistungen. 

Da der genaue Umfang der einzelnen Features je nach Anbieter unterschiedlich ausfallen kann, orientiere ich mich hier an dem von mir empfohlenen Online Meeting. 


1. Desktop Sharing

Für die Präsentationen und Schulungen ist die Desktop Sharing Variante sehr beliebt, da sie einfach und simple ist. Es wird zum Beispiel die PowerPoint Präsentation geöffnet und via Desktop Sharing übertragen werden. 


Möchte der Präsentator zwischen verschiedenen Dokumenten wechseln, ein Programm auf dem Desktop vorstellen und live im WebBrowser eine Demo starten, ist Desktop Sharing ideal.


Während der Wechsel zwischen Präsentationen, Dokumenten etc. kann der Präsentator, wenn er möchte, die Bildschirmübertragung pausieren.


Der Präsentator legt fest, ob der Desktop-Hintergrund, die Taskleiste etc. übertragen wird. Hat er ein Familienfoto aus dem letzten Urlaub als Desktop Hintergrund festgelegt, muss er dieses beim Desktop-Sharing also nicht übertragen


2. Präsentatorenwechsel 

Der Wechsel des Präsentators ist für viele Veranstalter von Online Meetings ein wichtiges Leistungsmerkmal. Es werden die Präsentatorenrechte an einen anderen Teilnehmer übertragen. So wird zum Beispiel zwischen Trainer und Vertrieb gewechselt.


3. Audio via VoIP

Grundsätzlich gibt es zwei Wege der Audiokonferenz für Online Meetings. Die Telefonkonferenz durch Aufbau einer parallelen Telefonverbindung und die VoIP Variante, bei der die Audioverbindung direkt über die Online Meeting Plattform läuft.


Die Audio via VoIP Variante ist weitaus beliebter, da sie als leichter und praktischer empfunden wird. Sie erhöht das Gefühl der einfachen Handhabung enorm.


Ein als sehr wichtig empfundenes Leistungsmerkmal bei der Audiokonferenz ist die Stummschaltung der Teilnehmer. Nebengeräusche addieren sich schnell zu einem unschönen ?Grundrauschen? aus Hundegebell, Türklingeln, klappern von Tassen und mehr.


4. Chat

Um Fragen zu stellen und auf Fragen zu reagieren setzen Präsentatoren im Online Meeting sehr gerne die Chatfunktion ein. Wichtig ist es, Chatnachrichten sowohl an einzelne Teilnehmer als auch an die ganze Gruppe senden zu können.


5. Whiteboard

Als interaktives Instrument wird bei Online Meetings sehr gerne das Whiteboard eingesetzt, während es bei Webinaren und Präsentationen weniger eingesetzt wird.


6. Aufzeichnung

Dieses Features hat Bedeutung für Webinare und WebKonferenzen gewonnen. Viele Teilnehmer fragen nach Aufzeichnungen, um sich die Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anschauen zu können.


Entscheidend ist nicht nur das Vorhandensein dieser Features, sondern die einfache Bedienung. Ein Online Meeting muss intuitiv für den Präsentator nutzbar sein, denn er soll sich auf die Inhalte des Online Meetings, des Webinars, der Präsentation etc. konzentrieren und nicht auf die technische Handhabung des Desktop Sharing Tools.



Welche Leistungen sind für einen Teilnehmer beim Online Meeting wichtig?


Ganz entscheidend ist die einfache Teilnahme am Online Meeting. Gestaltet sich der Prozess der Teilnahme schwierig oder zu aufwendig, springen bereits die ersten Teilnehmer ab, bevor sie überhaupt dabei waren. An dieser Stelle Teilnehmer zu verlieren ist äußerst bitter. 


1.HTML Viewer

Es gibt reine HTML Viewer, diese sind in der Regel in der Interaktion eingeschränkt ? es ist eine passive Teilnehmervariante ? , wollen Sie einem Kunden einfach nur ein Angebot präsentieren, kann der HTML Viewer vollkommen ausreichen. Stellen wir uns folgendes Szenario vor: Sie rufen einen Kunden an, um bei einem Angebot nachzufassen. Der Kunde hat noch eine Frage. Sie laden ihm ad-hoc zum Online Meeting ein, geben die Sitzungsnummer am Telefon durch, er gibt sie in den HTML Viewer ein und schon zeigen Sie ihm die entsprechenden Punkte im Angebot oder führen eine Demo vor.


2.kleines Tool

Mehr Komfort für die Interaktion erhalten die Teilnehmer mit einem kleinen Verbindungsprogramm, der aktiven Teilnehmervariante. Es sollte sich mit einem Klick installieren lassen und starten. Jeder zusätzliche Schritt bei der Installation erhöht die Absprungrate und das wäre doch sehr schade und vor allem unnötig, da es teilnehmerfreundliche Online Meetings gibt.


Bei dieser Variante kann der Teilnehmer aktiv am Meeting teilnehmen und Funktionen wie Whiteboard, Dateiübertragung, Chat, Voice over IP und Bildschirmfreigabe nutzen.



Der Preis fürs Online Meeting


Betrachten wir es kaufmännisch, müssen wir die wegfallenden Reisekosten, den geringeren Zeitaufwand, die gewonnene Flexibilität und nicht anfallende eventuelle Übernachtungskosten mit einbeziehen, dann kostet ein Online Meeting nichts, sondern hilft Ihnen Kosten zu reduzieren.


Die von mir favorisierte Lösung für Online Meetings, die den Bedarf von 95 % meiner Kunden ideal abdeckt, liegt bei 15 ? monatlich netto. 


Ein sehr geringer Betrag, wenn Ihnen das Online Meeting hilft, mit Ihren Kunden und Partnern weiterhin in Kontakt zu bleiben.


In einem weiteren Bogbeitrag in den nächsten Tagen, werde ich Beispiele von Kunden zeigen, wie ihnen Online Meetings in der Pandemie helfen.



IT- und DSGVO-konforme Online Meetings


Mit dem Home Office haben noch leichter ?ungenehmigte? Programme Einzug in die Unternehmen gefunden. Die Grundregeln der IT-Sicherheit und die DSGVO haben auch während Corona Virus Zeit Bestand ? unabhängig davon, ob Sie Freiberufler sind in einem größeren Unternehmen arbeiten.


Programme werden oft nach Beliebtheit, Bekanntheit oder simpler Handhabung ausgesucht, ohne die Aspekte der IT Sicherheit oder die DSGVO Konformität zu betrachten. Dies könnte später einmal für die Geschäftsführer, die IT oder den Benutzer zum Bumerang werden, je nach den firmeninternen Vorgaben und Richtlinien. Als Einzelunternehmer bzw. Freiberufler verkörpern Sie in der Regel gleich alle 3 Funktionen.


Der EuGH hat das Privacy Shield für EU-US-Datentransfer für ungültig erklärt, fließen also bei einem Anbieter Daten von Ihnen und Ihren Kunden in die USA, könnte dies rechtlich problematisch für Sie werden. Diese Aussage ist keine rechtliche Beratung, wollen Sie sich hierzu rechtliche beraten lassen, finden Sie online passende Kanzleien. Ich empfehle Ihnen e-recht24.de.


Bei einem Online Meeting Anbieter, der seine Serverstruktur außerhalb der EU aufgebaut hat, sollten Sie genau überlegen, ob Sie diesen Anbieter einsetzen wollen.


Bei der Entscheidung zwischen Praktikabilität und Sicherheit der Daten, sollte immer die Datensicherheit gewinnen. Keine Sorge, es gibt sehr gute Online Meetings, die DSGVO konform und Made in Germany sind. Sie werden also vor keine schwierige Wahl gestellt.



Wie finden Sie jetzt das für Sie passende Online Meeting?


Es gibt nicht die einzig wahre Lösung, auch wenn einige Anbieter sich gerne derartig darstellen. Es gibt ungeeignete, weniger gute, gute und sehr gute Lösungen, wobei IT-Sicherheit und DSGVO nicht ?verhandelbar? sein sollten, damit Sie auf der sicheren Seite sind.


Sie haben die Wahl sich selbst online an die Recherche zu machen oder fragen Sie einen unabhängigen ITK Dienstleister, der Sie ehrlich berät.


Möchten Sie selbst einen geeigneten Online Meeting Anbieter finden, sollten Sie Ihre Anforderungen genau definieren und anhand der hier vorgestellten Leistungen für den Präsentator, den Teilnehmern und der IT- und DSGVO Konformität abgleichen. Die Leistungen und Preise sind mit ihren unterschiedlichen Varianten nicht immer leicht vergleichbar.


Wollen Sie es sich einfacher machen, schauen Sie einfach die von mir favorisierte Lösung für Online Meetings genauer an. Diese Desktop Sharing Lösung erfüllt natürlich alle hier vorgestellten Anforderungen. Hier geht es zu meiner vorgeschlagenen Lösung.



Sie hätten gerne Praxisbeispiele und würden gerne wissen, wie Sie ein interessantes Online Meeting gestalten?


Zu diesen beiden Punkten bereite ich gerade Beiträge für diesen Blog vor, die Kürze erscheinen werden. 


In einem Beitrag werde ich Ihnen von Praxisbeispielen meiner Kunden berichten. Sie erfahren, wie das Online Meeting gerade in Zeiten von Social Distancing hilft und welche ?Nebeneffekte? die Online Meetings haben. Online Meetings können sehr einfach und flexible in die tägliche Arbeit integriert werden.


Immer wieder höre ich von Hemmungen, Online Meetings, Webinare und Präsentationen durchzuführen und die Frage, ?Wie mache ich mein Online Meeting interessant??. Antworten auf diese Fragen werde ich in einem weiteren Beitrag in diesem Blog geben.


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