Bundesweit für den Mittelstand · persönlich beraten
E-Mail, Chat und Meetings – in einer Oberfläche.
Professionelle Unternehmenskommunikation für KMU – gehostet in deutschen und europäischen Rechenzentren, planbar in den Kosten und vertraut im Alltag.
Heute arbeiten viele Unternehmen mit gewachsenen Kommunikationsumgebungen: E-Mail, Kalender, Chat und Videomeetings liegen nicht immer so übersichtlich zusammen, wie es im Alltag hilfreich wäre.
Europäische Anbieter führen diese Bereiche inzwischen in einer gemeinsamen Umgebung zusammen – als vollwertige Alternative zu Microsoft Exchange, betrieben in deutschen und europäischen Rechenzentren.
Im Arbeitsalltag fühlt sich das vertraut an. Der Unterschied liegt im Hintergrund: planbare Kosten, nachvollziehbare Datenhaltung und mehr Spielraum bei der Frage, welche Kommunikationslösung wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.
Die Frage ist deshalb nicht, ob sich Microsoft Exchange ablösen lässt. Sondern ob eine Alternative für Ihr Unternehmen sinnvoll ist – und wie ein Wechsel mit möglichst wenig Reibung im laufenden Betrieb gelingt.
Genau das ordne ich mit Ihnen ein. Sachlich, ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
Was eine gute europäische Lösung heute leisten kann
In vielen Unternehmen ist die Kommunikationsumgebung über Jahre gewachsen. Das ist kein Versäumnis – funktionierende Systeme werden selten hinterfragt.
Doch was lange unauffällig lief, lässt sich heute oft einfacher, klarer und planbarer organisieren. Eine europäische Alternative zu Microsoft Exchange bündelt E-Mail, Kalender, Kontakte, Chat und Videomeetings in einer Oberfläche, wird in deutschen oder europäischen Rechenzentren betrieben und kostet ab 3,50 € netto pro Nutzer und Monat.
Vier Dinge machen dabei im Alltag den Unterschied.
E-Mail, Kalender, Kontakte, Team-Chat und Videomeetings in einer Suite – ein Zugang, ein Überblick.
Ab 3,50 € netto pro Benutzer und Monat. Je nach Anbieter, transparent und planbar.
Gewohnte Bedienlogik, sauberer Wechsel. Bestehende E-Mails, Kalender und Kontakte werden sorgfältig übernommen.
Deutsche oder europäische Rechenzentren, europäischer Rechtsrahmen. Sie wissen, wo Ihre Daten liegen.
Wenn diese vier Punkte zusammenkommen, entsteht kein komplexeres System. Es entsteht ein klareres: eine Kommunikationslösung, die besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Welche Lösung ich empfehle – und für wen sie passt
Welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, hängt vor allem von Ihrer Größe und Ihren Anforderungen ab.
Deshalb empfehle ich nicht eine Lösung für alle, sondern die, die zu Ihrer Ausgangslage passt. In den meisten Fällen ist es eine von zwei.
Für die meisten KMU
E-Mail, Kalender, Kontakte, Team-Chat, Videomeetings und mehr – in einer Oberfläche.
- Vollständige Kommunikations-Suite in einer Oberfläche
- 200 GB E-Mail- und 1 TB Dateispeicher pro Nutzer
- Zugriff per Webbrowser und Smartphone
- Bestehende Postfächer werden sorgfältig übernommen
- Datenhaltung in einem deutschen Rechenzentrum; bei der von mir empfohlenen Bereitstellung in Nürnberg
Bei monatlicher Zahlung monatlich zum nächsten Abrechnungslauf beendbar.
Für kleine Teams und Sonderfälle
E-Mail, Kalender, Video-Meetings und Chat in einem Tool – europäisch, ISO-27001-zertifiziert.
- E-Mail, Kalender, Kontakte, Video-Meetings und Chat in einem Tool
- Outlook bleibt über Exchange ActiveSync nutzbar – ebenso der eM Client
- Europäische Datenhaltung, ISO-27001-zertifiziert
- Kein Mindestumfang von zehn Nutzern – auch für sehr kleine Teams geeignet
- Speicherplatz in 10-GB-Schritten zu je 1 € netto pro Monat, unternehmensweit
Monatliche Vertragslaufzeit mit 30 Tagen Kündigungsfrist.
Welche der beiden Lösungen für Sie sinnvoll ist, hängt von Ihrer Größe, Ihren Abläufen und Ihren Anforderungen ab.
Genau das klären wir vorab – nüchtern und ohne dass Sie sich vorher festlegen müssen.
Und wenn im Einzelfall eine andere Lösung besser passt, sage ich Ihnen das auch.
Datensouveränität – sachlich eingeordnet
Definition
Datensouveränität bei E-Mail bedeutet, dass ein Unternehmen nachvollziehen kann, wo seine Geschäftskorrespondenz gespeichert wird, wer darauf zugreifen kann und welcher Rechtsrahmen dafür gilt. Sie ist damit keine technische Eigenschaft, sondern eine Frage der Nachvollziehbarkeit.
Verhandlungsstände, Nachlässe und Absprachen, die nie in einem System, aber immer im Postfach landen.
Preisgespräche, Margen und interne Abstimmungen – über Jahre hinweg vollständig dokumentiert.
Vertrauliche Vorgänge, die niemanden außerhalb des Unternehmens etwas angehen.
Der Speicherort allein sagt dabei nicht alles. Entscheidend ist auch, welchem Rechtsrahmen ein Anbieter unterliegt.
Außereuropäische Regelungen wie der US-amerikanische CLOUD Act können dabei eine Rolle spielen. Das ist kein Grund zur Beunruhigung. Aber es kann rechtlich, organisatorisch oder vertraglich relevant werden – besonders dann, wenn Kunden oder Prüfer klare Anforderungen an die Datenverarbeitung stellen.
Bei einer sauber ausgewählten europäischen Lösung mit Datenhaltung in deutschen oder europäischen Rechenzentren lässt sich diese Frage deutlich klarer beantworten: Sie wissen, wo Ihre Geschäftskorrespondenz liegt – und können es erklären, wenn ein Kunde oder Prüfer danach fragt.
Wie sich dieselbe Frage über E-Mail hinaus für den gesamten digitalen Arbeitsplatz stellt, ordne ich auf der Seite zur digitalen Souveränität für KMU ein.
Beratung heißt für mich: erst prüfen, dann empfehlen
Gute Beratung beginnt für mich nicht mit einer Lösung, sondern mit der Frage, ob eine Veränderung überhaupt sinnvoll ist.
Mein Name ist Jörg Brauner. Seit 1998 berate ich kleine und mittlere Unternehmen in Fragen der Unternehmenskommunikation – nach meiner Ausbildung bei der Deutschen Telekom und mit über 25 Jahren Erfahrung in diesem Bereich.
Eines habe ich in dieser Zeit immer wieder erlebt: Die beste Lösung ist nicht die mit den meisten Funktionen. Es ist die, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Bei E-Mail und Teamkommunikation zeigt sich das besonders deutlich. Ein Betrieb mit fünf Postfächern braucht andere Rahmenbedingungen als einer mit achtzig – nicht aus Prinzip, sondern weil Kosten, Migrationsaufwand und Vertragsgestaltung unterschiedlich wiegen.
Ich bin an keinen Hersteller gebunden. Einige Lösungen empfehle ich häufiger, weil sie sich in der Praxis bewährt haben. Aber wenn Ihre heutige Umgebung wirtschaftlich, rechtlich und organisatorisch sauber passt, sage ich Ihnen das – auch wenn Beratung und Umsetzung mein Geschäft sind.
Seit 1998selbstständig als unabhängiger Berater
Über 25 JahreErfahrung in der Unternehmenskommunikation
Deutsche TelekomAusbildung im Telekommunikationsbereich
Herstellerunabhängigan keinen Anbieter gebunden
Eine ehrliche Einordnung ist mehr wert als ein Wechsel, den Sie nicht brauchen.
FAQ – Häufige Fragen zu moderner E-Mail- und Teamkommunikation
Bleibt Outlook bei einer europäischen Kommunikationslösung nutzbar?
Outlook bleibt bei vielen europäischen Kommunikationslösungen nutzbar. Der beste Weg hängt jedoch von der gewählten Lösung und Ihrer Arbeitsweise ab.
Bei LC Connect bleibt Outlook über Exchange ActiveSync nutzbar. Bei der IceWarp Business Cloud ist die Weboberfläche der bevorzugte Weg, Outlook kann aber über ein Outlook-Add-in weiter eingebunden werden.
Für beide Lösungen empfehle ich häufig den eM Client. Er ist ein moderner, übersichtlicher Mail-Client, in dem E-Mail, Kalender und Kontakte vertraut zusammenlaufen – und er ist auch Bestandteil des BT Workspace.
Welche Variante für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, klären wir anhand Ihrer Arbeitsweise – nicht über eine pauschale Vorgabe.
Was ist eine europäische Lösung für E-Mail- und Teamkommunikation?
Eine europäische Lösung für E-Mail- und Teamkommunikation bündelt je nach Anbieter E-Mail, Kalender, Kontakte, Team-Chat, Videomeetings, Aufgaben, Notizen und teilweise Dateispeicher in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung. Betrieben wird sie in deutschen oder europäischen Rechenzentren unter europäischem Rechtsrahmen.
Entscheidend ist nicht nur der Funktionsumfang. Wichtig ist, ob die Lösung zu den Abläufen, Sicherheitsanforderungen, Kostenstrukturen und Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens passt.
Für viele KMU ist eine solche Lösung interessant, wenn Kommunikation übersichtlicher, Kosten planbarer und Datenhaltung nachvollziehbarer werden sollen.
Wie aufwendig ist der Wechsel von Microsoft Exchange zu einer europäischen Lösung?
Der Aufwand hängt vor allem von der Anzahl der Postfächer, den Datenmengen, Kalendern, Kontakten, Integrationen und der bisherigen Arbeitsweise ab.
In vielen KMU ist der Wechsel weniger komplex als zunächst befürchtet, wenn er strukturiert geplant wird. Wichtig ist eine saubere Einordnung vorab: Welche Daten müssen übernommen werden? Welche Geräte und Programme werden genutzt? Welche Abläufe dürfen nicht gestört werden?
So lässt sich der Wechsel realistisch planen, ohne unnötige Risiken oder Überraschungen im laufenden Betrieb.
Was passiert mit bestehenden E-Mails, Kalendern und Kontakten?
Bestehende E-Mails, Kalender und Kontakte werden bei einem Wechsel sorgfältig berücksichtigt und kontrolliert übernommen, soweit dies technisch und organisatorisch sinnvoll möglich ist.
Ziel ist ein sauber geplanter Übergang, bei dem vorhandene Daten nicht unkontrolliert verloren gehen und der Arbeitsalltag möglichst wenig gestört wird.
Vor der Migration wird deshalb geprüft, welche Postfächer, Kalender, Kontakte, Verteiler, Geräte und Zugriffswege relevant sind. So lassen sich mögliche Stolperstellen früh erkennen.
Wie abhängig bin ich bei einer neuen Kommunikationslösung von einem neuen Anbieter?
Auch bei einer neuen Kommunikationslösung entsteht eine Anbieterbeziehung. Deshalb sollte nicht nur die Funktion betrachtet werden, sondern auch die langfristige Tragfähigkeit der Lösung.
Wichtige Kriterien sind:
- Hosting-Standort
- Vertragsstruktur
- Datenhoheit
- Kündigungs- und Wechselmöglichkeiten
- Export- und Migrationsfähigkeit
Ziel ist nicht, eine Abhängigkeit durch eine andere zu ersetzen. Ziel ist eine Kommunikationslösung, die transparenter, planbarer und langfristig besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Ist eine europäische Kommunikationslösung DSGVO-konform?
Eine europäische Kommunikationslösung ist nicht automatisch DSGVO-konform. Entscheidend sind Hosting-Standort, vertragliche Ausgestaltung, technische Umsetzung und organisatorische Maßnahmen.
Wichtige Prüfpunkte sind:
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Wer betreibt die Umgebung?
- Welche Auftragsverarbeitungsverträge liegen vor?
- Wie sind Zugriffe, Sicherheit und Löschung geregelt?
- Welche organisatorischen Maßnahmen sind im Unternehmen notwendig?
Diese Punkte sollten vor der Einführung transparent bewertet werden – nicht erst danach.
Für wen lohnt sich eine europäische Kommunikationslösung?
Eine europäische Kommunikationslösung lohnt sich vor allem für KMU, die E-Mail, Kalender, Kontakte, Chat und Videomeetings übersichtlicher bündeln möchten, planbare Kosten suchen und Wert auf nachvollziehbare Datenhaltung legen.
Ob sich ein Wechsel lohnt, hängt von der bestehenden Nutzung, der Anzahl der Arbeitsplätze, den Integrationen, den Kosten und den Anforderungen an Datenhaltung und Zusammenarbeit ab.
Die Entscheidung sollte deshalb nicht pauschal getroffen werden, sondern anhand Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise.
Der nächste sinnvolle Schritt: eine klare Ersteinschätzung
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich schon ein Gefühl dafür, wo Ihr Unternehmen bei E-Mail, Kalender und Teamkommunikation steht.
Der nächste Schritt ist kein Projekt. Es ist ein Gespräch – etwa 15 Minuten, per Telefon oder Video.
Kein Vor-Ort-Termin. Keine aufwendige Vorbereitung. Keine Verpflichtung.
Am Ende wissen Sie besser, ob eine Alternative für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, welche Lösung zu Ihrer Größe, Ihren Abläufen und Ihren Anforderungen passt – und was besser bleiben sollte. Auf Basis einer ehrlichen, unabhängigen Einordnung.
Was Sie aus dem Gespräch mitnehmen
- Eine klare Einordnung Ihrer aktuellen E-Mail- und Kommunikationsstruktur
- Eine ehrliche Bewertung: was passt, was nicht
- Eine konkrete Empfehlung ohne Verkaufsdruck
- Einen klaren nächsten Schritt – oder die Bestätigung, dass alles bleiben kann
Kein Angebot, das Sie unter Druck setzt. Keine Lösung von der Stange. Nur Klarheit, damit Sie fundiert entscheiden können.
Jede Anfrage beantworte ich persönlich – ohne automatische Antworten, ohne Callcenter.