E-Mail-Archivierung für KMU –
gesetzliche Pflicht, die viele unterschätzen
GoBD, Abgabenordnung, DSGVO –
alle drei verpflichten Unternehmen zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung.
Microsoft 365 und Google Workspace erfüllen diese Anforderungen alleine nicht.
In Deutschland besteht für Unternehmen eine gesetzliche Archivierungspflicht für alle steuerlich relevanten E-Mails – über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren.
Das ist kein bürokratisches Detail. Es ist eine konkrete Rechtspflicht – mit konkreten Konsequenzen bei Nichterfüllung.
Viele KMU glauben, sie seien abgesichert – weil E-Mails in Microsoft 365 gespeichert sind oder weil die IT das „irgendwie“ regelt.
Das ist ein verbreiteter Irrtum. Microsoft 365 und Google Workspace sind keine revisionssicheren Archivierungslösungen im Sinne der GoBD. Bei einer Betriebsprüfung kann das teuer werden – rechtlich und finanziell.
Meine klare Empfehlung nach 25 Jahren Praxiserfahrung: el mailarchive – eine deutsche Cloud-Lösung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, ohne IT-Aufwand, ohne Infrastrukturkosten, ab einem einzigen Postfach.
Was GoBD, Abgabenordnung und DSGVO für die E-Mail-Archivierung in KMU bedeuten
Hinweis: Die folgenden Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar. Für eine rechtssichere Beurteilung Ihrer individuellen Situation empfehlen wir die Konsultation eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts.
Drei Gesetze verpflichten Unternehmen in Deutschland zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Nicht alle drei gleichzeitig – aber jedes einzeln ist bindend.
Hier ist, was das konkret bedeutet:
1. GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
Die GoBD sind die zentrale Rechtsgrundlage für die elektronische Archivierung in Deutschland. Sie gelten für alle Unternehmen –
unabhängig von Größe und Rechtsform.
Was die GoBD konkret fordern:
- Unveränderlichkeit: Archivierte E-Mails dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden – ohne dass das protokolliert wird.
- Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten E-Mails müssen archiviert werden – einschließlich aller Anhänge und im Originalformat.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Das Archiv muss so strukturiert sein, dass eine Betriebsprüfung maschinell auf die Daten zugreifen kann.
- Verfügbarkeit: E-Mails müssen jederzeit zugänglich sein – nicht nur wenn der zuständige Mitarbeitende gerade im Haus ist.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung am Archiv muss protokolliert und nachvollziehbar sein.
Was die GoBD ausdrücklich nicht erlauben:
Das bloße Speichern von E-Mails in Microsoft 365, Google Workspace oder auf einem lokalen Server erfüllt diese Anforderungen nicht –
ohne ergänzende Archivierungslösung.
Das Speichern von E-Mails in Microsoft 365 oder Google Workspace ist keine GoBD-konforme Archivierung. Es ist Datenhaltung – ohne die rechtlichen Garantien, die eine Betriebsprüfung erfordert.
2. Abgabenordnung – was konkret archiviert werden muss und wie lange
Die Abgabenordnung (AO) definiert, welche geschäftlichen Unterlagen aufbewahrt werden müssen und für welchen Zeitraum.
Für E-Mails gilt:
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante E-Mails – Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Vertragskorrespondenz
- 6 Jahre Aufbewahrungspflicht für allgemeine Geschäftskorrespondenz – Kundenanfragen, Preisverhandlungen, interne Abstimmungen mit steuerlichem Bezug
Was viele KMU unterschätzen: Die Aufbewahrungspflicht beginnt nicht mit dem Datum der E-Mail – sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die E-Mail relevant war. Das kann die effektive Aufbewahrungszeit auf bis zu 11 Jahre verlängern.
Und: Die Pflicht gilt auch dann, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, wenn ein E-Mail-System gewechselt wird oder wenn ein Postfach gelöscht wird. Die E-Mails müssen trotzdem archiviert und verfügbar bleiben.
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht, wenn ein Mitarbeitender geht oder ein E-Mail-System gewechselt wird. Sie endet erst nach 6 oder 10 Jahren – gerechnet ab Ende des relevanten Geschäftsjahres.
3. DSGVO – was sie zusätzlich fordert und wie sie mit der Archivierungspflicht zusammenhängt
Hier entsteht für viele KMU der größte Konfliktherd: Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es notwendig ist. Die Abgabenordnung verlangt, dass steuerlich relevante E-Mails bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.
Wie passt das zusammen?
Die Antwort liegt in der richtigen technischen Umsetzung: Eine konforme Archivierungslösung muss beide Anforderungen gleichzeitig erfüllen – automatische Aufbewahrung nach steuerlichen Fristen und automatische Löschung nach DSGVO-Fristen, sobald kein steuerlicher Aufbewahrungsgrund mehr besteht.
Das ist kein Widerspruch – es ist eine Frage der richtigen Konfiguration. el mailarchive löst diesen Konflikt durch mehrschichtige Aufbewahrungsrichtlinien – automatisch, ohne manuelle Eingriffe.
DSGVO und Abgabenordnung widersprechen sich nicht. Sie erfordern eine Lösung, die beide Anforderungen automatisch und gleichzeitig erfüllt. Das ist kein IT-Problem – es ist eine Konfigurationsfrage.
Was bei einer Betriebsprüfung passiert – wenn die Archivierung nicht GoBD-konform ist
Das Finanzamt hat das Recht, bei einer Betriebsprüfung auf alle steuerlich relevanten E-Mails der letzten 10 Jahre zuzugreifen – maschinell und vollständig.
Was passiert, wenn das nicht möglich ist:
- Schätzung der Besteuerungsgrundlage: Das Finanzamt darf die Steuerbasis schätzen – in der Regel zum Nachteil des Unternehmens.
- Zuschlag wegen formeller Mängel: Fehlende oder nicht GoBD-konforme Archivierung gilt als formeller Mangel – mit entsprechenden steuerlichen Konsequenzen.
- Bußgelder: Bei schwerwiegenden Verstößen sind Bußgelder bis zu 250.000 € möglich.
- Reputationsschaden: Betriebsprüfungen, die sich wegen mangelhafter Archivierung hinziehen, kosten Zeit, Nerven und Ressourcen – und belasten das Verhältnis zu Steuerberatern und Partnern.
Das ist keine Panikmache.
Es ist die rechtliche Realität –
die mit einer einfachen, günstigen
Cloud-Lösung vollständig vermieden werden kann.
E-Mail-Archivierung ist keine Option für Unternehmen, die auf Nummer sicher gehen wollen. Sie ist eine gesetzliche Pflicht – mit konkreten Konsequenzen bei Nichterfüllung. Die gute Nachricht: Die technische Umsetzung ist heute einfacher und günstiger als die meisten KMU erwarten.
Wie Archivierungsprobleme in KMU entstehen –
und was sie täglich kosten
E-Mail-Archivierung scheitert in den meisten KMU nicht an fehlendem Willen. Sie scheitert an einem ganz normalen Muster: Wachstum ohne strukturierte Lösung.
Niemand plant E-Mail-Chaos. Es entsteht – mit jeder neuen Anwendung, mit jedem neuen Mitarbeitenden, mit jedem Systemwechsel, der E-Mails zurücklässt.
Das typische Muster – in drei Phasen
Der Anfang: Es funktioniert irgendwie
E-Mails werden lokal gespeichert oder in Microsoft 365 aufbewahrt. Niemand denkt an Archivierung – weil noch keine Betriebsprüfung stattgefunden hat und weil alles „irgendwie“ zugänglich ist.
Im Alltag funktioniert das.
Die Pflicht besteht trotzdem – auch wenn sie noch nicht eingefordert wurde.
Das Wachstum: Es wird komplexer
Postfächer werden gelöscht. E-Mail-Systeme werden gewechselt – von Exchange zu Microsoft 365, von einem Anbieter zum nächsten.
Dabei gehen E-Mails verloren – nicht absichtlich, sondern strukturell. Niemand hat daran gedacht, dass diese E-Mails noch 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Im Alltag fällt das nicht auf. Bei einer Betriebsprüfung schon.
Der Moment der Wahrheit
Der Steuerberater fragt nach E-Mails aus dem Geschäftsjahr vor drei Jahren. Ein Mitarbeitender, dessen Postfach längst gelöscht wurde, hatte die entscheidende Korrespondenz.
Plötzlich zeigt sich:
Die E-Mails existieren nicht mehr. Oder sie sind nicht maschinell auswertbar. Oder sie liegen in einem Format, das die Prüfung nicht akzeptiert.
Das ist kein Versagen der Mitarbeitenden. Es ist das Ergebnis einer Struktur, die nie bewusst aufgebaut wurde.
Archivierungsprobleme entstehen nicht durch Nachlässigkeit. Sie entstehen durch Wachstum ohne Struktur – und durch die Annahme, dass das, was funktioniert, auch gesetzeskonform ist.
Die fünf häufigsten Archivierungsfehler in KMU
In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben fünf Muster:
- Microsoft 365 als Archiv betrachten – Microsoft 365 speichert E-Mails, aber nicht revisionssicher im Sinne der GoBD. Gelöschte E-Mails sind weg. Geänderte E-Mails hinterlassen keine Spur. Das reicht für eine Betriebsprüfung nicht aus.
- Postfächer gelöschter Mitarbeitender löschen – wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, wird das Postfach oft gelöscht. Die E-Mails darin unterliegen trotzdem der Aufbewahrungspflicht. Sie müssen weiterhin verfügbar sein.
- E-Mail-Systeme wechseln ohne Migration – bei einem Wechsel von Exchange zu Microsoft 365 oder zu einem anderen Anbieter bleiben alte E-Mails oft zurück. Sie sind rechtlich weiterhin aufbewahrungspflichtig.
- Manuelle Archivierung durch Mitarbeitende – wenn Mitarbeitende selbst entscheiden, welche E-Mails sie aufbewahren, ist die Vollständigkeit nicht gewährleistet. GoBD fordert vollständige automatische Archivierung – nicht selektive manuelle Ablage.
- Lokale PST-Dateien als Archiv – PST-Dateien sind keine revisionssichere Archivierung. Sie können verändert, gelöscht oder beschädigt werden – ohne dass das protokolliert wird.
Eine E-Mail, die in Microsoft 365 liegt, ist keine archivierte E-Mail im Sinne der GoBD. Sie ist eine gespeicherte E-Mail – ohne die rechtlichen Garantien, die eine Betriebsprüfung erfordert.
Was Archivierungsprobleme im Alltag konkret kosten
Die rechtlichen Risiken sind bekannt. Was weniger bekannt ist: Fehlende oder mangelhafte Archivierung kostet auch täglich – ohne Betriebsprüfung.
Suchzeit: Mitarbeitende suchen täglich nach E-Mails aus vergangenen Jahren – für Kundenanfragen, Reklamationen, Vertragskorrespondenz. Ohne zentrales Archiv: durchschnittlich 20–30 Minuten pro Vorfall.
Überfüllte Postfächer: Ohne automatische Archivierung wachsen Postfächer unkontrolliert. Das verlangsamt E-Mail-Systeme, erhöht Lizenzkosten bei Microsoft 365 und belastet die IT.
Speicherkosten: E-Mail-Anhänge – PDFs, Konstruktionszeichnungen, Vertragsunterlagen – summieren sich. Eine automatische Archivierung entlastet Postfächer um bis zu 70 % – und senkt damit direkt die Lizenzkosten.
Fehlende Archivierung ist nicht nur ein rechtliches Risiko. Sie ist ein täglicher operativer Kostenfaktor – der mit einer einfachen Cloud-Lösung vollständig eliminiert werden kann.
Warum E-Mail-Archivierung
für KMU heute keine Option mehr ist
In diesem kurzen Video erkläre ich, warum E-Mail-Archivierung in der Praxis so oft unterschätzt wird – und was das für KMU konkret bedeutet.
Nicht als Gesetzestext. Sondern als Einordnung aus 25 Jahren Praxiserfahrung mit kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Was ich in diesem Video beschreibe, ist kein Einzelfall. Es ist das Muster, das sich in den meisten KMU wiederholt – unabhängig von Branche, Größe oder bereits eingesetzter Lösung.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob Ihr Unternehmen zur E-Mail-Archivierung verpflichtet ist. Das ist es – ohne Ausnahme.
Die Frage ist: Erfüllt Ihre aktuelle Lösung die gesetzlichen Anforderungen wirklich – oder glauben Sie nur, dass sie es tut?
el mailarchive –
warum das meine klare Empfehlung ist
Ich habe verschiedene E-Mail-Archivierungslösungen für den Einsatz im Mittelstand geprüft – nach denselben Kriterien, die ich für alle digitalen Lösungen anlege: rechtssicher, alltagstauglich, wirtschaftlich sinnvoll.
el mailarchive erfüllt alle drei Kriterien – und zwar in einer Kombination, die ich bei anderen Lösungen in dieser Form nicht gefunden habe.
Das ist der Grund für meine klare Empfehlung – nicht eine Provision, nicht eine Partnerschaft, sondern die Überzeugung nach 25 Jahren Praxiserfahrung mit KMU in Deutschland.
Zur Transparenz: Brauner Telecom bietet el mailarchive an – als Partner von Elovade, dem deutschen Anbieter dieser Lösung. Ich empfehle es, weil ich davon überzeugt bin – nicht umgekehrt.
Was el mailarchive rechtlich
von vielen anderen Lösungen unterscheidet
el mailarchive basiert auf der MailStore-Technologie – einer der meistverbreiteten Plattformen für revisionssichere E-Mail-Archivierung in Deutschland.
Was das rechtlich bedeutet:
- Regelmäßig unabhängig auf DSGVO- und GoBD-Konformität geprüft – nicht nur einmalig zertifiziert
- ISO-zertifiziertes Rechenzentrum in Hamburg – ausschließlich in Deutschland
- Keine US-amerikanische Muttergesellschaft – kein Cloud Act-Risiko
- Vollständige Unveränderlichkeit und Manipulationssicherheit der archivierten E-Mails
- Automatische Aufbewahrungsfristen nach GoBD und DSGVO – gleichzeitig und ohne manuelle Eingriffe
- Nachvollziehbare Protokollierung aller Archivierungsvorgänge – prüfungsbereit jederzeit
el mailarchive ist nicht einfach eine E-Mail-Archivierungslösung. Es ist die einzige Lösung, die ich nach eingehender Prüfung für KMU in Deutschland ohne Einschränkung empfehlen kann – rechtlich, technisch und im Alltag.
Was el mailarchive technisch leistet –
und warum das im Alltag den Unterschied macht
Vollautomatische Archivierung – ohne manuelle Eingriffe: Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch archiviert – inklusive Anhänge, im Originalformat, manipulationssicher. Kein Mitarbeitender muss daran denken. Kein E-Mail geht verloren.
Kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Systemen: Microsoft 365, Exchange, IMAP, POP3 – el mailarchive funktioniert mit jedem System, das Ihr Unternehmen heute einsetzt. Kein Systemwechsel nötig. Keine aufwendige Migration.
Einfache Wiederherstellung – ohne IT-Eingriff: Mitarbeitende können archivierte oder versehentlich gelöschte E-Mails selbst wiederherstellen – direkt über den el mailarchive-Client. Kein IT-Administrator muss hinzugezogen werden.
Speicherentlastung – bis zu 70 %: Durch automatische Archivierung werden E-Mails aus den aktiven Postfächern ausgelagert – ohne dass sie verloren gehen. Microsoft-365-Lizenzen werden entlastet, Serverkapazitäten geschont, Lizenzkosten gesenkt.
Schnelle, intuitive Suche: Archivierte E-Mails sind in Sekunden gefunden – über Datum, Absender, Empfänger, Betreff oder Volltext inklusive Anhänge. Auch bei 10 Jahren Archivvolumen.
Vollautomatisch, revisionssicher, kompatibel mit jedem E-Mail-System – und die Mitarbeitenden merken kaum etwas davon. Das ist der Maßstab für eine gute Archivierungslösung. el mailarchive erfüllt ihn.
Was el mailarchive wirtschaftlich bedeutet
SaaS-Modell – keine Anschaffungskosten: Keine eigene Server-Infrastruktur, keine Hardware-Investitionen, keine Wartungsaufwände. el mailarchive läuft vollständig in der Cloud – in deutschen Rechenzentren, unter deutschem Recht.
Skalierung nach tatsächlichem Bedarf:
- Ab einem einzigen Postfach – keine Mindestabnahmemenge
- Keine Mindestvertragslaufzeit – monatlich kündbar
- Abrechnung pro Benutzerarchiv und Monat – transparent und nachvollziehbar
- 25 GB Speicher inklusive – bei Bedarf erweiterbar
Die Preise bei Brauner Telecom:
- Benutzerpostfach: 4,50 € pro Monat
- Zusätzlicher Speicher (25 GB): 2,25 € pro Monat
Es ist eine faire, kalkulierbare Preisstruktur – für eine Lösung, die rechtliche Sicherheit, technische Zuverlässigkeit und operative Entlastung gleichzeitig liefert.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung in deutschen Rechenzentren, vollautomatisch und GoBD-konform – ab 4,25 € pro Postfach und Monat. Das ist die wirtschaftliche Realität einer professionellen Archivierungslösung heute.
30 Tage kostenfrei testen – mit echten Daten, ohne Risiko
El mailarchive kann 30 Tage kostenfrei und unverbindlich getestet werden – mit echten E-Mails, echten Postfächern, echter Arbeitsweise.
Nicht in einer Demo-Umgebung. Nicht mit Musterdaten. Sondern so, wie el mailarchive später dauerhaft eingesetzt würde.
Nach 30 Tagen entscheiden Sie – ohne Druck, ohne automatische Verlängerung, ohne versteckte Klauseln.
30 Tage testen – mit echten Daten, echten Postfächern, echter Arbeitsweise. Danach wissen Sie, ob el mailarchive für Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist. Nicht aus einer Präsentation – sondern aus eigener Erfahrung.
Warum bei E-Mail-Archivierung ein europäischer Anbieter heute Pflicht ist
E-Mail-Archive sind keine Dateiablage. Sie sind das vollständige Gedächtnis Ihrer geschäftlichen Kommunikation – über bis zu 10 Jahre.
Angebote, Verträge, Preisverhandlungen, Kundenkorrespondenz, interne Abstimmungen – alles archiviert, durchsuchbar, jederzeit abrufbar.
Kein anderes System in Ihrer digitalen Infrastruktur enthält mehr geschäftskritische Daten über einen längeren Zeitraum.
Genau deshalb ist die Frage, unter welchem Recht dieser Dienst betrieben wird, keine Nebensächlichkeit. Sie ist die entscheidende Frage bei der Wahl einer Archivierungslösung.
Der US Cloud Act – was er für E-Mail-Archive bedeutet
Der Cloud Act ist seit 2018 geltendes US-Bundesgesetz. Er verpflichtet US-amerikanische Unternehmen auf Anfrage US-amerikanischer Behörden Zugang zu gespeicherten Daten zu gewähren – unabhängig davon, wo die Daten physisch liegen.
Was das für ein E-Mail-Archiv bedeutet:
Ein US-amerikanischer Archivierungsanbieter könnte theoretisch verpflichtet werden, US-Behörden Zugang zu gewähren – zu Ihrer vollständigen E-Mail-Kommunikation der letzten 10 Jahre. Angebote, Kalkulationen, Vertragsverhandlungen, Kundendaten, interne Strategiediskussionen.
Ohne Ihre Benachrichtigung. Ohne Widerspruchsmöglichkeit. Und ohne dass Sie davon erfahren würden.
Das ist kein theoretisches Szenario. Es ist geltendes US-Recht – und es widerspricht in wesentlichen Punkten der DSGVO.
Ein E-Mail-Archiv unter US-amerikanischem Recht ist kein sicheres Unternehmensarchiv. Es ist ein Archiv, auf das eine fremde Rechtsordnung theoretisch Zugriff beantragen kann – ohne Ihre Kenntnis und ohne Ihre Zustimmung.
El mailarchive und MailStore – warum der Betreiber entscheidend ist
El mailarchive basiert auf der bewährten MailStore Service Provider Edition – derselben Technologie, der über 100.000 Unternehmen weltweit vertrauen.
MailStore gehört heute zum OpenText-Konzern – einem US-kanadischen Unternehmen. Das BSI empfiehlt ausdrücklich, diese Konzernzugehörigkeit bei Beschaffungsentscheidungen zu berücksichtigen.
Der entscheidende Unterschied bei el mailarchive: Der Betrieb erfolgt nicht durch MailStore oder OpenText – sondern durch Elovade, ein europäisches Unternehmen, in deutschen Rechenzentren in Hamburg.
Und das ist rechtlich der entscheidende Punkt: Der Cloud Act gilt für US-Unternehmen – nicht für den Betreiber Elovade. Elovade hat keine US-Muttergesellschaft, keine US-Niederlassung, keine strukturellen Verbindungen zu einer US-Rechtsordnung.
Gleiche bewährte Technologie – aber betrieben von einem europäischen Unternehmen unter europäischem Recht. Das ist der rechtlich relevante Unterschied.
Entscheidend ist nicht, wer die Software entwickelt hat. Entscheidend ist, wer die Infrastruktur betreibt – und unter welchem Recht. Bei el mailarchive ist das Elovade – ein europäisches Unternehmen, das dem US Cloud Act nicht unterliegt.
Was echte Datensouveränität bei der E-Mail-Archivierung bedeutet
Datensouveränität bei der Archivierung bedeutet mehr als „Daten in Deutschland.“
Es bedeutet, vier Fragen klar und vollständig beantworten zu können:
1. Wo liegen die archivierten Daten? In welchem Land, in welchem Rechenzentrum, unter welcher Zertifizierung.
2. Unter welchem Recht operiert der Anbieter? Nicht wo der Server steht – sondern welche Rechtsordnung für den Anbieter und seine Muttergesellschaft gilt.
3. Wer kann rechtlich Zugriff beantragen? Welche Behörden, unter welchen Bedingungen, mit oder ohne Benachrichtigung.
4. Können Sie diese Fragen gegenüber Kunden, Partnern und Behörden jederzeit nachweisbar beantworten?
el mailarchive beantwortet alle vier Fragen eindeutig:
- Rechenzentrum: Hamburg, Deutschland
- Betreiber: Elovade – europäisches Unternehmen, europäisches Recht
- Kein Cloud Act – keine Kooperationspflicht mit US-Behörden
- DSGVO-konform – rechtlich durchsetzbar, nicht nur als Versprechen
Die Wahl einer Archivierungslösung ist heute auch eine Entscheidung über digitale Souveränität. Wer ein E-Mail-Archiv unter US-amerikanischem Recht betreibt, überlässt das vollständige Kommunikationsgedächtnis seines Unternehmens einer fremden Rechtsordnung – für bis zu 10 Jahre. Das ist keine akzeptable Grundlage für ein KMU in Deutschland.
Einfach starten –
30 Tage testen, dann entscheiden
E-Mail-Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht. Der Einstieg muss deshalb so einfach wie möglich sein.
Mit el mailarchive ist er das – ohne Anschaffungskosten, ohne Mindestvertragslaufzeit, ohne IT-Aufwand auf Ihrer Seite.
Und vor der endgültigen Entscheidung: 30 Tage kostenfrei testen – mit echten E-Mails, echten Postfächern, echter Arbeitsweise.
Was die 30-Tage-Testphase bedeutet
Die Testphase ist kein eingeschränkter Demo-Modus. Sie ist der vollständige Funktionsumfang – mit Ihren echten Daten, Ihren echten Postfächern, so wie el mailarchive später dauerhaft eingesetzt würde.
Was das konkret bedeutet:
- Alle Postfächer werden vollständig archiviert – automatisch, ohne manuelle Eingriffe
- Die Suche funktioniert sofort – über alle archivierten E-Mails
- Das Control Panel steht vollständig zur Verfügung – Verwaltung, Reports, Benutzerrechte
- Ich begleite die Testphase persönlich – bei Fragen, bei der Einrichtung, bei der abschließenden Einordnung
Nach 30 Tagen entscheiden Sie –
ohne automatische Verlängerung,
ohne versteckte Klauseln,
ohne Verpflichtung.
30 Tage mit echten Daten – danach wissen Sie, ob el mailarchive für Ihr Unternehmen passt. Nicht aus einer Präsentation. Aus eigener Erfahrung.
Die Preise – transparent und ohne Überraschungen
El mailarchive bei Brauner Telecom: Fair kalkuliert, skalierbar, ohne Mindestlaufzeit.
el mailarchive bei Brauner Telecom
Fair kalkuliert. Ohne Mindestlaufzeit. Ohne Überraschungen.
Abgerechnet wird pro Benutzerarchiv und Monat – flexibel und ohne Risiko.
Was im Preis enthalten ist:
- Vollautomatische GoBD-konforme Archivierung
- 25 GB Speicher pro Benutzer inklusive
- Kompatibilität mit allen gängigen E-Mail-Systemen
- Zugang zum Control Panel
- Einfache Wiederherstellung durch den Benutzer selbst
- Betrieb ausschließlich in deutschen Rechenzentren
- Kein Cloud Act – europäisches Recht
4,50 € pro Postfach und Monat – weniger als das Porto für fünf Briefe.
Für revisionssichere E-Mail-Archivierung in deutschen Rechenzentren, GoBD- und DSGVO-konform.
Ein einziger Bußgeldbescheid wegen fehlerhafter E-Mail-Archivierung kann das Tausendfache kosten. Eine Betriebsprüfung, die sich wegen mangelhafter Archivierung hinzieht, kostet Zeit, Nerven und Steuerberaterkosten.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung in deutschen Rechenzentren, GoBD- und DSGVO-konform, mit persönlicher Begleitung – für 4,50 € pro Postfach und Monat. Das ist die wirtschaftliche Realität einer professionellen Archivierungslösung heute.
Für wen el mailarchive besonders geeignet ist
El mailarchive ist die richtige Wahl für:
- Unternehmen ab einem einzigen Postfach – keine Mindestabnahme, keine Mindestlaufzeit
- Unternehmen mit Microsoft 365, Exchange, IMAP oder POP3 – kompatibel mit allem
- Unternehmen die bisher keine GoBD-konforme Archivierung haben – und das schnell und unkompliziert ändern wollen
- Unternehmen die bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite sein wollen
- Unternehmen die Wert auf europäische Datensouveränität legen – ohne US-Cloud-Act-Risiko
Analyse vor Empfehlung –
wie ich beim Einstieg in die E-Mail-Archivierung begleite
E-Mail-Archivierung ist technisch einfacher als die meisten KMU erwarten. Der schwierigere Teil ist die Einordnung: Welche E-Mails sind betroffen? Wie viele Postfächer müssen archiviert werden? Was passiert mit den E-Mails von Mitarbeitenden, die das Unternehmen bereits verlassen haben?
Genau diese Fragen beantworte ich in einem ersten Gespräch – bevor wir über el mailarchive sprechen.
Mein Ansatz ist derselbe wie bei allen Entscheidungen, die ich mit KMU begleite: Erst einordnen. Dann entscheiden. Dann umsetzen. In dieser Reihenfolge – ohne Druck, ohne Vorleistung.
Jörg Brauner – Inhaber Brauner Telecom
Nach einer Ausbildung bei der Deutschen Telekom und der Selbstständigkeit seit 1998 begleite ich KMU in Deutschland bei strategischen IT- und Kommunikationsentscheidungen.
E-Mail-Archivierung ist für mich kein isoliertes Compliance-Thema – sondern ein zentraler Baustein der digitalen Infrastruktur eines Unternehmens.
Ich empfehle el mailarchive nicht, weil es das bekannteste Produkt ist. Ich empfehle es, weil es nach eingehender Prüfung die Lösung ist, die ich für KMU in Deutschland ohne Einschränkung empfehlen kann – rechtlich, technisch und im Alltag.
Ich bin an keinen Hersteller gebunden und bekomme keine Provision für eine bestimmte Empfehlung. Meine Einschätzung orientiert sich ausschließlich an Ihrer Situation.
Was wir gemeinsam in einem ersten Gespräch klären
In 30 Minuten – per Telefon oder Video-Meeting, kein Vor-Ort- Termin, keine Vorbereitung nötig – klären wir gemeinsam:
- Welches E-Mail-System setzen Sie ein – Microsoft 365, Exchange, IMAP oder anderes?
- Wie viele aktive Postfächer müssen archiviert werden?
- Gibt es bereits archivierungspflichtige E-Mails aus der Vergangenheit – von ehemaligen Mitarbeitenden oder aus alten Systemen?
- Haben Sie bisher eine Archivierungslösung – und erfüllt diese die GoBD-Anforderungen?
- Gab es bereits eine Betriebsprüfung – und wie wurde das Thema E-Mail-Archivierung dabei behandelt?
Auf Basis dieser Fragen erhalten Sie eine klare Einordnung Ihrer aktuellen Situation – nicht ein Angebot von der Stange.
Ich empfehle el mailarchive nur dann, wenn es nach der Analyse die richtige Lösung für Ihre Situation ist. Wenn Ihre aktuelle Lösung bereits GoBD-konform ist, sage ich das – mit Begründung. Denn eine Empfehlung, die nicht passt, nützt niemandem.
Der konkrete Ablauf – vier Schritte
Erstes Gespräch: 30 Minuten, per Telefon oder Video
E-Mail-System, Postfachanzahl, bestehende Archivierungslösungen und offene Fragen zur GoBD-Konformität.
Kein Vor-Ort-Termin. – Keine Vorbereitung nötig. – Keine Verpflichtung.
Klare Einordnung und Empfehlung
Wie gut ist Ihre aktuelle Situation wirklich aufgestellt? Wo bestehen konkrete Lücken – rechtlich, technisch, organisatorisch? Ob und wie el mailarchive für Ihre Situation sinnvoll wäre.
Verständlich erklärt, ohne technischen Fachjargon. Sie entscheiden – ich berate.
30 Tage testen mit echten Daten
mit Ihren echten Postfächern,Ihren echten E-Mails, Ihrer echten Arbeitsweise. Ich begleite die Testphase persönlich – bei technischen Fragen, bei der Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinien und bei der abschließenden Einordnung.
Einrichtung und dauerhafte Betreuung
Als persönlicher Ansprechpartner – ohne Warteschleifen, ohne wechselnde Kontakte, ohne anonymes Callcenter.
Der Einstieg in eine professionelle E-Mail-Archivierung ist in der Praxis deutlich unkomplizierter als erwartet – wenn Analyse, Einrichtung und Begleitung aus einer Hand kommen. Genau das ist mein Ansatz.
FAQ – Ihre Fragen zur E-Mail-Archivierung
für KMU, ehrlich beantwortet
Ja – und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße.
Die Archivierungspflicht gilt für alle Unternehmen, die steuerlich relevante E-Mails empfangen oder senden. Das betrifft praktisch jedes Unternehmen – vom Einzelunternehmer bis zum Mittelständler.
Rechtsgrundlagen sind die GoBD, die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch. Alle drei gelten unabhängig von der Unternehmensgröße.
Es gibt keine Ausnahmeregelung für KMU. Die Pflicht besteht – auch wenn sie bisher noch nicht eingefordert wurde.
Nein – und das ist der häufigste Irrtum beim Thema E-Mail-Archivierung.
Microsoft 365 und Google Workspace speichern E-Mails – aber nicht revisionssicher im Sinne der GoBD.
Der Unterschied ist entscheidend: In Microsoft 365 können E-Mails verändert, gelöscht oder verschoben werden – ohne dass das protokolliert wird. GoBD fordert Unveränderlichkeit, vollständige Protokollierung und maschinelle Auswertbarkeit.
Das leisten Microsoft 365 und Google Workspace ohne ergänzende Archivierungslösung nicht. Bei einer Betriebsprüfung reicht der Hinweis „wir haben Microsoft 365" als Nachweis nicht aus.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass fünf Anforderungen gleichzeitig erfüllt sind:
- Unveränderlichkeit: Archivierte E-Mails können nicht nachträglich verändert oder unbemerkt gelöscht werden
- Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten E-Mails werden archiviert – automatisch, lückenlos, inklusive Anhänge
- Originalformat: E-Mails werden so gespeichert, wie sie empfangen wurden – keine Konvertierung, kein Datenverlust
- Maschinelle Auswertbarkeit: Das Archiv muss so strukturiert sein, dass eine Betriebsprüfung maschinell auf alle Daten zugreifen kann
- Verfügbarkeit: Alle E-Mails müssen jederzeit abrufbar sein – auch nach 10 Jahren
el mailarchive erfüllt alle fünf Anforderungen – automatisch und ohne manuelle Eingriffe.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt:
- 10 Jahre für steuerlich relevante E-Mails – Angebote, Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen
- 6 Jahre für allgemeine Geschäftskorrespondenz
Wichtig: Die Frist beginnt nicht mit dem Datum der E-Mail – sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die E-Mail relevant war.
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender geht: Die Archivierungspflicht für seine E-Mails endet nicht mit dem Austritt. Sie gilt weiterhin – für die gesamte Aufbewahrungsfrist.
Das bedeutet: Postfächer ausscheidender Mitarbeitender dürfen nicht einfach gelöscht werden, solange die Archivierungspflicht besteht. el mailarchive archiviert diese E-Mails automatisch – auch nach dem Austritt des Mitarbeitenden.
Das Finanzamt hat das Recht, bei einer Betriebsprüfung auf alle steuerlich relevanten E-Mails der letzten 10 Jahre zuzugreifen – maschinell und vollständig.
Wenn das nicht möglich ist, drohen:
- Schätzung der Besteuerungsgrundlage – in der Regel zum Nachteil des Unternehmens
- Formelle Mängel mit steuerlichen Zuschlägen
- Bußgelder bis zu 250.000 € bei schwerwiegenden Verstößen
- Zeitverlust und Reputationsschaden durch langwierige Prüfungsverfahren
Das ist kein theoretisches Risiko. Es ist die rechtliche Realität – die mit einer einfachen, günstigen Cloud-Lösung vollständig vermieden werden kann.
Ja – und das ist ein weit verbreitetes Missverständnis.
Microsoft 365 bietet mit „In-Place Archiving" und Google Workspace mit „Vault" eigene Archivfunktionen an. Diese erfüllen jedoch in der Regel nicht vollständig die Anforderungen der GoBD – insbesondere nicht die Unveränderlichkeit und die maschinelle Auswertbarkeit in der von deutschen Finanzbehörden geforderten Form.
Zusätzlich: Beide Dienste unterliegen dem US Cloud Act – was bei einer Betriebsprüfung zu rechtlichen Graubereichen führen kann.
Eine ergänzende, GoBD-zertifizierte Archivierungslösung wie el mailarchive ist deshalb auch bei Microsoft 365 und Google Workspace sinnvoll – und rechtlich auf der sicheren Seite.
el mailarchive kann nicht nur ab dem Einrichtungsdatum archivieren – es kann auch bestehende E-Mails aus Ihrem E-Mail-System importieren.
Das bedeutet:
- Vorhandene Postfächer werden rückwirkend vollständig archiviert
- E-Mails ausgeschiedener Mitarbeitender können importiert werden, soweit sie noch im System vorhanden sind
- Der Import läuft im Hintergrund – ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs
Ich begleite die Migration persönlich – von der Planung bis zur vollständigen Übernahme der historischen Daten.
Das hängt von der E-Mail-Intensität Ihres Unternehmens ab – aber die Erfahrung zeigt: 25 GB pro Postfach sind für die meisten KMU ein solider Ausgangspunkt.
el mailarchive optimiert den Speicherbedarf durch automatische Deduplizierung – identische Anhänge werden nur einmal gespeichert, auch wenn sie an mehrere Empfänger geschickt wurden.
Falls der inkludierte Speicher nicht ausreicht, kann er jederzeit in 25-GB-Schritten für 2,25 € pro Monat erweitert werden – ohne Vertragsneuabschluss, ohne Mindestlaufzeit.
El mailarchive bei Brauner Telecom: 4,50 € pro Postfach und Monat – inklusive 25 GB Speicher, GoBD- und DSGVO-konformer Archivierung und Betrieb in deutschen Rechenzentren.
Was es nicht gibt:
- Keine Anschaffungskosten
- Keine Setupgebühren
- Keine Mindestlaufzeit
- Keine Mindestabnahme
- Keine versteckten Erweiterungskosten
Zusätzlicher Speicher: 2,25 € pro 25 GB und Monat.
Abgerechnet wird monatlich – nach tatsächlicher Nutzung.
El mailarchive ist eine sehr gute Lösung – aber kein Beratungsunternehmen.
Der direkte Weg zu el mailarchive liefert Ihnen eine Lizenz. Mein Weg liefert Ihnen eine Einordnung:
- Ist Ihre aktuelle Archivierung GoBD-konform?
- Welche Postfächer müssen archiviert werden?
- Was passiert mit den E-Mails bereits ausgeschiedener Mitarbeitender?
- Wie integriert sich el mailarchive in Ihr bestehendes E-Mail-System?
- Wie läuft die Einrichtung ohne Betriebsunterbrechung ab?
Ich begleite KMU seit 1998 bei strategischen IT-Entscheidungen. Ich kenne die typischen Stolperstellen – und wie man sie vermeidet.
Das ist der Unterschied zwischen ein Produkt kaufen und eine Entscheidung richtig treffen.
El mailarchive ist dann nicht die optimale Wahl, wenn:
- Das Unternehmen bereits eine GoBD-konforme Archivierungslösung betreibt, die technisch und rechtlich einwandfrei ist – dann besteht kein Handlungsbedarf
- Sehr spezifische technische Anforderungen bestehen, die el mailarchive strukturell nicht erfüllen kann – zum Beispiel bestimmte branchenspezifische Compliance-Anforderungen die über GoBD hinausgehen
Auch das sagen wir offen – denn eine Empfehlung, die nicht passt, nützt niemandem. In der Praxis trifft das jedoch auf die wenigsten KMU zu.
Der nächste Schritt – Ihre Archivierungssituation einordnen lassen
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, wissen Sie wahrscheinlich bereits: E-Mail-Archivierung ist Pflicht – und Ihre aktuelle Lösung erfüllt diese Pflicht möglicherweise nicht.
Die gute Nachricht: Der Weg zur GoBD-konformen Archivierung ist einfacher als die meisten KMU erwarten.
In einem ersten Gespräch von 30 Minuten – per Telefon oder Video-Meeting, kein Vor-Ort-Termin, keine Vorbereitung – ordnen wir gemeinsam ein, wie Ihre aktuelle Situation aufgestellt ist und ob el mailarchive die richtige Lösung ist.
Wenn ja: 30 Tage testen – mit echten Daten, echten Postfächern, persönlicher Begleitung.
Wenn nein: Sie wissen es nach 30 Minuten – ohne Kosten, ohne Verpflichtung.
Was Sie aus dem Gespräch mitnehmen
- Eine klare Einordnung Ihrer aktuellen Archivierungssituation – GoBD-konform oder nicht
- Eine ehrliche Bewertung der rechtlichen Risiken – konkret auf Ihre eingesetzten Systeme bezogen
- Eine Einschätzung der technischen Lücken – fehlende Postfächer, ausgeschiedene Mitarbeitende, Systemwechsel ohne Migration
- Eine konkrete Empfehlung – ob und wie el mailarchive für Sie sinnvoll wäre
- Klarheit über Postfachanzahl, Speicherbedarf und realistische Kosten
Kein Angebot, das Sie unter Druck setzt. Keine Lösung von der Stange. Nur Klarheit – damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Und danach: 30 Tage testen – ohne Risiko, ohne Verpflichtung.