Microsoft 365 ist für die meisten KMU heute keine empfehlenswerte Wahl mehr
Nicht weil es nicht funktioniert –
sondern weil Datensouveränität, Abhängigkeit und geopolitische Realität eine andere Entscheidung nahelegen.
Microsoft 365 ist weit verbreitet. Das macht es nicht automatisch zur richtigen Wahl.
Für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland stellen sich heute Fragen, die vor fünf Jahren noch keine Rolle spielten: Wo liegen unsere Daten wirklich? Wer hat darauf Zugriff? Und was passiert, wenn sich politische oder rechtliche Rahmenbedingungen weiter verschieben?
Diese Fragen haben konkrete Antworten – und die fallen für Microsoft 365 in den meisten Fällen unbequem aus.
Ich zeige Ihnen, warum – und was stattdessen sinnvoll ist.
Warum Microsoft 365 für KMU in Deutschland heute kritisch zu bewerten ist
Das ist keine Anti-Microsoft-Kampagne. Es ist eine sachliche Einordnung der Rahmenbedingungen – die sich in den letzten Jahren grundlegend verändert haben.
Wer heute als KMU Microsoft 365 einsetzt, trifft damit nicht nur eine technische Entscheidung. Er trifft eine Entscheidung über Datensouveränität, rechtliche Abhängigkeit und strategische Kontrolle.
Drei Punkte, die jeder Geschäftsführer kennen sollte:
1. Der US Cloud Act – unterschätzt, aber relevant
Der Cloud Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act) ist US-amerikanisches Bundesgesetz seit 2018.
Er verpflichtet US-amerikanische Unternehmen – darunter Microsoft – auf Anfrage US-amerikanischer Behörden Zugang zu Daten zu gewähren, auch wenn diese Daten auf Servern in Deutschland oder der EU liegen.
Das bedeutet konkret:
Auch wenn Microsoft schreibt, Ihre Daten lägen in deutschen Rechenzentren – der rechtliche Zugriff durch US-Behörden bleibt möglich.
Das ist kein theoretisches Risiko. Es ist geltendes Recht – und es widerspricht in wesentlichen Punkten der DSGVO.
2. Geopolitische Abhängigkeit – ein unterschätztes unternehmerisches Risiko
Die Handelspolitik der USA hat sich in den letzten Jahren als deutlich unberechenbarer erwiesen als bisher angenommen. Zölle, Exportbeschränkungen und politisch motivierte Technologieentscheidungen sind keine Ausnahme mehr – sie sind Realität.
Für KMU in Deutschland bedeutet das: Wer seine gesamte digitale Infrastruktur – E-Mail, Dokumente, Kommunikation, Dateiablage – auf einer US-amerikanischen Plattform betreibt, macht sich abhängig von politischen Entscheidungen, die außerhalb Europas getroffen werden.
Das ist kein Risiko, das man managen kann. Es ist ein Risiko, das man durch eine bewusste Entscheidung reduzieren sollte.
3. Datensouveränität – was „Daten in Deutschland / EU" wirklich bedeutet
Microsoft bewirbt europäische Rechenzentren als Datenschutzlösung. Das ist irreführend – zumindest unvollständig.
Der physische Speicherort allein entscheidet nicht über Datensouveränität. Entscheidend sind: unter welchem Recht ein Unternehmen operiert, welche Behörden Zugriff beantragen können und ob dieser Zugriff durch europäisches Recht wirksam verhindert werden kann.
Bei Microsoft – einem US-amerikanischen Unternehmen, das dem Cloud Act unterliegt – ist das nicht vollständig gewährleistet.
Für Unternehmen, die mit sensiblen Kunden-, Projekt- oder Finanzdaten arbeiten, ist das heute keine Randnotiz mehr. Es ist ein unternehmerisches Risiko, das bewertet werden muss.
Die Frage ist heute nicht mehr: „Funktioniert Microsoft 365?“
Die Frage ist: „Ist es die richtige Entscheidung – angesichts der rechtlichen, geopolitischen und strategischen Realität?“
Für die meisten KMU in Deutschland lautet die ehrliche Antwort: Nein.
Das ist keine Panikmache. Es ist die Einordnung, die ich nach 25 Jahren Praxiserfahrung jedem Geschäftsführer gebe, der mich direkt fragt.
Was eine sinnvolle Microsoft-Alternative für KMU heute leisten muss
Ein Wechsel von Microsoft 365 ist kein Selbstzweck.
Er ist nur dann sinnvoll, wenn die Alternative
drei Grundbedingungen erfüllt –
ohne die kein Wechsel empfehlenswert ist.
1. Vollständige Kompatibilität im Arbeitsalltag
Die größte Sorge in der Praxis ist berechtigt: „Was passiert mit unseren bestehenden Dateien?“
Eine sinnvolle Alternative muss .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien zuverlässig öffnen, bearbeiten und weitergeben können – ohne dass Kunden, Partner oder Mitarbeitende einen Systemwechsel bemerken.
Wenn diese Bedingung nicht erfüllt ist, ist ein Wechsel nicht empfehlenswert. So einfach ist das.
Kompatibilität ist keine Komfortfrage – sie ist die Grundvoraussetzung für jeden sinnvollen Wechsel.
2. Europäische Datensouveränität – rechtlich und technisch
Eine Alternative, die dieselben rechtlichen Risiken wie Microsoft 365 mit sich bringt, löst das eigentliche Problem nicht.
Das bedeutet konkret:
- Serverstandort in Deutschland oder der EU
- Betrieb unter europäischem Recht – ohne US-amerikanische Muttergesellschaft
- Kein Zugriff durch nicht-europäische Behörden auf Basis ausländischer Gesetzgebung
- DSGVO-konforme Verarbeitung – nicht nur als Marketingversprechen, sondern als rechtlich durchsetzbares Merkmal
Nur wenn diese Bedingungen erfüllt sind,
ist die Alternative in Bezug auf Datensouveränität
tatsächlich besser als Microsoft 365.
„Daten in Deutschland" ist kein ausreichendes Kriterium. Entscheidend ist, unter welchem Recht der Anbieter operiert.
3. Einführung ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs
Ein Wechsel, der das Unternehmen wochenlang beschäftigt, ist kein guter Wechsel – unabhängig davon, wie gut die neue Lösung ist.
Eine sinnvolle Alternative muss sich in den laufenden Betrieb integrieren lassen:
- Vertraute Benutzeroberflächen, die keine aufwendige Schulung erfordern
- Schrittweise Einführung – kein Alles-oder-nichts
- Persönliche Begleitung durch den gesamten Umstellungsprozess
Der Wechsel selbst darf nicht zum Projekt werden.
Er muss im Hintergrund passieren –
während das Unternehmen normal weiterarbeitet.
Diese drei Bedingungen klingen selbstverständlich. In der Praxis erfüllen sie nur wenige Lösungen vollständig.
Ich kenne die, die es tun – und empfehle nur das, was ich selbst für vertretbar halte.
Mein Maßstab ist nicht, was am einfachsten zu verkaufen ist. Sondern was ich einem Unternehmen in meiner Situation empfehlen würde.
Die Lösung, die ich für KMU empfehle – und warum
Nach 25 Jahren Praxiserfahrung und der Analyse vieler verschiedener Lösungen gibt es für KMU in Deutschland heute einen Ansatz, der alle drei Grundbedingungen erfüllt:
Kompatibilität, Datensouveränität und reibungslose Einführung.
Kein einzelnes Produkt – sondern ein modulares Arbeitsumfeld, das sich an Ihr Unternehmen anpasst. Nicht umgekehrt.
Office-Anwendungen – SoftMaker Office NX
Für Dokumente, Tabellen und Präsentationen ist SoftMaker Office NX die beste Microsoft-kompatible Lösung am deutschen Markt – nach meiner Einschätzung und Erfahrung.
Was das in der Praxis bedeutet:
- .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien werden zuverlässig geöffnet, bearbeitet und weitergegeben
- Layouts und Formatierungen bleiben stabil – Kunden und Partner bemerken keinen Systemwechsel
- Die Oberfläche ist vertraut – minimale Umgewöhnung, produktives Arbeiten ab dem ersten Tag
Eine 100-%-Kompatibilitätsgarantie kann niemand geben – das wäre unseriös.
Nach unserer Erfahrung bietet SoftMaker jedoch die zuverlässigste Microsoft-Kompatibilität, die heute am Markt verfügbar ist.
E-Mail, Kalender & Aufgaben – eM Client
Viele Unternehmen empfinden ihre aktuelle E-Mail-Umgebung als überladen. Outlook ist funktionsreich – aber nicht immer übersichtlich.
Der eM Client verfolgt einen anderen Ansatz:
- E-Mails, Kalender, Aufgaben und Notizen in einer klaren Oberfläche
- Weniger Kontextwechsel – mehr Übersicht
- Optionale Verschlüsselung per PGP oder S/MIME – wenn sie sinnvoll ist, nicht weil sie erzwungen wird
Für Führungskräfte, die keine Zeit für komplexe Toollandschaften haben,
ist das ein spürbarer Unterschied im Alltag.
Dateiablage & Zusammenarbeit – LeitzCloud
Beim Thema Dateien entsteht heute die größte Unsicherheit – zu Recht.
LeitzCloud ist eine europäische Cloud-Lösung mit Serverstandort Deutschland, betrieben unter deutschem und europäischem Recht.
Was das konkret bedeutet:
- Kein Zugriff durch US-Behörden auf Basis des Cloud Act
- DSGVO-konformer Betrieb – rechtlich durchsetzbar
- Klare Zugriffs- und Protokollierungsfunktionen
- Sicheres Teilen per Link – mit Passwort, Ablaufdatum und Rechtevergabe
Für Unternehmen mit sensiblen Kunden- oder Projektdaten
ist das keine Komfortentscheidung.
Es ist eine unternehmerische Notwendigkeit.
Optional – Kommunikation & Zusammenarbeit
Für Unternehmen, die zusätzlich Microsoft Exchange oder Microsoft Teams ersetzen möchten:
Eine integrierte Collaboration Suite bildet ab:
- E-Mail & Groupware
- TeamChat – direkt in den eM Client integriert
- Videokonferenzen
Optional. Kein Muss.
Nur wenn es für Ihr Unternehmen heute sinnvoll ist.
Ich empfehle keinen dieser Bausteine pauschal. Ich empfehle das, was nach einer Analyse Ihrer konkreten Situation sinnvoll ist – und nichts darüber hinaus.
Warum eine unabhängige Einordnung hier den Unterschied macht
Eine Entscheidung gegen Microsoft 365 ist keine technische Entscheidung. Sie ist eine strategische – mit Auswirkungen auf Datenschutz, Kosten, Arbeitsabläufe und die digitale Unabhängigkeit Ihres Unternehmens.
Solche Entscheidungen sollten nicht auf Basis von Herstellerversprechen getroffen werden. Sondern auf Basis einer unabhängigen Einordnung durch jemanden, der keine Provision für eine bestimmte Empfehlung bekommt.
Jörg Brauner – Inhaber Brauner Telecom
Nach einer Ausbildung bei der Deutschen Telekom und der Selbstständigkeit seit 1998 berate ich KMU in Deutschland zu Telekommunikation, digitaler Infrastruktur und – seit einigen Jahren zunehmend – zu digitaler Souveränität.
Ich bin an keinen Hersteller gebunden.
Meine Empfehlung orientiert sich ausschließlich an einer Frage: Was ist für dieses Unternehmen, in dieser Situation, heute wirklich sinnvoll?
Was ich konkret mache
In einem ersten Gespräch von etwa 30 Minuten –
per Telefon oder Video-Meeting,
kein Vor-Ort-Termin, keine Vorbereitung nötig –
schaue ich mir gemeinsam mit Ihnen an:
- Wie Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen aktuell genutzt wird
- Welche Bereiche tatsächlich von einem Wechsel profitieren würden
- Welche Bereiche sinnvollerweise bei Microsoft bleiben sollten
- Was ein realistischer, reibungsloser Umstieg bedeuten würde
Meine Analyse ist keine Rechtfertigung für einen Wechsel. Sie ist eine ehrliche Einordnung – was passt, was nicht, und warum.
Was Sie konkret mitnehmen
- Eine klare Einordnung Ihrer aktuellen Microsoft-Nutzung
- Eine ehrliche Bewertung – was passt, was nicht
- Eine konkrete Empfehlung – ohne Verkaufsdruck
- Klarheit darüber, ob und wie ein Wechsel für Sie sinnvoll wäre
Ich verkaufe keine Software. Ich finde die Lösung, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt – und begleite den Weg dorthin.
FAQ – Häufige Fragen
von Geschäftsführern zur Microsoft-Alternative
Bestehende Dateien bleiben vollständig erhalten und nutzbar. SoftMaker Office NX öffnet, bearbeitet und speichert .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien zuverlässig – Kunden und Partner bemerken keinen Systemwechsel.
Eine 100-%-Garantie für jedes komplexe Makro oder jede Sonderformatierung kann niemand geben. Nach unserer Erfahrung ist SoftMaker die kompatibelste Lösung am deutschen Markt.
In der Regel nein. Die Oberflächen sind vertraut, die Abläufe weitgehend identisch. Die meisten Mitarbeitenden arbeiten ab dem ersten Tag produktiv weiter.
Wenn gewünscht, begleiten wir den Umstieg kurz und pragmatisch – ohne aufwendige Schulungsprojekte.
Der US Cloud Act verpflichtet US-amerikanische Unternehmen – darunter Microsoft – auf Anfrage US-amerikanischer Behörden Zugang zu Daten zu gewähren. Das gilt auch dann, wenn die Daten auf Servern in Deutschland oder der EU liegen.
Für KMU bedeutet das konkret: Selbst wenn Microsoft „Daten in Deutschland" bewirbt, bleibt der rechtliche Zugriff durch US-Behörden möglich. Das widerspricht in wesentlichen Punkten der DSGVO und ist für Unternehmen mit sensiblen Kunden- oder Projektdaten ein reales unternehmerisches Risiko.
In den meisten Fällen: ja – teilweise deutlich.
Entscheidend ist jedoch nicht nur der Preis, sondern die Kombination aus Planbarkeit, Kontrolle und Unabhängigkeit. Was eine Optimierung konkret kostet und einspart, lässt sich erst nach einer Analyse Ihrer aktuellen Situation einordnen.
Ja – und genau so empfehlen wir es.
Viele Unternehmen starten mit einem Bereich – zum Beispiel Office-Anwendungen oder Dateifreigaben – und erweitern die Lösung schrittweise. Kein Alles-oder-nichts. Kein Risiko. Kein Betriebsausfall.
Beide können optional ersetzt werden – durch eine integrierte Kommunikationslösung mit E-Mail, Kalender, TeamChat und Videokonferenzen.
Der TeamChat ist direkt in den eM Client integriert – E-Mail, Kalender und Chat in einer Oberfläche, ohne Tool-Wildwuchs.
Optional. Nur wenn es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Der Aufwand ist überschaubar und planbar – weil wir den gesamten Prozess begleiten.
Das erste Gespräch dauert 30 Minuten. Die Analyse erfolgt im Hintergrund. Die Umstellung wird so geplant, dass der laufende Betrieb nicht unterbrochen wird.
Was sich verändert, merken in der Regel nur die, die es wissen sollen.
Nicht ideal für Unternehmen, die:
- bewusst vollständig auf das Microsoft-Ökosystem setzen wollen
- sehr spezifische Makro- oder Sonderlösungen nutzen, die zwingend Microsoft erfordern
- intern bereits Ressourcen haben, die Microsoft-Umgebungen professionell betreuen
Auch das sagen wir offen – denn nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen.
Weil Softwareanbieter eine Lösung verkaufen – ich finde die richtige.
Ich bin an keinen Hersteller gebunden und bekomme keine Provision für eine bestimmte Empfehlung. Meine Einschätzung orientiert sich ausschließlich an Ihrer Situation – nicht an einem Produktportfolio.
Das ist der Unterschied zwischen einem Anbieter und einem unabhängigen Sparringpartner.
Nein – und das ist der entscheidende Punkt.
Ein Wechsel ist nur dann sinnvoll, wenn er das Unternehmen tatsächlich besser aufstellt – in Bezug auf Kosten, Datensouveränität und Arbeitsabläufe.
In seltenen Fällen – etwa bei sehr spezifischen Microsoft-Abhängigkeiten oder bewusst gewählten Ökosystem-Entscheidungen – lautet meine Empfehlung: Microsoft behalten. Aber dann auf Basis einer klaren Analyse – nicht aus Gewohnheit.
Der nächste sinnvolle Schritt – ohne Projekt, ohne Druck
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich eine klare Vorstellung davon, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf Microsoft 365 steht.
Der nächste Schritt ist kein Projekt. Es ist ein Gespräch – 30 Minuten, per Telefon oder Video-Meeting.
Kein Vor-Ort-Termin. Keine Vorbereitung. Keine Verpflichtung.
Am Ende wissen Sie, ob und wie ein Wechsel für Ihr Unternehmen heute wirklich sinnvoll ist – auf Basis einer ehrlichen, unabhängigen Einordnung.
Was Sie aus dem Gespräch mitnehmen
- Eine klare Einordnung Ihrer aktuellen Microsoft-Nutzung
- Eine ehrliche Bewertung – was passt, was nicht
- Eine konkrete Empfehlung – ohne Verkaufsdruck
- Klarheit darüber, ob und wie ein Wechsel für Sie sinnvoll wäre
Kein Angebot, das Sie unter Druck setzt. Keine Lösung von der Stange. Nur Klarheit – damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
Ich beantworte jede Anfrage persönlich – ohne automatische Antworten, ohne Callcenter.