Aufbewahrungspflicht für E-Mails: Warum es keine Mindestgröße gibt

Ein Kunde bittet Sie per E-Mail um ein Angebot. Sie schicken es ihm, er bestellt, Sie bestätigen den Auftrag, und nach der Lieferung geht die Rechnung hinaus.

Diesen Ablauf kennt das Einzelunternehmen ebenso wie der Mittelständler mit eigener Buchhaltung. Und oft entsteht dabei ein Eindruck, der beruhigt: Die E-Mails liegen schließlich noch im Postfach, und die Suche findet jede Nachricht in Sekunden. Also ist doch alles in Ordnung.

Dieser Eindruck trügt, und der Grund liegt genau dort, wo Sie täglich arbeiten: im Postfach selbst.

Daraus ergeben sich zwei Fragen. Müssen Sie diese E-Mails überhaupt aufbewahren? Und genügt dafür das Postfach, in dem sie heute liegen? Die erste Frage ist schnell beantwortet, die zweite ist die, auf die es ankommt.

Ab welcher Unternehmensgröße gilt die Aufbewahrungspflicht für E-Mails?

Eine Mindestgröße gibt es nicht: Die Aufbewahrungspflicht für E-Mails gilt für jedes Unternehmen, vom Einzelunternehmer bis zum Mittelständler.

Ob in Ihrem Betrieb drei, dreißig oder dreihundert Mitarbeiter arbeiten, spielt dafür keine Rolle.

Entscheidend ist, was in der Nachricht steht. Ein Angebot, eine Bestellung, eine Auftragsbestätigung, ein Vertrag oder eine Rechnung gehört zu Ihren Geschäftsunterlagen. Ob so ein Schreiben als Brief im Ordner liegt oder als E-Mail im Postfach, macht keinen Unterschied.

Diese E-Mails müssen Sie aufbewahren, gleichgültig ob in Ihrem Unternehmen eine Buchhaltung und eine IT-Abteilung dahinterstehen oder die Geschäftspost über wenige Postfächer läuft.

Damit ist geklärt, dass die Aufbewahrungspflicht auch Ihr Unternehmen betrifft. Ob das Postfach sie erfüllen kann, bleibt dagegen offen. Dort liegen Ihre Nachrichten zwar beieinander, aber sie lassen sich nachträglich ändern oder löschen, und später könnte niemand nachweisen, dass sie unverändert geblieben sind.

Warum das so ist und was gerade Selbstständige und kleine Unternehmen beachten sollten, sehen wir uns im nächsten Abschnitt an.

Gilt das auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmen?

„Ich bin doch nur Freiberufler, das betrifft mich nicht.“ Der Gedanke liegt nahe, denn die Pflicht aus dem Handelsgesetzbuch trifft tatsächlich nur Kaufleute. Daneben gibt es allerdings eine zweite Grundlage, die Abgabenordnung, und die gilt für jeden, der steuerlich Aufzeichnungen führen muss. Freiberufler und Kleinunternehmer gehören dazu, auch wenn sie ihren Gewinn nur über eine Einnahmenüberschussrechnung ermitteln.

Für Ihren Alltag heißt das: Ein Angebot, ein Auftrag oder eine Rechnung, die per E-Mail bei Ihnen eingeht oder Ihr Postfach verlässt, gehört zu den Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen, auch wenn Sie allein arbeiten und keine Buchhaltung im Haus haben.

Was passiert, wenn man E-Mails archiviert?

Viele verstehen unter Archivieren, dass sie Nachrichten aus dem Posteingang in einen Ordner in Outlook, eM Client oder einem anderen E-Mail-Programm verschieben, nach Kunden und Jahren sortieren oder zur Sicherheit auf ein Laufwerk kopieren, und denken dann: „Meine Mails sind doch sortiert und im Ordner abgelegt.“

Das ist im Alltag vernünftig und hilft beim Wiederfinden. Die E-Mails bleiben dabei allerdings im Postfach oder liegen im Backup, wo sie sich jederzeit ändern, verschieben und löschen lassen.

Archivieren im Sinn der Aufbewahrung bedeutet etwas anderes: Von der E-Mail entsteht eine unveränderbare Kopie, die außerhalb des Postfachs liegt. Was dort einmal abgelegt ist, lässt sich nicht mehr verändern, und was später im Postfach geschieht, berührt diese Kopie nicht mehr.

Für Ihren Geschäftsalltag gilt deshalb: Sortieren bleibt sinnvoll, ersetzt aber keine Archivierung. Solange Ihre Geschäftspost im Postfach liegt, ob geordnet oder nicht, ist sie nicht archiviert.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Beim Blick in Ihr Postfach liegt die Frage nahe, ob jede einzelne Nachricht aufgehoben werden muss. Nein, aufbewahren müssen Sie nur die E-Mails, die zu Ihren Geschäftsunterlagen zählen:

• Angebote, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
• Verträge und jede spätere Änderung, etwa wenn ein Kunde per Mail die Menge anpasst oder die Laufzeit verlängert
• Rechnungen sowie Mails mit Angaben für die Buchung, zum Beispiel wenn ein Lieferant den Rechnungsbetrag nachträglich korrigiert
• Sonstige Geschäftskorrespondenz, etwa die Reklamation eines Kunden und Ihre Antwort darauf
• Die Anhänge zu alldem im Originalformat, etwa die Kalkulation als Excel-Datei

Die Länge spielt dabei keine Rolle: Auch ein Zweizeiler wie „Passt, bitte liefern Sie“ ist eine Bestellung.

Drei Gruppen fallen heraus. Schickt Ihnen ein Lieferant nur die PDF-Rechnung mit dem Text „anbei die Rechnung“ und ohne weitere Angaben, ist die E-Mail lediglich der Überbringer, und als Faustregel genügt die Datei. Private Post gehört ebenfalls nicht dazu, etwa die Verabredung zum Abendessen. Auch E-Mails des Betriebsrats sind von der Archivierungspflicht ausgeschlossen.

Ich empfehle Unternehmen, ihren Mitarbeitern die E-Mail-Accounts nicht für private E-Mails freizugeben, da dies zu rechtlichen Herausforderungen bei der E-Mail-Archivierung führen kann.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden: 6 oder 8 Jahre?

Für die meisten Geschäfts-E-Mails gelten in der Regel 6 Jahre, etwa für ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder die Korrespondenz zu einem Vertrag. Ist die E-Mail selbst ein Buchungsbeleg oder enthält sie die für die Buchung maßgeblichen Informationen, kann die 8-Jahres-Frist greifen.

Die 10 Jahre, die viele Seiten noch nennen, gelten für steuerlich relevante E-Mails nicht pauschal. Bei Buchungsbelegen wurde die Frist zum 1. Januar 2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt.

Welche Frist gilt, hängt davon ab, welche Funktion die E-Mail hat. Ob sie als E-Mail oder als Brief bei Ihnen ankommt, spielt dafür keine Rolle. So ordnen sich die Fristen zu:

Angaben ohne Gewähr. Gesetzliche Änderungen sind möglich.

Die Frist beginnt in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Ein Angebot vom März und eine Rechnung vom Mai desselben Jahres starten deshalb gemeinsam, laufen aber unterschiedlich lang.

Sind Unterlagen noch für steuerliche oder rechtliche Belange von Bedeutung, kann sich die Aufbewahrungspflicht verlängern.

Für Ihren Alltag heißt das: Eine einzige Frist für alle E-Mails gibt es nicht. Wer es einfach halten möchte, bewahrt seine Geschäftspost insgesamt 8 oder 10 Jahre auf, je nach Aufbewahrungspflicht, und löscht sie erst danach.

Wie archiviert man am besten E-Mails?

Am zuverlässigsten funktioniert die E-Mail-Archivierung automatisch, direkt beim Empfang und beim Versand.

Dann hängt die Aufbewahrung nicht davon ab, ob ein Mitarbeiter eine Nachricht manuell verschiebt, kennzeichnet oder später noch daran denkt. Die Archivierung läuft im Hintergrund und erfasst die E-Mail unabhängig vom Benutzer.

Warum sollte die Archivierung direkt beim Empfang und Versand erfolgen?

Entscheidend ist, dass möglichst kein Zeitraum entsteht, in dem eine E-Mail noch verändert oder gelöscht werden kann, bevor sie ins Archiv gelangt.

Ein Archiv sichert immer den Zustand, den es übernimmt. Wird eine Nachricht erst später archiviert, lässt sich im Nachhinein nicht mehr eindeutig feststellen, ob sie zuvor bereits verändert wurde.

Genau deshalb ist es sinnvoll, die Archivkopie unmittelbar beim Empfang oder Versand zu erzeugen.

In der Praxis wird häufig zunächst jede ein- und ausgehende E-Mail archiviert. Denn beim Eingang einer Nachricht steht nicht immer sofort fest, ob sie später aufbewahrungspflichtig ist.

Das bedeutet nicht, dass jede archivierte E-Mail automatisch dauerhaft aufbewahrt werden muss. Es verhindert zunächst nur, dass relevante Nachrichten verloren gehen, bevor ihre Bedeutung beurteilt werden kann.

Bestimmte Bereiche lassen sich technisch ausnehmen, etwa besondere Postfächer oder definierte Adressen.

Warum reicht eine PST-Datei im Backup nicht?

Eine PST-Datei im Backup zeigt den Stand zum Zeitpunkt der Sicherung.

Was davor mit einer E-Mail passiert ist, lässt sich daraus nicht erkennen. Wurde eine Nachricht zwischen Empfang und Backup verändert oder gelöscht, kann die Sicherung diesen ursprünglichen Zustand nicht mehr herstellen.

Ein Backup schützt in erster Linie vor Datenverlust. Es verfolgt damit einen anderen Zweck als ein Archiv.

Das gilt auch für Wiederherstellungsfunktionen in Microsoft 365. Sie können helfen, versehentlich gelöschte Nachrichten zurückzuholen. Eine systematische E-Mail-Archivierung ersetzen sie jedoch nicht.

Warum lässt ein Abruf per IMAP ein Zeitfenster offen?

Beim Abruf per IMAP liegt die E-Mail zunächst im Postfach. Erst anschließend übernimmt das Archiv die Nachricht.

Dazwischen entsteht ein Zeitraum, in dem die E-Mail noch verändert oder gelöscht werden kann. Das Archiv übernimmt dann nur den Zustand, der zu diesem späteren Zeitpunkt vorhanden ist.

Für eine belastbare Archivierung ist deshalb eine Zuführung sinnvoll, die bereits im Empfangs- und Versandprozess ansetzt.

Beim Journaling oder bei einer SMTP-Weiterleitung wird die Archivkopie während dieses Prozesses erzeugt. Das Mailsystem übermittelt die Nachricht automatisch an das Archiv, ohne dass ein Benutzer aktiv werden muss.

Wie diese Zuführung beim Empfang in der Praxis funktioniert, können Sie hier nachlesen: E-Mail-Archivierung für KMU.

Für den Unternehmensalltag ist deshalb eine Frage besonders wichtig:

Unterstützt Ihr Mailsystem eine automatische Archivierung direkt beim Empfang und Versand?

Davon hängt wesentlich ab, ob Ihre E-Mails archiviert werden, bevor sie später verändert oder gelöscht werden können.

Wo werden die E-Mails archiviert?

Wo ein Archiv liegt, hängt vom Anbieter und von der Lösung ab. Für die Auswahl lohnt sich der Blick auf diese Punkte:

• Getrennt vom Mailsystem: Das Archiv besteht unabhängig vom Postfach, von einzelnen Mitarbeitern und Geräten und von einem späteren Wechsel des Mailanbieters, sofern es kein Kombipaket war.
• Schutz vor nachträglicher Änderung: Archivierte E-Mails lassen sich nicht unbemerkt ändern oder löschen. Gelöscht wird gezielt, zum Beispiel nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
• Standort und Recht: Ich empfehle eine Lösung, die E-Mails in Deutschland und nach deutschem Recht archiviert, wie zum Beispiel BT Mailarchiv.
• Wiederfinden: Auch nach Jahren müssen sich E-Mails gezielt finden lassen, etwa nach Absender, Zeitraum oder Inhalt. Dafür gibt es in der Regel umfangreiche Suchoptionen.

Für Ihre Auswahl bedeutet das: Fragen Sie den Anbieter, wo Ihre E-Mails liegen, nach welchem Recht sie archiviert werden und wie Sie sie später wiederfinden.

Was kann das Finanzamt prüfen, und was passiert, wenn E-Mails fehlen?

„Wird das Finanzamt wirklich meine E-Mails prüfen?“ Nicht jedes Unternehmen wird geprüft. Kommt es aber zu einer Außenprüfung, darf das Finanzamt E-Mails mit steuerlichem Bezug anfordern. Das hat der Bundesfinanzhof 2025 bestätigt. Eine Übersicht über alle E-Mails des Unternehmens darf es dagegen nicht verlangen.

Fehlen Unterlagen, kann das Finanzamt Umsätze und Gewinne schätzen. Ob schon fehlende E-Mails dafür genügen, hängt vom Einzelfall ab.

Wichtig ist deshalb, dass Ihre geschäftlichen E-Mails vollständig vorliegen und sich gezielt wiederfinden lassen, falls eine Prüfung ansteht.

Was ändert die E-Rechnung für Unternehmen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Damit wird die Frage der Aufbewahrung noch wichtiger. Eine E-Rechnung ist ein Buchungsbeleg und muss 8 Jahre im ursprünglichen Format aufbewahrt werden.

In der Praxis kommt sie häufig per E-Mail ins Unternehmen. Genau dort entsteht ein Risiko: Im normalen Postfach kann eine Nachricht gelöscht, verschoben oder verändert werden. Auch ein eigener Ordner für Rechnungen schützt nicht davor, dass ein Beleg versehentlich verloren geht.

Deshalb sollten E-Rechnungen bereits beim Eingang automatisch archiviert werden, zusammen mit den übrigen geschäftlich relevanten E-Mails.

Das sorgt nicht nur für eine verlässliche Aufbewahrung. Es schafft auch Klarheit darüber, welche Nachricht tatsächlich im Unternehmen eingegangen ist.

Das kann im Alltag wichtig werden: Fehlt eine Rechnung im Archiv, spricht vieles dafür, dass sie über den archivierten E-Mail-Weg nicht eingegangen ist. Gerade bei Rückfragen mit Lieferanten lässt sich der Vorgang dadurch deutlich besser nachvollziehen.

Wie passt die Archivierung zur DSGVO?

Wer Geschäftspost über Jahre aufbewahrt, denkt schnell an den Datenschutz. Das ist berechtigt, denn Kundenmails enthalten personenbezogene Daten. Das Recht auf Löschung gilt jedoch nicht, soweit eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht, und die Aufbewahrungspflicht nach Steuer- und Handelsrecht ist eine solche Pflicht.

Daraus ergibt sich ein klarer Rahmen. Geschäftliche E-Mails werden so lange aufbewahrt, wie das Gesetz es verlangt, und danach gelöscht. Sind Aufbewahrungsfristen und Löschung geregelt, passen Archivierung und Datenschutz in der Praxis gut zusammen. Das hilft auch bei Rückfragen, denn dann lässt sich nachvollziehen, warum eine Nachricht noch im Archiv liegt und wann sie gelöscht wird.

Selbstcheck: Wo steht Ihre E-Mail-Archivierung heute?

Damit Sie einschätzen können, wo Ihr Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung heute steht, genügen sechs kurze Fragen. Bei technischen Punkten genügt auch die Antwort „Das weiß ich nicht“. Das Ergebnis zeigt Ihnen, ob ein genauerer Blick auf Ihr Vorgehen sinnvoll ist.

Selbstcheck: Wie steht es um Ihre E-Mail-Archivierung?

Im Alltag fällt eine gute E-Mail-Archivierung nicht auf. Sie läuft still und zuverlässig im Hintergrund und entlastet Sie mit der Gewissheit, dass jede E-Mail revisionssicher archiviert wird. Mit einer einfachen und schnellen Suche im Archiv lässt sich bei Bedarf jede E-Mail vollständig und unverändert wieder hervorholen, genau so, wie sie eingegangen ist. Unter diesen Gesichtspunkten sollten Sie die passende E-Mail-Archivierung beurteilen.

Wenn Sie das für Ihr Unternehmen klären möchten, können Sie Ihre heutige E-Mail-Archivierung in 15 Minuten einordnen lassen.

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Häufige Fragen

Ist E-Mail-Archivierung ab einer bestimmten Unternehmensgröße Pflicht?

Die Aufbewahrungspflicht hängt nicht von der Größe des Unternehmens ab. Sie gilt überall dort, wo Angebote, Aufträge oder Rechnungen per E-Mail laufen, und ein normales Postfach erfüllt sie in der Regel nicht.

Muss ich als Kleinunternehmer oder Selbstständiger meine E-Mails archivieren?

Ja, die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, sobald sie geschäftliche E-Mails senden oder empfangen.

Wie lange muss ich geschäftliche E-Mails aufbewahren?

Das hängt von der Funktion der E-Mail ab. In der Regel gelten 6 Jahre für Angebote, Auftragsbestätigungen und Vertragskorrespondenz und 8 Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege. Pauschal 10 Jahre gelten nicht für steuerlich relevante E-Mails, denn diese Frist betrifft vor allem Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse. Gerechnet wird in der Regel ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail entstanden ist.

Reicht ein Backup für die E-Mail-Archivierung?

Ein Backup allein reicht nicht aus. Es hält den Stand zum Zeitpunkt der Sicherung fest und zeigt nicht, ob eine E-Mail vorher verändert wurde. Eine Archivierung setzt dagegen schon beim Empfang und Versand an und legt die Kopie außerhalb des Postfachs ab.

Was ist eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung?

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das beschreibt, wie Unterlagen in elektronischer Form aufzubewahren sind. Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung erfüllt diese Anforderungen: Die E-Mails werden zeitnah gesichert, bleiben unveränderbar und lassen sich später nachvollziehbar und lesbar wiederfinden. Ob ein Verfahren insgesamt den Anforderungen entspricht, zeigt sich auch an Berechtigungen, Protokollierung und Dokumentation.

Was kann das Finanzamt bei E-Mails prüfen?

Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt E-Mails mit steuerlichem Bezug anfordern, etwa Angebote, Aufträge und Rechnungen. Nicht jedes Unternehmen wird geprüft, doch wer seine geschäftlichen E-Mails vollständig und auffindbar archiviert hat, kann eine solche Anfrage ohne langes Suchen beantworten.