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E-Mail-Archivierung für KMU: jede E-Mail wiederfinden – auch nach zehn Jahren.
Revisionssicher nach GoBD, betrieben in deutschen Rechenzentren – automatisch im Hintergrund, ab einem einzigen Postfach.
In jedem Unternehmen sammelt sich über die Jahre die gesamte Geschäftskorrespondenz an: Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen, Vertragsverhandlungen. Verteilt über Postfächer, von denen manche längst gelöscht sind.
Ein E-Mail-Archiv führt das zusammen. Jede ein- und ausgehende Nachricht wird automatisch gesichert – vollständig, im Originalformat, unveränderbar. Wer eine Korrespondenz von vor sechs Jahren sucht, findet sie in Sekunden.
Das beantwortet zugleich eine gesetzliche Anforderung: GoBD und Abgabenordnung verlangen, dass steuerlich relevante E-Mails bis zu zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Microsoft 365 und Google Workspace speichern E-Mails – revisionssicher archivieren sie sie ohne Ergänzung nicht.
Die Frage ist deshalb nicht, ob Ihr Unternehmen archivieren muss. Sondern wie das so gelöst wird, dass es im Alltag niemanden beschäftigt.
Genau das ordne ich mit Ihnen ein. Sachlich, ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
Was GoBD, Abgabenordnung und DSGVO für die E-Mail-Archivierung bedeuten
Hinweis: Die folgenden Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar. Für eine rechtssichere Beurteilung Ihrer individuellen Situation empfehle ich die Konsultation eines Steuerberaters oder Rechtsanwalts.
Drei Regelwerke bestimmen, wie Unternehmen in Deutschland mit geschäftlichen E-Mails umgehen müssen. Sie greifen ineinander, und jedes einzelne ist bindend.
GoBD – die Grundlage für elektronische Archivierung
Die GoBD sind die zentrale Rechtsgrundlage für die elektronische Archivierung in Deutschland. Sie gelten für alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Rechtsform. Fünf Anforderungen sind maßgeblich:
- Unveränderlichkeit – archivierte E-Mails dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden, ohne dass das protokolliert wird
- Vollständigkeit – alle steuerlich relevanten E-Mails werden archiviert, einschließlich Anhängen und im Originalformat
- Maschinelle Auswertbarkeit – das Archiv ist so strukturiert, dass eine Betriebsprüfung maschinell darauf zugreifen kann
- Verfügbarkeit – E-Mails sind jederzeit zugänglich, unabhängig davon, wer gerade im Haus ist
- Nachvollziehbarkeit – jede Änderung am Archiv wird protokolliert
Das bloße Speichern von E-Mails in Microsoft 365, Google Workspace oder auf einem lokalen Server erfüllt diese Anforderungen ohne ergänzende Archivierungslösung nicht.
Abgabenordnung – was wie lange aufbewahrt wird
Die Abgabenordnung legt fest, welche geschäftlichen Unterlagen aufbewahrt werden müssen und für welchen Zeitraum. Für E-Mails gilt:
- 10 Jahre für steuerlich relevante E-Mails – Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Vertragskorrespondenz
- 6 Jahre für allgemeine Geschäftskorrespondenz – Kundenanfragen, Preisverhandlungen, interne Abstimmungen mit steuerlichem Bezug
Die Frist beginnt dabei nicht mit dem Datum der E-Mail, sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie relevant war. Die tatsächliche Aufbewahrungszeit kann dadurch bis zu elf Jahre betragen.
Die Pflicht bleibt bestehen, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, Postfächer gelöscht oder E-Mail-Systeme gewechselt werden.
DSGVO – löschen, was nicht mehr aufbewahrt werden muss
Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es erforderlich ist. Die Abgabenordnung verlangt Aufbewahrung über bis zu zehn Jahre. Auf den ersten Blick wirkt das gegensätzlich.
In der Praxis ist es eine Frage der Konfiguration. Eine geeignete Archivierungslösung führt beide Fristen zusammen: automatische Aufbewahrung nach steuerlichen Vorgaben und automatische Löschung, sobald kein Aufbewahrungsgrund mehr besteht.
Kein Widerspruch, sondern eine Einstellung, die einmal richtig gesetzt wird – danach läuft sie ohne manuelle Eingriffe.
Was das bei einer Betriebsprüfung bedeutet
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung auf steuerlich relevante E-Mails der vergangenen zehn Jahre zugreifen. Was dafür vorhanden sein muss, ist klar definiert:
Was eine Betriebsprüfung konkret verlangt
- Zugriff auf alle steuerlich relevanten E-Mails der letzten zehn Jahre
- Maschinelle Auswertbarkeit – nicht nur Einsicht in einzelne Nachrichten
- Vollständigkeit, einschließlich der Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender
- Nachweisbare Unveränderlichkeit der archivierten Daten
Kann ein Unternehmen diesen Zugriff nicht bereitstellen, gilt das als formeller Mangel. Welche Folgen daraus entstehen, entscheidet die Finanzverwaltung im Einzelfall – bis hin zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage.
Mit einer geeigneten Archivierungslösung ist das keine Vorbereitung, die vor einer Prüfung geleistet werden muss. Sie ist dann bereits erledigt – seit dem Tag der Einrichtung.
Wie Archivierungslücken entstehen – und was ein Archiv im Alltag verändert
Archivierung scheitert in KMU selten am Willen. Sie entsteht als Lücke aus einem ganz normalen Muster: Das Unternehmen wächst, die Struktur wächst nicht mit.
Das typische Muster in drei Phasen
Am Anfang genügt das vorhandene System
Das Unternehmen ist überschaubar. E-Mails liegen lokal oder in Microsoft 365, alles ist zugänglich. Archivierung ist kein Thema, weil sie im Alltag nicht gebraucht wird.
Die Aufbewahrungspflicht besteht trotzdem – sie wurde nur noch nicht eingefordert.
Mit dem Wachstum wird es unübersichtlich
Mitarbeitende kommen und gehen, Postfächer werden gelöscht, E-Mail-Systeme gewechselt – von Exchange zu Microsoft 365, von einem Anbieter zum nächsten.
Dabei bleiben E-Mails zurück. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand daran denkt, dass diese Nachrichten noch zehn Jahre verfügbar sein müssen.
Irgendwann wird danach gefragt
Der Steuerberater braucht die Korrespondenz zu einem Vorgang aus einem Geschäftsjahr vor drei Jahren. Zuständig war ein Mitarbeitender, dessen Postfach beim Austritt gelöscht wurde.
Dann beginnt eine Suche, die oft ergebnislos bleibt. Das ist kein Versäumnis Einzelner – es ist das Ergebnis einer Struktur, die nie bewusst aufgebaut wurde.
Die fünf häufigsten Lücken
- Microsoft 365 als Archiv betrachtenMicrosoft 365 speichert E-Mails, aber nicht revisionssicher. Gelöschte Nachrichten sind weg, Änderungen hinterlassen keine Spur.
- Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender löschenDie enthaltenen E-Mails unterliegen weiterhin der Aufbewahrungspflicht und müssen verfügbar bleiben.
- E-Mail-System wechseln ohne MigrationBeim Wechsel bleiben alte E-Mails oft zurück – aufbewahrungspflichtig sind sie trotzdem.
- Archivierung den Mitarbeitenden überlassenWer selbst entscheidet, was aufbewahrt wird, kann Vollständigkeit nicht gewährleisten. Gefordert ist automatische, lückenlose Archivierung.
- Lokale PST-Dateien als Archiv nutzenPST-Dateien lassen sich verändern, löschen und beschädigen – ohne dass das protokolliert wird.
Was sich mit einem zentralen Archiv im Alltag ändert
Die rechtliche Seite ist das eine. Im Tagesgeschäft zeigt sich der Unterschied an anderer Stelle:
Korrespondenz aus vergangenen Jahren – für Reklamationen, Gewährleistungsfälle oder Vertragsfragen – ist über Absender, Betreff oder Volltext in Sekunden auffindbar.
Auch dann, wenn das ursprüngliche Postfach längst nicht mehr existiert.
E-Mails werden automatisch ins Archiv ausgelagert, ohne verloren zu gehen. Das entlastet die Postfächer um bis zu 70 Prozent.
Das E-Mail-System bleibt schnell, die IT wird entlastet.
Wenn Mitarbeitende gehen, bleibt ihre Korrespondenz verfügbar – vollständig und ohne dass ein Postfach dauerhaft weiterlaufen muss.
Das spart Lizenzkosten und erhält gleichzeitig den Zugriff auf frühere Vorgänge.
E-Mail-Archivierung in der Praxis – meine Einordnung
In diesem kurzen Video erkläre ich, warum E-Mail-Archivierung in der Praxis so oft unterschätzt wird – und was das für KMU konkret bedeutet.
Nicht als Gesetzestext, sondern als Einordnung aus 25 Jahren Praxis mit kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Was ich beschreibe, ist kein Einzelfall. Es ist das Muster, das sich in den meisten KMU wiederholt – unabhängig von Branche, Größe oder eingesetzter Lösung.
Die Frage ist deshalb nicht, ob Ihr Unternehmen archivieren muss. Sondern ob Ihre heutige Lösung die Anforderungen bereits erfüllt – und was fehlt, wenn nicht.
el mailarchive – warum das meine Empfehlung ist
Ich habe verschiedene E-Mail-Archivierungslösungen für den Einsatz im Mittelstand geprüft – nach denselben Kriterien, die ich an alle digitalen Lösungen anlege: rechtssicher, alltagstauglich, wirtschaftlich sinnvoll.
el mailarchive erfüllt alle drei, in einer Kombination, die ich bei anderen Lösungen in dieser Form nicht gefunden habe. Das ist der Grund für meine Empfehlung – nach 25 Jahren Praxis mit KMU in Deutschland.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung für KMU – betrieben von einem europäischen Anbieter, in deutschen Rechenzentren.
- Vollautomatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
- Basiert auf MailStore, einer der verbreitetsten Archivierungsplattformen in Deutschland
- Vollständige Unveränderlichkeit und Manipulationssicherheit
- Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen nach GoBD und DSGVO
- Nachvollziehbare Protokollierung aller Archivierungsvorgänge
- Regelmäßig unabhängig auf GoBD- und DSGVO-Konformität geprüft
- ISO-zertifiziertes Rechenzentrum in Hamburg
- Betrieben von Elovade – europäisches Unternehmen, kein CLOUD Act
Was das im Alltag bedeutet
Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch archiviert – inklusive Anhängen, im Originalformat, manipulationssicher.
Niemand muss daran denken, niemand muss etwas auswählen.
Microsoft 365, Exchange, IMAP oder POP3 – el mailarchive arbeitet mit dem System, das Sie heute einsetzen.
Kein Systemwechsel, keine aufwendige Migration.
Mitarbeitende holen archivierte oder versehentlich gelöschte E-Mails selbst zurück – direkt über den el-mailarchive-Client.
Kein Ticket, kein Warten auf die IT.
Suche über Datum, Absender, Empfänger, Betreff oder Volltext – einschließlich der Inhalte von Anhängen.
Auch bei zehn Jahren Archivvolumen.
Eine gute Archivierungslösung erkennt man daran, dass die Mitarbeitenden kaum etwas von ihr merken. Genau das ist hier der Fall.
Wer die Lösung betreibt – und warum das entscheidend ist
Beim Thema Cloud stellt sich eine Frage, die viele Anbieter nicht klar beantworten: Wer betreibt die Lösung tatsächlich, und welchem Recht unterliegt dieses Unternehmen?
Bei el mailarchive lohnt sich der genaue Blick, weil zwei Ebenen zu unterscheiden sind.
Erste Ebene
el mailarchive basiert auf MailStore – einer der verbreitetsten Archivierungsplattformen in Deutschland, ursprünglich in Viersen entwickelt.
MailStore gehört heute zur OpenText-Gruppe, einem kanadischen Konzern mit US-Präsenz.
Zweite Ebene
Betrieben wird el mailarchive ausschließlich von Elovade, einem europäischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
Elovade betreibt die Lösung eigenständig, im eigenen Rechenzentrum in Hamburg – nicht als Wiederverkäufer eines fremden Dienstes.
Warum die Unterscheidung zählt
Für die Anwendbarkeit des US-amerikanischen CLOUD Act kommt es darauf an, welches Unternehmen die Daten tatsächlich verarbeitet und speichert – nicht darauf, wer die zugrunde liegende Software ursprünglich entwickelt hat.
Bei el mailarchive ist das Elovade. Als europäisches Unternehmen ohne US-Konzernanbindung unterliegt Elovade nicht dem CLOUD Act.
Warum die Unterscheidung zählt
Für die Anwendbarkeit des US-amerikanischen CLOUD Act kommt es darauf an, welches Unternehmen die Daten tatsächlich verarbeitet und speichert – nicht darauf, wer die zugrunde liegende Software ursprünglich entwickelt hat.
Bei el mailarchive ist das Elovade. Als europäisches Unternehmen ohne US-Konzernanbindung unterliegt Elovade nicht dem CLOUD Act.
Die archivierten Daten liegen ausschließlich in deutschen Rechenzentren und werden unter europäischem Recht verarbeitet.
Das ist der Grund, warum ich diese Lösung auch bei sensiblen Daten empfehlen kann – ohne Einschränkung und ohne Erklärungsbedarf gegenüber Ihren Kunden oder Prüfern.
Was el mailarchive kostet
Revisionssichere Archivierung ist keine Frage großer Budgets. Die Kosten sind überschaubar und richten sich nach der Zahl der Postfächer.
Benutzerarchiv
4,50 € netto pro Monat, inklusive 25 GB SpeicherZusatzspeicher bei Bedarf
2,75 € netto pro Monat je weitere 25 GBAb einem Postfach · keine Mindestlaufzeit · monatlich abrechenbar · 30 Tage testbar
Beispielrechnung
15 Benutzerarchive mit dem inkludierten Speicher
67,50 € netto pro Monat
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher USt. Stand Juli 2026, Änderungen vorbehalten.
Was in diesem Preis steckt
Keine Mindestabnahme, kein Paket, das erst ab zehn Nutzern sinnvoll wird. Auch ein Betrieb mit drei Mitarbeitenden kann rechtskonform archivieren.
Für die meisten KMU deckt das den Bedarf mehrerer Jahre ab. Wird mehr gebraucht, lässt sich Speicher jederzeit in 25-GB-Schritten ergänzen – ohne Vertragsänderung.
Monatlich abrechenbar, jederzeit anpassbar. Wächst Ihr Team, wachsen die Archive mit – schrumpft es, sinken die Kosten.
Kein eigener Server, keine Wartung, keine Backup-Verantwortung. Der Betrieb liegt vollständig beim Rechenzentrum.
Ihre tatsächlichen Kosten hängen von der Zahl der Benutzerarchive ab. Das rechnen wir im ersten Gespräch schnell durch – transparent und ohne Verpflichtung.
Beratung heißt für mich: erst prüfen, dann empfehlen
Gute Beratung beginnt für mich nicht mit einer Lösung, sondern mit der Frage, ob eine Veränderung überhaupt sinnvoll ist.
Mein Name ist Jörg Brauner. Seit 1998 berate ich kleine und mittlere Unternehmen in Fragen der Unternehmenskommunikation – nach meiner Ausbildung bei der Deutschen Telekom und mit über 25 Jahren Erfahrung in diesem Bereich.
Eines habe ich in dieser Zeit immer wieder erlebt: Die beste Lösung ist nicht die mit den meisten Funktionen. Es ist die, die im Alltag trägt.
Bei der Archivierung zeigt sich das an einer einfachen Probe: Können Sie eine E-Mail von vor sechs Jahren finden, wenn Sie sie brauchen? In vielen Betrieben lautet die ehrliche Antwort: vermutlich nicht. Das ist kein Vorwurf – es fällt nur selten auf, weil es selten gebraucht wird. Bis es gebraucht wird.
Ich bin an keinen Hersteller gebunden. Einige Lösungen empfehle ich häufiger, weil sie sich in der Praxis bewährt haben. Aber wenn Ihre heutige Archivierung die gesetzlichen Anforderungen bereits erfüllt, sage ich Ihnen das – auch wenn Beratung und Umsetzung mein Geschäft sind.
Seit 1998selbstständig als unabhängiger Berater
Über 25 JahreErfahrung in der Unternehmenskommunikation
Deutsche TelekomAusbildung im Telekommunikationsbereich
Herstellerunabhängigan keinen Anbieter gebunden
Eine ehrliche Einordnung ist mehr wert als ein Wechsel, den Sie nicht brauchen.
So gehen wir vor – in vier Schritten
Ein Archiv einzurichten klingt nach Projekt. In der Praxis ist es überschaubar, weil el mailarchive als Cloud-Lösung ohne eigenen Server auskommt.
Mein Ansatz ist derselbe wie bei allen Entscheidungen, die ich mit KMU begleite: erst einordnen, dann testen, dann umsetzen.
Erstes Gespräch: 15 Minuten, per Telefon oder Video
Wir schauen gemeinsam, wie Ihre E-Mail-Ablage heute aufgestellt ist: welches System im Einsatz ist, wie viele Postfächer bestehen und was bisher archiviert wird.
Kein Vor-Ort-Termin. Keine Vorbereitung. Keine Verpflichtung.
Einordnung und Empfehlung
Sie erhalten eine klare Einschätzung: Erfüllt Ihre heutige Lösung die Anforderungen? Wo bestehen Lücken? Und was wäre der sinnvolle nächste Schritt?
Wenn Ihre Archivierung bereits passt, sage ich Ihnen das – mit Begründung.
30 Tage mit echten Daten testen
Bevor Sie sich festlegen, richten wir el mailarchive für Sie ein und Sie testen 30 Tage im laufenden Betrieb – mit Ihren echten E-Mails, in Ihrer Umgebung. Ich begleite die Testphase persönlich.
Kein Verkaufsdruck. Keine Verpflichtung danach.
Einrichtung und dauerhafte Betreuung
Passt es, geht die Testumgebung in den regulären Betrieb über. Bestehende Postfächer werden nachträglich ins Archiv übernommen, Aufbewahrungs- und Löschfristen einmal richtig gesetzt.
Danach läuft die Archivierung im Hintergrund – und ich bleibe Ihr persönlicher Ansprechpartner.
Für wen sich el mailarchive eignet – und für wen nicht
Besonders geeignet für
- KMU jeder Größe – die Lösung beginnt bei einem einzigen Postfach
- Unternehmen, die Microsoft 365, Exchange, IMAP oder POP3 einsetzen
- Unternehmen, die ihre Aufbewahrungspflichten sauber und dauerhaft erfüllen möchten
- Unternehmen, die häufig auf ältere Korrespondenz zugreifen – bei Reklamationen, Gewährleistung oder Vertragsfragen
- Unternehmen, die Wert darauf legen, dass ihre Daten in Deutschland verarbeitet werden
Weniger geeignet für
- Unternehmen, die bereits eine geprüfte, revisionssichere Archivierung im Einsatz haben
- Unternehmen mit sehr speziellen Compliance-Anforderungen, die über GoBD und DSGVO hinausgehen
- Unternehmen mit eigener IT-Abteilung, die Archivierung bewusst selbst betreiben möchte
Für die meisten KMU ist die Ausgangslage einfacher, als sie zunächst wirkt: Es geht nicht um ein IT-Projekt, sondern um eine Struktur, die einmal richtig gesetzt wird und danach im Hintergrund läuft.
FAQ – Ihre Fragen zur E-Mail-Archivierung
für KMU, ehrlich beantwortet
Was ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung speichert alle geschäftlichen E-Mails automatisch, vollständig und unveränderbar – so, dass sie auch nach zehn Jahren im Originalzustand abrufbar sind.
Fünf Anforderungen müssen dabei gleichzeitig erfüllt sein: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit einschließlich Anhängen, Speicherung im Originalformat, maschinelle Auswertbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit.
Der Unterschied zum reinen Speichern liegt in der Nachweisbarkeit: Ein Archiv protokolliert jeden Vorgang. Ein Postfach nicht.
Sind wir als kleines Unternehmen wirklich zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
Ja – die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Betroffen ist jedes Unternehmen, das steuerlich relevante E-Mails sendet oder empfängt. Rechtsgrundlagen sind GoBD, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Eine Ausnahmeregelung für KMU gibt es nicht.
In der Praxis fällt das oft erst auf, wenn danach gefragt wird. Die Pflicht besteht aber unabhängig davon, ob sie bereits eingefordert wurde.
Reicht es nicht, E-Mails in Microsoft 365 oder Google Workspace zu speichern?
Beide Dienste speichern E-Mails zuverlässig – aber sie archivieren sie ohne Ergänzung nicht revisionssicher im Sinne der GoBD.
Der Unterschied: In einem Postfach können E-Mails verändert, verschoben oder gelöscht werden, ohne dass das protokolliert wird. Die GoBD verlangen Unveränderlichkeit, vollständige Protokollierung und maschinelle Auswertbarkeit.
Microsoft 365 bietet mit „In-Place Archiving" und Google Workspace mit „Vault" eigene Archivfunktionen an. Ob diese im Einzelfall ausreichen, hängt von Konfiguration und Lizenzumfang ab – in der Praxis erfüllen sie die deutschen Anforderungen meist nicht vollständig.
Eine ergänzende Archivierungslösung ist deshalb auch dann sinnvoll, wenn Sie bereits Microsoft 365 oder Google Workspace einsetzen.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Zehn Jahre für steuerlich relevante E-Mails – Angebote, Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen. Sechs Jahre für allgemeine Geschäftskorrespondenz.
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum der E-Mail, sondern mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie relevant war. Die tatsächliche Aufbewahrungszeit kann dadurch bis zu elf Jahre betragen.
Was passiert mit den E-Mails, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt?
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Austritt. Sie gilt weiter, für die gesamte Frist.
Das bedeutet: Postfächer ausscheidender Mitarbeitender können nicht ohne Weiteres gelöscht werden, solange die Pflicht besteht.
Mit einem Archiv löst sich das praktisch: Die E-Mails liegen dort unabhängig vom Postfach. Das Postfach kann geschlossen werden – die Korrespondenz bleibt im Unternehmen, und eine Lizenz weniger läuft weiter.
Was verlangt eine Betriebsprüfung konkret?
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung auf alle steuerlich relevanten E-Mails der vergangenen zehn Jahre zugreifen – maschinell und vollständig.
Dazu gehören auch die Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender und die nachweisbare Unveränderlichkeit der Daten.
Kann ein Unternehmen diesen Zugriff nicht bereitstellen, gilt das als formeller Mangel. Welche Folgen daraus entstehen, entscheidet die Finanzverwaltung im Einzelfall – bis hin zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage.
Mit einem laufenden Archiv stellt sich diese Frage nicht: Der Zugriff ist vorbereitet, seit dem Tag der Einrichtung.
Was passiert mit E-Mails aus der Vergangenheit?
el mailarchive archiviert nicht nur ab dem Einrichtungsdatum. Bestehende E-Mails lassen sich nachträglich aus Ihrem System importieren.
Vorhandene Postfächer werden dabei rückwirkend vollständig archiviert. Auch E-Mails ausgeschiedener Mitarbeitender können übernommen werden, soweit sie im System noch vorhanden sind.
Der Import läuft im Hintergrund, ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Ich begleite ihn persönlich – von der Planung bis zur vollständigen Übernahme.
Wie viel Speicherplatz brauchen wir?
25 GB pro Benutzerarchiv sind für die meisten KMU ein solider Ausgangspunkt und decken den Bedarf mehrerer Jahre ab.
el mailarchive optimiert den Speicherbedarf durch automatische Deduplizierung: Identische Anhänge werden nur einmal gespeichert, auch wenn sie an mehrere Empfänger gingen.
Reicht der inkludierte Speicher nicht, lässt er sich jederzeit in 25-GB-Schritten für 2,75 € netto pro Monat ergänzen – ohne Vertragsänderung.
Was kostet el mailarchive – und gibt es versteckte Kosten?
4,50 € netto pro Benutzerarchiv und Monat, inklusive 25 GB Speicher, GoBD- und DSGVO-konformer Archivierung und Betrieb in deutschen Rechenzentren.
Zusätzlicher Speicher kostet 2,75 € netto je weitere 25 GB und Monat.
Es gibt keine Anschaffungskosten, keine Setupgebühren, keine Mindestlaufzeit und keine Mindestabnahme. Abgerechnet wird monatlich nach tatsächlicher Nutzung.
Wie verdienen Sie an Ihrer Empfehlung?
Ich biete el mailarchive als Partner von Elovade an, dem deutschen Betreiber der Lösung. Ich kaufe zu einem Einkaufspreis ein und kalkuliere meinen Preis selbst – eine erfolgsabhängige Herstellervergütung gibt es nicht.
Was daraus nicht folgt: dass ich empfehle, was mir mehr einbringt. Wenn Ihre heutige Archivierung die Anforderungen bereits erfüllt, sage ich Ihnen das – auch wenn dann kein Auftrag entsteht.
Mein Ruf hängt daran, dass Sie die richtige Entscheidung treffen, nicht daran, dass Sie eine bestimmte Software kaufen.
Warum sollte ich das mit Brauner Telecom angehen und nicht direkt mit Elovade?
Elovade liefert die Plattform. Ich liefere die Einordnung.
Erfüllt Ihre heutige Archivierung die Anforderungen? Welche Postfächer sind betroffen? Was passiert mit den E-Mails bereits ausgeschiedener Mitarbeitender? Und wie läuft die Einrichtung ohne Unterbrechung des Betriebs?
Ich begleite KMU seit 1998 bei Entscheidungen dieser Art und kenne die typischen Stolperstellen. Das ist der Unterschied zwischen einem Produktkauf und einer Entscheidung, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Der nächste Schritt – Ihre Archivierung einordnen lassen
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich schon ein Gefühl dafür, wo Ihr Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung steht.
Der nächste Schritt ist kein Projekt. Es ist ein Gespräch – 15 Minuten, per Telefon oder Video.
Kein Vor-Ort-Termin. Keine aufwendige Vorbereitung. Keine Verpflichtung.
Passt el mailarchive zu Ihrer Situation, testen Sie 30 Tage mit echten Daten. Passt es nicht, wissen Sie das nach 15 Minuten – ohne Kosten.
Was Sie aus dem Gespräch mitnehmen
- Eine klare Einordnung Ihrer heutigen Archivierung – erfüllt sie die Anforderungen oder nicht
- Eine Einschätzung, wo Lücken bestehen: fehlende Postfächer, ausgeschiedene Mitarbeitende, Systemwechsel ohne Übernahme
- Eine konkrete Empfehlung, ob und wie el mailarchive für Sie sinnvoll wäre
- Klarheit über Postfachanzahl, Speicherbedarf und realistische Kosten
Kein Angebot, das Sie unter Druck setzt. Keine Lösung von der Stange. Nur Klarheit, damit Sie fundiert entscheiden können.
Jede Anfrage beantworte ich persönlich – ohne automatische Antworten, ohne Callcenter.