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Wie helfen uns die Online Meetings in der tglichen Arbeit?


Die Infektionszahlen mit dem Coronavirus steigen gerade wieder deutlich an. Abstandhalten und so wenig wie mglich Treffen und Meetings sind und bleiben das Gebot der Pandemie und werden uns noch ber einen lngeren Zeitraum begleiten. Termine bei Kunden und Geschftspartnern zu bekommen, so gut wie aussichtslos.


Trotzdem mssen wir unser Business am Laufen halten und dafr bentigen wir den Kontakt mit unseren Kunden und Geschftspartnern. Eine sehr gute Hilfe in dieser Zeit sind Online Meetings, Webinare und Online Prsentationen. Was es bei der Wahl einer guten Online Meeting Plattform zu beachten ist, habe ich bereits in dem Blogartikel ?Meeting trotz Home Office? beleuchtet.


Wie setzen wir Online Meetings in der tglichen Arbeit ein?


Theorie und Praxis sind nicht immer unbedingt homogene Erscheinungen. Aus diesem Grund habe ich einige Beispiele unserer Kunden zusammengestellt, um Ihnen die eine oder andere Anregung fr den Einsatz von Online Meetings im tglichen Geschft zu bieten.


Online Meetings knnen fr Sie einen Wettbewerbsvorteil bedeuten, da es immer noch Unternehmen gibt, die auf Vor-Ort Termine setzen. Der persnliche Kontakt verkauft besser, meinen sie und man msse gerade jetzt Kundennhe beweisen, ganz nach dem Motto ?Wir sind auch in schweren Zeiten fr Sie da.?


Diese Unternehmen bersehen zwei wesentliche Punkte:

1.      Viele Ihrer Kunden wollen momentan niemanden in ihren Rumlichkeiten empfangen.

2.      Sie knnen auch fr Ihre Kunden da sein, ohne auf Vor-Ort-Termine zu setzen.


Beispiel ?Verkaufsgesprch? via Online Meeting


Ein Kunde von uns, ein klassischer Vertrieb fr KFZ-Zubehr, hat mehrere Mitarbeiter fr den Auendienst, die regelmig Autohuser besuchen, um dort Produkte vorzustellen und natrlich zu verkaufen.


Seit der Pandemie ist es fr unseren Kunden auf der einen Seite schwierig vor Ort Termine bei seinen Kunden, den Autohusern, zu bekommen und auf der anderen Seite hlt sich die Begeisterung seiner Auendienstmitarbeiter fr vor Ort Termine ebenfalls in Grenzen.


Jetzt setzt er Online Meetings ein. Anfangs war bei seinen Mitarbeitern eine leichte Unsicherheit vorhanden, wie sie ihre Kunden zum Online Meeting einladen und die Produkte prsentieren sollen. Nach kurzer Zeit haben die Mitarbeiter sich an die Situation gewhnt und erzielen eine gute Quote fr Online Meeting Termine.


Wie gehen die Mitarbeiter vor?


Sie rufen Ihre Ansprechpartner in den Autohusern an, wie sie es bisher fr vor Ort Termine gemacht haben. Whrend des Gesprchs fragen sie aktiv nach einem Online Termin, um Neuheiten und Tipps fr Zusatzverkufe vorzustellen.


Unser Kunde war berrascht, er kommt auf eine hhere Terminabsprache, als er es sich erhofft hatte. Er glaubt, es liegt an den von ihm vorbereiteten Tipps fr Zusatzverkufe, die er seinen Autohusern im Online Meeting vorstellt. Er teilt dabei seinen Bildschirm und baut eine Audioverbindung ber die VoIP Funktion im Online Meeting auf.


Fr die Online Meetings hat er verschiedene Folien vorbereitet, auf denen er seine Neuheiten und Produkte vorstellt und erklrt. Die Produkte zeigt er aus unterschiedlichen Perspektiven und geht dabei auf Fragen seines Ansprechpartners ein.


Er zeigt den Autohusern, wie sie bestimmte Produkte ideal fr Zusatzverkufe bei zum Beispiel Inspektionen und Reparaturen einsetzen knnen.


Produkt- und Datenbltter stellt er dem Kunden direkt im Online Meeting zum Download zur Verfgung.


Bestellungen spricht er ebenfalls direkt mit Kunden whrend des Online Meetings durch, ergnzt das Bestellformular zusammen mit seinem Kunden und bermittelt es whrend des Online Meeting an den Kunden. Der Kunde muss den Auftrag nur noch ausdrucken, unterschreiben und an unseren Kunden zurckfaxen.


Wie funktionieren die Produktvorstellungen online?


Unser Kunde hat entsprechende Produktfotos mit verschiedenen Ansichten vorbereitet. Bei der Prsentation, er nutzt hierfr PowerPoint Folien, markiert bzw. zeigt er bestimmte Produkteigenschaften auf den Fotos. Hat sein Kunde eine Rckfrage, kann er in der Prsentation die entsprechenden Stellen markieren. So findet eine Interaktion statt, der Kunde wird mit einbezogen.


Wie zufrieden ist unser Kunde mit den durch die Online Meetings erzielten Ergebnissen?


Er ist ber die hohe Akzeptanz seitens der Autohuser erfreut. Die Kommunikation ber die Online Meetings erfolgt in den meisten Fllen recht einfach. Seine Mitarbeiter sind glcklich, dass sie unter der aktuellen Situation ihre Vertriebsaktivitten sogar vom Home Office durchfhren knnen.


Mit den auf diese Art erzielten Umstzen ist unser Kunde unter den gegebenen Umstnden zufrieden. Da durch die Pandemie die Autohuser sehr unterschiedlich dastehen, fehlen ihm Vergleichswerte, wie sich die Umstze anders entwickelt htten. Fakt ist, er htte viele Termine, die er jetzt online abhlt, nie fr vor Ort erhalten.


Aktuell sieht er sich gut gewappnet und ist dankbar, mit dem Online Meeting einen in diesen Zeiten funktionierenden Vertriebskanal zu haben.


Beispiel ?Schulung?


Einer unserer Kunden nutzte zur Einfhrung in seine Software Lsungen Schulungen beim Kunden, um deren Mitarbeiter einzuarbeiten. Viele Unternehmen bemhen sich whrend der Pandemie so wenig Externe wie mglich in ihre Geschftsrume zu holen.


Seine Umstze brachen am Anfang der Pandemie stark ein, da viele seiner Kunden, die Software mit einer Schulung fr ihre Mitarbeiter buchten, jetzt Abstand von Auftrgen nahmen.


Der Kunde stellte sein Angebot auf Online Schulungen und Online Support um, beides lsst sich einfach ber das Online Meeting abwickeln.


Jetzt fhren seine Coaches die Mitarbeiter seiner Kunden durch eine Online Schulung, die er in zwei Teile gliedert, den mit einer PowerPoint Prsentation vorbereiteten theoretischen Part, sowie den praktischen Teil, in dem er einfach die Software demonstriert. Beides erfolgt ber das Desktop Sharing des Online Meetings.


Bei gezielten Fragen zu Einstellungen, teilt der Teilnehmer seinen Bildschirm und der Coach fhrt den Teilnehmer durch die einzelnen Schritte der Einstellungen, bis alles perfekt funktioniert.


Die Akzeptanz seiner Kunden ist sehr hoch, so dass er sogar berlegt, die Option der Online Schulung nach dem Ende der Pandemie im Portfolio zu halten.


Seine Coaches haben sich ebenfalls schnell auf die Verlagerung der Schulungen von vor Ort auf Online eingestellt. Die meisten Schulungsunterlagen existierten ja bereits, so dass diese nur noch fr die Online Schulungen angepasst werden mussten. Zustzlich haben die Coaches jetzt fter die Gelegenheit vom Home Office aus zu arbeiten.


Dank dieses neuen Paketes von Software plus Online Schulung freut sich der Kunde wieder ber steigenden Umsatz trotz der Pandemie Einschrnkungen. Er sieht dieses neue Paket als Wettbewerbsvorteil, da zumindest einer seiner Mitbewerber nach wie vor ausschlielich auf vor Ort Schulungen setzt.


Beispiel Angebot nachfassen.


Ein anderer Kunde nutzt das Online Meeting frs Nachfassen. Hat ein Kunde ein Angebot erhalten, ruft er nach kurzer Zeit beim Kunden an und fasst nach. Stellt sich im Gesprch heraus, dass der Kunde noch Fragen hat, versucht er sofort ad-hoc ein Online Meeting zu starten. Er geht dabei wie folgt vor.


Auf seiner Webseite hat er den LogIn fr Teilnehmer am Online Meeting integriert. Spricht er nun am Telefon mit einem Kunden und stellt fest, dass es Fragen gibt, die er beim Online Meeting leicht erklren kann, startet er mit einem Klick auf seinem PC ein Online Meeting. Parallel leitet er den Kunden auf seiner Webeseite zum LogIn in das Online Meeting und gibt ihm direkt am Telefon die Sitzungsnummer durch.


Durch das Desktop Sharing teilt er das Angebot mit seinem Kunden. Beide sprechen jetzt die Fragen gemeinsam durch. Er markiert oder hebt wichtige Details im Angebot farblich hervor oder ergnzt Informationen. Bei Bedarf teilt er weitere Dokumente oder Produktunterlagen mit dem Kunden und stellt ihm diese Dateien im Anschluss per Datentransfer im Online Meeting zur Verfgung.


Auf diese Weise vermeidet er aktuell so gut wie alle vor Ort Termine und erzielt trotzdem Abschlsse, da er immer noch gezielt und gemeinsam auf die Fragen der Kunden zum Angebot eingehen kann.


Beispiel Online Planung


Marketing und Werbung sind gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten wichtig. Fr eine Marketing Agentur bestand jetzt die Herausforderung, Projekte mit dem Kunden gemeinsam zu planen, ohne Termine direkt beim Kunden vor Ort wahrnehmen zu knnen.


Er arbeitet mit Notebooks, die eine Stifteingabe erlauben. Dies ist eine ideale Voraussetzung fr den Einsatz des Whiteboards beim Online Meeting.


Sitz er jetzt mit dem Kunden ?zusammen? im Online Meeting, setzt er sehr stark das Whiteboard ein. Er erfragt alle wichtigen Informationen vom Kunden, als ob er vor Ort wre und schreibt diese aufs Whiteboard. Der Kunde sieht so langsam ein Bild entstehen.


Hat er die Daten so weit gesammelt, fngt er an gemeinsam mit dem Kunden auf dem Whiteboard eine spezifische Lsung zu skizieren. Da er auf seinem Notebook mit der Stifteingabe arbeiten kann, fllt es im besonders leicht, auf dem Whiteboard zu skizieren und schreiben. (Es funktioniert auch ohne Stifteingabe.)


Im Anschluss fasst er alles mit dem Kunden zusammen und stellt ihm weitere Unterlagen oder Auftragsdokumente ber den im Online Meeting enthaltenen Datentransfer zu Verfgung.


Fazit?

 

So schn und wichtig der persnliche Kontakt ist, whrend der Pandemie mssen wir neue Wege beschreiten. Diese Beispiele zeigen Ihnen, wie Kunden das Online Meeting erfolgreich einsetzen und auf diese Weise drohenden Umsatzverlust durch ausfallende vor Ort Termine kompensieren. Dies mag nicht immer im vollen Umfang mglich sein, doch zumindest federn wir auf diese Weise Einbuen ab.


Sehen wir die Situation als Herausforderung und stellen uns bestmglich darauf ein.


In einem weiteren Blogbeitrag werde ich darauf eingehen, wie interessante Online Prsentationen gestaltet werden knnen, damit die Teilnehmer Ihnen volle Aufmerksamkeit widmen.


Ein Beispiel fr ein gutes Online Meeting, Made in Germany, finden Sie hier.


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