Wie helfen uns die Online Meetings in der täglichen Arbeit?
Die Infektionszahlen mit dem Coronavirus steigen gerade wieder deutlich an. Abstandhalten und so wenig wie möglich Treffen und Meetings sind und bleiben das Gebot der Pandemie und werden uns noch über einen längeren Zeitraum begleiten. Termine bei Kunden und Geschäftspartnern zu bekommen, so gut wie aussichtslos.
Trotzdem müssen wir unser Business am Laufen halten und dafür benötigen wir den Kontakt mit unseren Kunden und Geschäftspartnern. Eine sehr gute Hilfe in dieser Zeit sind Online Meetings, Webinare und Online Präsentationen. Was es bei der Wahl einer guten Online Meeting Plattform zu beachten ist, habe ich bereits in dem Blogartikel ?Meeting trotz Home Office? beleuchtet.
Wie setzen wir Online Meetings in der täglichen Arbeit ein?
Theorie und Praxis sind nicht immer unbedingt homogene Erscheinungen. Aus diesem Grund habe ich einige Beispiele unserer Kunden zusammengestellt, um Ihnen die eine oder andere Anregung für den Einsatz von Online Meetings im täglichen Geschäft zu bieten.
Online Meetings können für Sie einen Wettbewerbsvorteil bedeuten, da es immer noch Unternehmen gibt, die auf Vor-Ort Termine setzen. Der persönliche Kontakt verkauft besser, meinen sie und man müsse gerade jetzt Kundennähe beweisen, ganz nach dem Motto ?Wir sind auch in schweren Zeiten für Sie da.?
Diese Unternehmen übersehen zwei wesentliche Punkte:
1. Viele Ihrer Kunden wollen momentan niemanden in ihren Räumlichkeiten empfangen.
2. Sie können auch für Ihre Kunden da sein, ohne auf Vor-Ort-Termine zu setzen.
Beispiel ?Verkaufsgespräch? via Online Meeting
Ein Kunde von uns, ein klassischer Vertrieb für KFZ-Zubehör, hat mehrere Mitarbeiter für den Außendienst, die regelmäßig Autohäuser besuchen, um dort Produkte vorzustellen und natürlich zu verkaufen.
Seit der Pandemie ist es für unseren Kunden auf der einen Seite schwierig vor Ort Termine bei seinen Kunden, den Autohäusern, zu bekommen und auf der anderen Seite hält sich die Begeisterung seiner Außendienstmitarbeiter für vor Ort Termine ebenfalls in Grenzen.
Jetzt setzt er Online Meetings ein. Anfangs war bei seinen Mitarbeitern eine leichte Unsicherheit vorhanden, wie sie ihre Kunden zum Online Meeting einladen und die Produkte präsentieren sollen. Nach kurzer Zeit haben die Mitarbeiter sich an die Situation gewöhnt und erzielen eine gute Quote für Online Meeting Termine.
Wie gehen die Mitarbeiter vor?
Sie rufen Ihre Ansprechpartner in den Autohäusern an, wie sie es bisher für vor Ort Termine gemacht haben. Während des Gesprächs fragen sie aktiv nach einem Online Termin, um Neuheiten und Tipps für Zusatzverkäufe vorzustellen.
Unser Kunde war überrascht, er kommt auf eine höhere Terminabsprache, als er es sich erhofft hatte. Er glaubt, es liegt an den von ihm vorbereiteten Tipps für Zusatzverkäufe, die er seinen Autohäusern im Online Meeting vorstellt. Er teilt dabei seinen Bildschirm und baut eine Audioverbindung über die VoIP Funktion im Online Meeting auf.
Für die Online Meetings hat er verschiedene Folien vorbereitet, auf denen er seine Neuheiten und Produkte vorstellt und erklärt. Die Produkte zeigt er aus unterschiedlichen Perspektiven und geht dabei auf Fragen seines Ansprechpartners ein.
Er zeigt den Autohäusern, wie sie bestimmte Produkte ideal für Zusatzverkäufe bei zum Beispiel Inspektionen und Reparaturen einsetzen können.
Produkt- und Datenblätter stellt er dem Kunden direkt im Online Meeting zum Download zur Verfügung.
Bestellungen spricht er ebenfalls direkt mit Kunden während des Online Meetings durch, ergänzt das Bestellformular zusammen mit seinem Kunden und übermittelt es während des Online Meeting an den Kunden. Der Kunde muss den Auftrag nur noch ausdrucken, unterschreiben und an unseren Kunden zurückfaxen.
Wie funktionieren die Produktvorstellungen online?
Unser Kunde hat entsprechende Produktfotos mit verschiedenen Ansichten vorbereitet. Bei der Präsentation, er nutzt hierfür PowerPoint Folien, markiert bzw. zeigt er bestimmte Produkteigenschaften auf den Fotos. Hat sein Kunde eine Rückfrage, kann er in der Präsentation die entsprechenden Stellen markieren. So findet eine Interaktion statt, der Kunde wird mit einbezogen.
Wie zufrieden ist unser Kunde mit den durch die Online Meetings erzielten Ergebnissen?
Er ist über die hohe Akzeptanz seitens der Autohäuser erfreut. Die Kommunikation über die Online Meetings erfolgt in den meisten Fällen recht einfach. Seine Mitarbeiter sind glücklich, dass sie unter der aktuellen Situation ihre Vertriebsaktivitäten sogar vom Home Office durchführen können.
Mit den auf diese Art erzielten Umsätzen ist unser Kunde unter den gegebenen Umständen zufrieden. Da durch die Pandemie die Autohäuser sehr unterschiedlich dastehen, fehlen ihm Vergleichswerte, wie sich die Umsätze anders entwickelt hätten. Fakt ist, er hätte viele Termine, die er jetzt online abhält, nie für vor Ort erhalten.
Aktuell sieht er sich gut gewappnet und ist dankbar, mit dem Online Meeting einen in diesen Zeiten funktionierenden Vertriebskanal zu haben.
Beispiel ?Schulung?
Einer unserer Kunden nutzte zur Einführung in seine Software Lösungen Schulungen beim Kunden, um deren Mitarbeiter einzuarbeiten. Viele Unternehmen bemühen sich während der Pandemie so wenig Externe wie möglich in ihre Geschäftsräume zu holen.
Seine Umsätze brachen am Anfang der Pandemie stark ein, da viele seiner Kunden, die Software mit einer Schulung für ihre Mitarbeiter buchten, jetzt Abstand von Aufträgen nahmen.
Der Kunde stellte sein Angebot auf Online Schulungen und Online Support um, beides lässt sich einfach über das Online Meeting abwickeln.
Jetzt führen seine Coaches die Mitarbeiter seiner Kunden durch eine Online Schulung, die er in zwei Teile gliedert, den mit einer PowerPoint Präsentation vorbereiteten theoretischen Part, sowie den praktischen Teil, in dem er einfach die Software demonstriert. Beides erfolgt über das Desktop Sharing des Online Meetings.
Bei gezielten Fragen zu Einstellungen, teilt der Teilnehmer seinen Bildschirm und der Coach führt den Teilnehmer durch die einzelnen Schritte der Einstellungen, bis alles perfekt funktioniert.
Die Akzeptanz seiner Kunden ist sehr hoch, so dass er sogar überlegt, die Option der Online Schulung nach dem Ende der Pandemie im Portfolio zu halten.
Seine Coaches haben sich ebenfalls schnell auf die Verlagerung der Schulungen von vor Ort auf Online eingestellt. Die meisten Schulungsunterlagen existierten ja bereits, so dass diese nur noch für die Online Schulungen angepasst werden mussten. Zusätzlich haben die Coaches jetzt öfter die Gelegenheit vom Home Office aus zu arbeiten.
Dank dieses neuen Paketes von Software plus Online Schulung freut sich der Kunde wieder über steigenden Umsatz trotz der Pandemie Einschränkungen. Er sieht dieses neue Paket als Wettbewerbsvorteil, da zumindest einer seiner Mitbewerber nach wie vor ausschließlich auf vor Ort Schulungen setzt.
Beispiel Angebot nachfassen.
Ein anderer Kunde nutzt das Online Meeting fürs Nachfassen. Hat ein Kunde ein Angebot erhalten, ruft er nach kurzer Zeit beim Kunden an und fasst nach. Stellt sich im Gespräch heraus, dass der Kunde noch Fragen hat, versucht er sofort ad-hoc ein Online Meeting zu starten. Er geht dabei wie folgt vor.
Auf seiner Webseite hat er den LogIn für Teilnehmer am Online Meeting integriert. Spricht er nun am Telefon mit einem Kunden und stellt fest, dass es Fragen gibt, die er beim Online Meeting leicht erklären kann, startet er mit einem Klick auf seinem PC ein Online Meeting. Parallel leitet er den Kunden auf seiner Webeseite zum LogIn in das Online Meeting und gibt ihm direkt am Telefon die Sitzungsnummer durch.
Durch das Desktop Sharing teilt er das Angebot mit seinem Kunden. Beide sprechen jetzt die Fragen gemeinsam durch. Er markiert oder hebt wichtige Details im Angebot farblich hervor oder ergänzt Informationen. Bei Bedarf teilt er weitere Dokumente oder Produktunterlagen mit dem Kunden und stellt ihm diese Dateien im Anschluss per Datentransfer im Online Meeting zur Verfügung.
Auf diese Weise vermeidet er aktuell so gut wie alle vor Ort Termine und erzielt trotzdem Abschlüsse, da er immer noch gezielt und gemeinsam auf die Fragen der Kunden zum Angebot eingehen kann.
Beispiel Online Planung
Marketing und Werbung sind gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten wichtig. Für eine Marketing Agentur bestand jetzt die Herausforderung, Projekte mit dem Kunden gemeinsam zu planen, ohne Termine direkt beim Kunden vor Ort wahrnehmen zu können.
Er arbeitet mit Notebooks, die eine Stifteingabe erlauben. Dies ist eine ideale Voraussetzung für den Einsatz des Whiteboards beim Online Meeting.
Sitz er jetzt mit dem Kunden ?zusammen? im Online Meeting, setzt er sehr stark das Whiteboard ein. Er erfragt alle wichtigen Informationen vom Kunden, als ob er vor Ort wäre und schreibt diese aufs Whiteboard. Der Kunde sieht so langsam ein Bild entstehen.
Hat er die Daten so weit gesammelt, fängt er an gemeinsam mit dem Kunden auf dem Whiteboard eine spezifische Lösung zu skizieren. Da er auf seinem Notebook mit der Stifteingabe arbeiten kann, fällt es im besonders leicht, auf dem Whiteboard zu skizieren und schreiben. (Es funktioniert auch ohne Stifteingabe.)
Im Anschluss fasst er alles mit dem Kunden zusammen und stellt ihm weitere Unterlagen oder Auftragsdokumente über den im Online Meeting enthaltenen Datentransfer zu Verfügung.
Fazit?
So schön und wichtig der persönliche Kontakt ist, während der Pandemie müssen wir neue Wege beschreiten. Diese Beispiele zeigen Ihnen, wie Kunden das Online Meeting erfolgreich einsetzen und auf diese Weise drohenden Umsatzverlust durch ausfallende vor Ort Termine kompensieren. Dies mag nicht immer im vollen Umfang möglich sein, doch zumindest federn wir auf diese Weise Einbußen ab.
Sehen wir die Situation als Herausforderung und stellen uns bestmöglich darauf ein.
In einem weiteren Blogbeitrag werde ich darauf eingehen, wie interessante Online Präsentationen gestaltet werden können, damit die Teilnehmer Ihnen volle Aufmerksamkeit widmen.
Ein Beispiel für ein gutes Online Meeting, Made in Germany, finden Sie hier.
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