Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung speichert alle geschäftlichen E-Mails automatisch, vollständig und unveränderbar – so, dass sie auch nach vielen Jahren im Originalzustand abrufbar sind.

Fünf Anforderungen müssen dabei gleichzeitig erfüllt sein: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit einschließlich Anhängen, Speicherung im Originalformat, maschinelle Auswertbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit.

Der Unterschied zum reinen Speichern liegt in der Nachweisbarkeit: Ein Archiv protokolliert jeden Vorgang. Ein Postfach nicht.

Ja – die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

Betroffen ist jedes Unternehmen, das steuerlich relevante E-Mails sendet oder empfängt. Rechtsgrundlagen sind GoBD, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Eine Ausnahmeregelung für KMU gibt es nicht.

In der Praxis fällt das oft erst auf, wenn danach gefragt wird. Die Pflicht besteht aber unabhängig davon, ob sie bereits eingefordert wurde.

Beide Dienste speichern E-Mails zuverlässig – aber sie archivieren sie ohne Ergänzung nicht revisionssicher im Sinne der GoBD.

Der Unterschied: In einem Postfach können E-Mails verändert, verschoben oder gelöscht werden, ohne dass das protokolliert wird. Die GoBD verlangen Unveränderlichkeit, vollständige Protokollierung und maschinelle Auswertbarkeit.

Microsoft 365 bietet mit In-Place Archiving und Google Workspace mit Vault eigene Archivfunktionen an. Ob diese im Einzelfall ausreichen, hängt von Konfiguration und Lizenzumfang ab – in der Praxis erfüllen sie die deutschen Anforderungen meist nicht vollständig.

Eine ergänzende Archivierungslösung ist deshalb auch dann sinnvoll, wenn Sie bereits Microsoft 365 oder Google Workspace einsetzen.

Je nach Funktion der E-Mail gelten in der Regel 6 oder 8 Jahre: 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Vertragskorrespondenz, 8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen. Pauschal 10 Jahre gelten nicht für steuerlich relevante E-Mails, denn diese Frist betrifft vor allem Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse.

Die Frist beginnt in der Regel nicht mit dem Datum der E-Mail, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden ist. Sind Unterlagen noch für steuerliche oder rechtliche Belange von Bedeutung, kann sich die Aufbewahrungspflicht verlängern.

Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Austritt. Sie gilt weiter, für die gesamte Frist.

Das bedeutet: Postfächer ausscheidender Mitarbeitender können nicht ohne Weiteres gelöscht werden, solange die Pflicht besteht.

Mit einem Archiv löst sich das praktisch: Die E-Mails liegen dort unabhängig vom Postfach. Das Postfach kann geschlossen werden, die Korrespondenz bleibt im Unternehmen – und da BT Mailarchiv nach Archivgröße abgerechnet wird, entstehen dafür keine zusätzlichen Kosten.

Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung auf alle steuerlich relevanten E-Mails innerhalb der Aufbewahrungsfristen zugreifen – maschinell und vollständig.

Dazu gehören auch die Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender und die nachweisbare Unveränderlichkeit der Daten. Für Prüfer und Revision lässt sich im Archiv ein eigener Zugang mit eingeschränkten Rechten einrichten.

Kann ein Unternehmen diesen Zugriff nicht bereitstellen, gilt das als formeller Mangel. Welche Folgen daraus entstehen, entscheidet die Finanzverwaltung im Einzelfall – bis hin zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage.

Weil sich damit die Lückenlosigkeit des Archivs nicht belegen lässt.

Beim Abruf per IMAP oder POP3 holt sich das Archiv die Nachrichten in Abständen aus den Postfächern. Zwischen dem Empfang einer E-Mail und ihrem Abruf vergeht Zeit. Wird die Nachricht in dieser Zeit verändert, verschoben oder gelöscht, bekommt das Archiv eine veränderte Fassung oder gar nichts – und später ist das nicht mehr erkennbar.

Die GoBD verlangen Vollständigkeit und Unveränderlichkeit. Beides setzt voraus, dass die Nachricht im Moment von Empfang oder Versand an das Archiv übergeben wird. Genau so arbeitet BT Mailarchiv, bei Microsoft 365 etwa über die Journalfunktion.

Der Abruf aus dem Postfach ist einfacher einzurichten. Er erkauft diese Einfachheit aber an der Stelle, an der ein Archiv seinen Zweck erfüllen muss.

Nein. Eine automatische Löschung nach Fristablauf ist nicht vorgesehen, und unterschiedliche Fristen lassen sich nicht als automatisierte Richtlinie hinterlegen.

Das ist eine bewusste Einordnung und kein Versäumnis: Welche E-Mail welcher Frist unterliegt, ergibt sich aus ihrem Inhalt und ihrem steuerlichen Bezug. Eine Automatik, die das zuverlässig entscheidet, gibt es in der Praxis nicht.

Was sich einrichten lässt: Bestimmte Adressen können von der Archivierung ausgenommen werden, etwa reine Systempostfächer. Und der Umgang mit abgelaufenen Beständen wird als organisatorischer Vorgang festgelegt, nicht als stille Automatik im Hintergrund.

Ich sage Ihnen im Gespräch offen, was das für Ihr Löschkonzept bedeutet. Diese Frage gehört zur Entscheidung dazu.

Die laufende Archivierung beginnt mit der Einrichtung. Bestehende Bestände aus Postfächern, PST-Dateien oder Altarchiven lassen sich zusätzlich übernehmen, soweit sie noch vorhanden sind.

Diese Übernahme ist kein Bestandteil des Monatspreises. Sie wird nach Aufwand abgestimmt, weil Umfang und Zustand der Altbestände stark auseinandergehen – von einer sauberen Exportdatei bis zu verteilten PST-Dateien auf einzelnen Rechnern.

Deshalb schauen wir vorher gemeinsam, was tatsächlich gebraucht wird. Häufig ist nicht der gesamte Altbestand relevant, sondern ein klar abgegrenzter Zeitraum.

Bei BT Mailarchiv zählt die gemeinsam genutzte Archivgröße des Unternehmens, nicht die Zahl der Postfächer. Maßgeblich sind deshalb zwei Größen: der heutige Bestand und der jährliche Zuwachs.

Als grobe Orientierung: Viele Betriebe mit fünf bis zwanzig Arbeitsplätzen starten mit 10 oder 25 GB. Anhangsintensive Korrespondenz – etwa Pläne, Fotos oder große PDF-Dateien – verschiebt das nach oben.

Eine belastbare Einschätzung bekommen wir schnell, weil sich die heutige Größe der Postfächer in den meisten Systemen direkt auslesen lässt. Daraus ergibt sich auch, wie lange ein Tarif voraussichtlich trägt.

Wird der gebuchte Speicher knapp, stimmen wir die Erweiterung rechtzeitig ab. Die Archivierung läuft dabei weiter.

Der Einstieg liegt bei 12,90 € netto pro Monat für 10 GB Archivspeicher, 25 GB kosten 19,90 € netto. Die Zahl der Postfächer ist in allen Tarifen unbegrenzt.

Dazu kommt einmalig die Einrichtung: 0,00 € bei Selbsteinrichtung, 29,99 € für die Standard-Einrichtung durch mich, nach Aufwand bei komplexen Umgebungen.

Nicht im Monatspreis enthalten sind die Übernahme vorhandener Altbestände sowie zusätzliche Beratungs- oder Dokumentationsleistungen. Beides biete ich nach Aufwand an und stimme es vorher mit Ihnen ab.

Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Mindestabnahme. Abgerechnet wird monatlich.

BT Mailarchiv ist mein eigenes Angebot. Ich kaufe die Leistung beim Betreiber zu einem Einkaufspreis ein und kalkuliere meinen Preis selbst. Eine erfolgsabhängige Herstellervergütung gibt es nicht.

Was daraus nicht folgt: dass ich empfehle, was mir mehr einbringt. Wenn Ihre heutige Archivierung die Anforderungen bereits erfüllt, sage ich Ihnen das – auch wenn dann kein Auftrag entsteht.

Mein Ruf hängt daran, dass Sie die richtige Entscheidung treffen, nicht daran, dass Sie eine bestimmte Lösung buchen.

LWsystems liefert Technik und Betrieb und vertreibt diese Lösung über Partner. Ich liefere die Einordnung und bleibe Ihr Ansprechpartner.

Erfüllt Ihre heutige Archivierung die Anforderungen? Welche Postfächer und Adressen gehören zugeführt, welche nicht? Was passiert mit den E-Mails bereits ausgeschiedener Mitarbeitender? Und wie wird die Zuführung eingerichtet, ohne den Betrieb zu unterbrechen?

Ich begleite KMU seit 1998 bei Entscheidungen dieser Art und kenne die typischen Stolperstellen. Das ist der Unterschied zwischen einem Produktkauf und einer Entscheidung, die zu Ihrem Unternehmen passt.