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Microsoft 365 Alternative: arbeiten wie gewohnt, nur unabhängiger.
Europäische Lösungen für Office, E-Mail und Dateien – gängige Office-Formate bleiben nutzbar, betrieben in deutschen oder europäischen Rechenzentren.
Es gibt heute europäische Lösungen, die sich im Arbeitsalltag vertraut anfühlen. Dokumente bearbeiten. E-Mails organisieren. Dateien gemeinsam nutzen.
Der Unterschied liegt weniger in der täglichen Bedienung als in der Einordnung dahinter: Wo liegen Ihre Daten? Wie sind Zugriffe geregelt? Welche Abhängigkeiten entstehen? Mit einer europäischen Lösung lassen sich diese Fragen wieder klar beantworten.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob ein Wechsel grundsätzlich möglich ist. Sondern ob er für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Genau das prüfe ich mit Ihnen – sachlich, ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
Was eine gute Alternative können muss – und was nicht.
Die meisten Geschäftsführer, mit denen ich spreche, haben kein Problem mit Microsoft an sich. Sie haben eher ein Unbehagen mit der Abhängigkeit dahinter – und die berechtigte Sorge, dass ein Wechsel den laufenden Betrieb stört.
Deshalb ist eine Alternative für mich nur dann empfehlenswert, wenn sie drei Bedingungen erfüllt:
Verlässliche Kompatibilität im Arbeitsalltag
Dateien im .docx-, .xlsx- und .pptx-Format sollten sich zuverlässig öffnen, bearbeiten und weitergeben lassen – sodass typische Büroabläufe möglichst reibungslos weiterlaufen.
Eine Garantie für jede komplexe Sonderformatierung, jedes Makro oder jede Spezialanwendung kann niemand seriös geben.
Entscheidend ist deshalb nicht das Prospektversprechen, sondern ob eine Lösung Ihre tatsächlichen Vorlagen und Abläufe trägt.
Europäische Datensouveränität – rechtlich und technisch
Eine Alternative sollte nicht nur europäisch klingen, sondern rechtlich und technisch nachvollziehbar sein. Sinnvolle Kriterien sind:
- Rechenzentrumsstandort in Deutschland oder der EU
- Betrieb unter europäischem Recht
- transparente Anbieterstruktur
- keine US-amerikanische Muttergesellschaft, wenn genau diese Abhängigkeit vermieden werden soll
So lassen sich mögliche Zugriffspflichten nach außereuropäischem Recht, etwa nach dem CLOUD Act, deutlich besser einordnen.
Das sind prüfbare Kriterien – keine Schlagworte.
Einführung, die den Betrieb nicht ausbremst
Vertraute Oberflächen, schrittweise Umstellung, persönliche Begleitung. Eine gute Lösung ist darauf ausgelegt, den laufenden Betrieb möglichst wenig zu stören – statt das Unternehmen wochenlang zu beschäftigen.
Ihr Team arbeitet weiter, während die Umstellung sauber vorbereitet wird.
Diese drei Bedingungen klingen selbstverständlich. In der Praxis erfüllen nicht alle Lösungen sie gleichermaßen. Genau deshalb geht es nicht um eine pauschale Empfehlung, sondern um eine sachliche Prüfung: Welche Lösung passt zu Ihren Daten, Ihren Abläufen und Ihrem Unternehmen?
Mein Maßstab ist nicht, was am einfachsten zu verkaufen ist. Sondern was ich einem Unternehmen in Ihrer Situation guten Gewissens empfehlen würde.
Die Lösungen, die ich für KMU empfehle – und warum
Für viele KMU hat sich aus meiner Erfahrung ein Ansatz herausgebildet, der die drei Bedingungen zusammenbringt: verlässliche Kompatibilität, europäische Datensouveränität und eine Einführung, die den Betrieb nicht ausbremst.
Es ist kein einzelnes Produkt, sondern ein modulares Arbeitsumfeld, das sich an Ihr Unternehmen anpasst – nicht umgekehrt. Sie kombinieren nur die Bausteine, die für Sie sinnvoll sind.
Office-Anwendungen
Für Dokumente, Tabellen und Präsentationen ist SoftMaker Office NX nach meiner Einschätzung eine der überzeugendsten Microsoft-kompatiblen Lösungen für KMU. Was das im Alltag bedeutet:
- Dateien im .docx-, .xlsx- und .pptx-Format lassen sich zuverlässig öffnen, bearbeiten und weitergeben
- Layouts und Formatierungen bleiben im normalen Geschäftsalltag stabil – im Austausch mit Kunden und Partnern fällt die Umstellung in der Regel kaum auf
- Die Oberfläche ist vertraut, die Umgewöhnung bleibt gering
Ehrliche EinordnungEine Garantie für jede komplexe Sonderformatierung, jedes Makro oder jede Spezialanwendung kann niemand seriös geben. Entscheidend ist, ob die Lösung zu Ihren tatsächlichen Arbeitsweisen passt.
E-Mail, Kalender, Aufgaben
Viele Unternehmen empfinden ihre E-Mail-Umgebung als überladen. Outlook ist funktionsreich, aber nicht immer übersichtlich. Der eM Client setzt stärker auf Übersicht im Arbeitsalltag:
- E-Mails, Kalender, Aufgaben und Notizen in einer klaren Oberfläche
- Weniger Kontextwechsel, mehr Übersicht
- Optionale Verschlüsselung per PGP oder S/MIME, wenn sie fachlich sinnvoll ist
Für Führungskräfte, die keine Zeit für komplexe Toollandschaften haben, ist das ein spürbarer Unterschied im Alltag.
Dateiablage und Zusammenarbeit
Beim Thema Dateien entsteht heute oft die größte Unsicherheit – aus gutem Grund. LeitzCloud ist eine europäische Cloud-Lösung, betrieben unter deutschem und europäischem Recht.
- Datenhaltung in deutschen oder europäischen Rechenzentren
- Betrieb unter deutschem und europäischem Rechtsrahmen
- Klare Zugriffs- und Protokollierungsfunktionen
- Sicheres Teilen per Link – mit Passwort, Ablaufdatum und Rechtevergabe
Für Unternehmen, die mit sensiblen Kunden- oder Projektdaten arbeiten, kann genau das den Ausschlag geben: Die Dateiablage bleibt alltagstauglich, aber die Rahmenbedingungen werden klarer.
Kommunikation
Für Unternehmen, die auch im Bereich Kommunikation und Zusammenarbeit eine europäische Lösung suchen, gibt es integrierte Möglichkeiten. Je nach Ausgangslage lassen sich damit auch bestehende Lösungen wie Microsoft Exchange oder Microsoft Teams schrittweise ersetzen.
- E-Mail und Groupware
- TeamChat – direkt in den eM Client integriert
- Videokonferenzen
Kein PflichtbausteinOptional, kein Muss. Nur wenn es für Ihr Unternehmen heute sinnvoll ist.
Ich empfehle keinen dieser Bausteine pauschal. Ich empfehle das, was nach einer Einordnung Ihrer konkreten Situation sinnvoll ist – und nichts darüber hinaus.
Datensouveränität – und was sie Ihrem Unternehmen bringt
Microsoft 365 hat echte Stärken. Es ist ausgereift, weit verbreitet, und für viele Unternehmen funktioniert es gut. Darum geht es hier nicht.
Es geht um eine Frage, die vor wenigen Jahren noch zweitrangig war: Wie viel Kontrolle haben Sie tatsächlich über etwas, das Ihr Unternehmen jeden Tag braucht?
Definition
Datensouveränität bedeutet, dass ein Unternehmen nachvollziehbar bestimmen kann, wo seine Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und von welchen Entscheidungen es dabei abhängig ist. Sie ist damit keine technische Eigenschaft, sondern eine Frage der Nachvollziehbarkeit.
Sie wissen, wo Ihre Daten liegen, wer die Umgebung betreibt und nach welchem Rechtsrahmen gearbeitet wird.
Sie müssen dann nicht hoffen, dass alles passt. Sie können es erklären.
Preismodelle, Lizenzbedingungen und Funktionsänderungen werden von Anbietern gesetzt, nicht von Ihnen.
Wer Alternativen kennt, kann solche Änderungen einordnen – und gewinnt Spielraum, statt sie hinnehmen zu müssen.
Geschäftspartner, öffentliche Auftraggeber und anspruchsvolle Kunden fragen genauer nach, wie mit ihren Daten gearbeitet wird.
Wer hier eine klare Antwort hat, zeigt Sorgfalt – und das kann den Ausschlag geben.
Standort und Rechtslage sind zwei verschiedene Fragen
Viele Unternehmen gehen von einer naheliegenden Annahme aus: Liegen die Daten in einem deutschen oder europäischen Rechenzentrum, ist die Sache geklärt. Ganz so einfach ist es nicht.
Entscheidend ist nicht nur, wo die Daten gespeichert werden, sondern auch, welchem Recht der Anbieter unterliegt und wer im Ernstfall Zugriffsmöglichkeiten hat. Es geht dabei nicht darum, wie wahrscheinlich ein Zugriff ist, sondern ob er rechtlich möglich wäre.
Steht ein Anbieter unter US-Recht, kann der CLOUD Act eine Rolle spielen – auch dann, wenn Daten in Europa gespeichert werden. Genau deshalb lohnt sich der Blick auf Anbieterstruktur, Rechtsrahmen und tatsächliche Datenhaltung.
Datensouveränität beginnt nicht mit einer großen Umstellung
Nicht alles muss sofort verändert werden. Aber wenn Abhängigkeiten sichtbar werden, lohnt sich der Blick darauf, welche davon für Ihr Unternehmen wirklich kritisch sind – und welche sich mit vertretbarem Aufwand reduzieren lassen.
Was kann bleiben? Wo ist eine europäische Alternative sinnvoll? Und wie lässt sich ein Wechsel so vorbereiten, dass der Betrieb weiterläuft?
Am Ende geht es nicht darum, alles anders zu machen. Es geht darum, wieder erklären zu können, wem Sie Ihre Daten anvertrauen – und warum diese Entscheidung zu Ihrem Unternehmen passt.
Beratung heißt für mich: erst prüfen, dann empfehlen
Gute Beratung beginnt für mich nicht mit einer Lösung, sondern mit der Frage, ob eine Veränderung überhaupt sinnvoll ist.
Mein Name ist Jörg Brauner. Seit 1998 berate ich kleine und mittlere Unternehmen in Fragen der Unternehmenskommunikation – nach meiner Ausbildung bei der Deutschen Telekom und mit über 25 Jahren Erfahrung in diesem Bereich.
Eines habe ich in dieser Zeit immer wieder erlebt: Die beste Lösung ist nicht die mit den meisten Funktionen. Es ist die, die im Alltag trägt.
Beim Thema Office entscheidet sich das an einer einzigen Frage: Funktionieren Ihre Vorlagen? Nicht irgendwelche Beispieldateien, sondern die Angebotsvorlage, die seit Jahren im Einsatz ist, und die Kalkulationstabelle, die inzwischen niemand mehr gern anfasst. Genau die sehen wir uns an, bevor über einen Wechsel gesprochen wird.
Ich bin an keinen Hersteller gebunden. Einige Lösungen empfehle ich häufiger, weil sie sich in der Praxis bewährt haben. Aber wenn Microsoft 365 für Ihr Unternehmen wirtschaftlich, rechtlich und organisatorisch sauber passt, sage ich Ihnen das – auch wenn Beratung und Umsetzung mein Geschäft sind.
Seit 1998selbstständig als unabhängiger Berater
Über 25 JahreErfahrung in der Unternehmenskommunikation
Deutsche TelekomAusbildung im Telekommunikationsbereich
Herstellerunabhängigan keinen Anbieter gebunden
Eine ehrliche Einordnung ist mehr wert als ein Wechsel, den Sie nicht brauchen.
FAQ – Häufige Fragen
von Geschäftsführern zur Microsoft-Alternative
Was passiert mit unseren bestehenden Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien?
Bestehende Dateien bleiben erhalten und lassen sich in vielen Alltagsszenarien weiter nutzen. Besonders wichtige Vorlagen, Makros und Sonderformatierungen sollten vor dem Wechsel gezielt geprüft werden.
SoftMaker Office NX kann gängige .docx-, .xlsx- und .pptx-Dateien öffnen, bearbeiten und speichern – sodass die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern im vertrauten Dateiformat weiterlaufen kann.
Eine vollständige Garantie für jedes komplexe Makro oder jede Sonderformatierung kann niemand geben.
Nach meiner Erfahrung gehört SoftMaker zu den überzeugendsten Lösungen, wenn KMU Microsoft-Dateien im Arbeitsalltag weiterbearbeiten möchten.
Was ist eine Alternative zu Microsoft 365?
Eine Alternative zu Microsoft 365 ersetzt einzelne oder mehrere Bausteine der Microsoft-Umgebung durch eigenständige Lösungen: Office-Anwendungen für Dokumente, Tabellen und Präsentationen, einen E-Mail- und Kalender-Client, eine Dateiablage sowie optional Chat und Videokonferenzen.
Europäische Alternativen werden in deutschen oder europäischen Rechenzentren betrieben und unterliegen europäischem Recht. Die gängigen Microsoft-Dateiformate bleiben dabei nutzbar.
Der wesentliche Unterschied liegt nicht in der täglichen Bedienung, sondern in der Struktur dahinter: Statt einer Plattform aus einer Hand kombinieren Sie einzelne Bausteine – und behalten damit die Entscheidung, welcher Teil wann ausgetauscht wird.
Lohnt sich ein Wechsel wirtschaftlich – oder wird es am Ende teurer?
Das hängt von Ihrer Ausgangslage ab – und lässt sich seriös nur beantworten, wenn man die Gesamtkosten betrachtet, nicht nur den Lizenzpreis. Dazu gehören Lizenzen, Betrieb, Migration, Einarbeitung und der laufende Aufwand.
Häufig liegen die Lizenzkosten europäischer Lösungen unter denen vergleichbarer Microsoft-365-Pakete. Ob daraus am Ende auch eine echte Ersparnis wird, zeigt erst die konkrete Rechnung für Ihr Unternehmen.
Genau das schauen wir uns in der Ersteinschätzung gemeinsam an – damit Ihre Entscheidung auf Zahlen basiert, nicht auf einer Annahme.
Müssen unsere Mitarbeitenden neu geschult werden?
In der Regel nein. Die Oberflächen sind vertraut, die Abläufe weitgehend identisch. Die meisten Mitarbeitenden arbeiten ab dem ersten Tag produktiv weiter.
Wenn gewünscht, begleite ich den Umstieg kurz und pragmatisch – ohne aufwendige Schulungsprojekte.
Was genau bedeutet der US CLOUD Act für unser Unternehmen?
Der CLOUD Act ist ein US-Gesetz. Es kann Anbieter, die US-Recht unterliegen, unter bestimmten Voraussetzungen zur Herausgabe von Daten verpflichten – auch dann, wenn diese Daten in Rechenzentren in Europa liegen.
Entscheidend ist dabei weniger, wie wahrscheinlich ein solcher Zugriff im Einzelfall ist, sondern ob er rechtlich grundsätzlich möglich wäre. Genau hier trennen sich Speicherort und Rechtslage: Der physische Standort der Daten allein gibt noch keine vollständige Auskunft.
Für die Bewertung kommt es deshalb auf die Anbieterstruktur an – unterliegt der Anbieter europäischem oder außereuropäischem Recht. Mit einem europäischen Anbieter, der unter europäischem Recht arbeitet, lässt sich diese Frage einfacher und nachvollziehbarer beantworten.
Können wir Microsoft 365 schrittweise ablösen?
Ja – und genau so empfehle ich es.
Viele Unternehmen starten mit einem Bereich, zum Beispiel den Office-Anwendungen oder der Dateiablage, und erweitern die Lösung schrittweise. Kein Alles-oder-nichts.
Der Wechsel wird schrittweise geplant, getestet und so umgesetzt, dass der laufende Betrieb bestmöglich geschützt bleibt.
Was ist mit Microsoft Teams und Exchange?
Beide können optional ersetzt werden – durch eine integrierte Kommunikationslösung mit E-Mail, Kalender, TeamChat und Videokonferenzen.
Der TeamChat ist direkt in den eM Client integriert – E-Mail, Kalender und Chat in einer Oberfläche, ohne Tool-Wildwuchs.
Wie eine solche Ablösung im Detail aussieht, ordne ich auf der Seite zur Microsoft Exchange Alternative ein. Optional – nur wenn es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Wie aufwendig ist die Umstellung wirklich?
Der Aufwand ist überschaubar und planbar, weil ich den gesamten Prozess begleite.
Das erste Gespräch dauert 15 Minuten. Die Analyse erfolgt im Hintergrund.
Die Umstellung wird so geplant, dass der laufende Betrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.
Ziel ist ein ruhiger Wechsel: so wenig Reibung wie möglich, klare Kommunikation dort, wo sie nötig ist, und keine unnötige Belastung für Ihr Team.
Für welche Unternehmen ist diese Lösung nicht geeignet?
Weniger geeignet ist sie für Unternehmen, die:
- bewusst vollständig auf das Microsoft-Ökosystem setzen wollen
- sehr spezifische Makro- oder Sonderlösungen nutzen, die zwingend Microsoft erfordern
- intern bereits Ressourcen haben, die Microsoft-Umgebungen professionell betreuen
Auch das sage ich offen – denn nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen.
Warum sollte ich das mit Brauner Telecom angehen und nicht direkt mit einem Softwareanbieter?
Softwareanbieter kennen ihr Produkt. Ich ordne unabhängig ein, welche Lösung zu Ihrer Situation passt – auch dann, wenn die beste Empfehlung kein vollständiger Wechsel ist.
Ich bin an keine einzelne Herstellerlösung gebunden. Meine Empfehlung richtet sich nach Ihrer Situation, nicht nach einem vorgegebenen Produkt.
Das ist der Unterschied zwischen einem Produktverkäufer und einer unabhängigen Einordnung.
Empfehlen Sie immer einen Wechsel von Microsoft 365?
Nein – und das ist der entscheidende Punkt.
Ein Wechsel ist nur dann sinnvoll, wenn er das Unternehmen tatsächlich besser aufstellt – in Bezug auf Kosten, Datensouveränität und Arbeitsabläufe.
In manchen Fällen, etwa bei sehr spezifischen Microsoft-Abhängigkeiten oder bewusst gewählten Ökosystem-Entscheidungen, lautet meine Empfehlung: Microsoft behalten. Aber dann auf Basis einer klaren Analyse – nicht aus Gewohnheit.
Klarheit gewinnen – bevor daraus ein Projekt wird
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich schon ein Gefühl dafür, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf Microsoft 365 steht.
Der nächste Schritt ist kein Projekt. Es ist ein Gespräch – 15 Minuten, per Telefon oder Video.
Kein Vor-Ort-Termin. Keine aufwendige Vorbereitung. Keine Verpflichtung.
Am Ende wissen Sie besser, ob ein Wechsel für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, welche Bereiche infrage kommen – und was besser bleiben sollte. Auf Basis einer ehrlichen, unabhängigen Einordnung.
Was Sie aus dem Gespräch mitnehmen
- Eine klare Einordnung Ihrer aktuellen Microsoft-Nutzung
- Eine ehrliche Bewertung: was passt, was nicht
- Eine konkrete Empfehlung ohne Verkaufsdruck
- Einen klaren nächsten Schritt – oder die Bestätigung, dass alles bleiben kann
Kein Angebot, das Sie unter Druck setzt. Keine Lösung von der Stange. Nur Klarheit, damit Sie fundiert entscheiden können.
Jede Anfrage beantworte ich persönlich – ohne automatische Antworten, ohne Callcenter.