Eine Business Cloud sollte mehr können als Dateien speichern

Die Unterlagen Ihrer Kunden landen sofort im richtigen Projektordner, und wer eine Datei versehentlich überschreibt, holt den früheren Stand mit einem Klick zurück. Das spart Ihren Mitarbeitern im Alltag Zeit und schafft Ordnung, wenn Dateien von Kunden, Partnern und aus dem Team zusammenlaufen. So sieht der Alltag mit einer Business Cloud aus.

Die BT Business Cloud (PowerFolder powered by Brauner Telecom) bringt diesen Alltag in Ihr Unternehmen: Kunden und Partner laden Unterlagen über einen Link direkt in den Ordner hoch, den Sie festgelegt haben, Ihre Mitarbeiter schicken große Dateien als Link statt als Anhang, und mehrere Kollegen bearbeiten dieselbe Datei gleichzeitig. Ihr Aufwand sinkt an den Stellen, an denen Dateien heute von Hand verschoben, abgelegt oder doppelt bearbeitet werden.

Was bringt Ihnen eine Business Cloud im Alltag?

Eine Business Cloud nimmt Ihnen und Ihren Mitarbeitern an vier Stellen Handarbeit ab:

• Was Ihre Kunden und Partner Ihnen schicken, kommt geordnet bei Ihnen an, weil Sie den Ordner dafür selbst bestimmen.
• Dateien, die Sie weitergeben, bleiben unter Ihrer Kontrolle, denn Sie können bestimmen, wie lange und wie oft ein Link geöffnet werden kann.
• Wenn jemand eine Datei überschreibt, holen Sie den früheren Stand dieser Datei per Klick zurück. Gemeint ist eine frühere Version, ein Backup ersetzt das nicht.
• Mehrere Mitarbeiter bearbeiten dieselbe Datei gleichzeitig, und jeder sieht trotzdem nur die Ordner, für die er freigegeben ist.

Entlastet werden damit die Kollegen, die Unterlagen sortieren, und die Führungskräfte, die sonst nachfragen müssen, wo die aktuelle Fassung liegt.

Wie kommen die Dokumente Ihrer Kunden und Partner sicher zu Ihnen?

Ihre Mitarbeiter müssen keine Anhänge aus E-Mails mehr herauslösen und ablegen, denn die Unterlagen Ihrer Kunden kommen gleich im richtigen Ordner an. Dafür legen Sie einen Ordner fest und schicken Ihrem Kunden den Upload-Link. Der Kunde lädt seine Dateien dort hoch. Er braucht dafür kein Konto und sieht nichts von Ihrer übrigen Ablage. Das ist ein sicherer Datenaustausch, weil jeder nur das sieht, was er sehen soll.

Große Dateien per E-Mail zu versenden belastet und überlädt unnötig Ihr Postfach. Besser ist es, wenn die Dateien direkt in den Zielordner in der BT Business Cloud hochgeladen werden. Damit ist geregelt, wie die Dateien Ihrer Kunden, Lieferanten und Partner geordnet und sicher zu Ihnen kommen.

Was muss Ihr Kunde dafür tun?

Ihr Kunde öffnet den Link und lädt seine Dateien hoch, ein Konto muss er dafür nicht anlegen. So kann ein Ingenieurbüro einem Bauherrn oder Fachplaner einen Link schicken, über den Pläne, Aufmaße und Fotos direkt im Projektordner landen.

Was sieht Ihr Kunde von Ihrer Ablage?

Ihr Kunde sieht nichts von Ihrer übrigen Ablage, und im Haus sehen die hochgeladenen Dateien nur die Kollegen, für die Sie den Ordner freigegeben haben.

Damit entscheiden Sie selbst, wer Einblick in eingehende Unterlagen bekommt, etwa nur die Projektleitung oder nur die Buchhaltung.

Wie bleibt der Dokumenteneingang geordnet?

Die Unterlagen liegen dort, wo Ihr Team sie braucht, etwa in einem Ordner je Kunde oder je Projekt. Einen Upload-Link erstellen Sie jeweils für einen bestimmten Ordner oder Unterordner. Eine Steuerberatung kann ihren Mandanten zum Beispiel einen Link für die Belege eines Quartals schicken, ohne dass die Unterlagen erst durch mehrere Postfächer wandern. Eine Hausverwaltung kann Eigentümern für jedes Objekt einen eigenen Link geben, damit Belege und Fotos im Ordner des richtigen Objekts landen.

Das Einsortieren von Hand entfällt. Jede Unterlage, die heute noch als Anhang eingeht und von Hand abgelegt wird, ist ein Schritt, den Sie sich damit sparen.

Wen entlastet das im Haus?

Sekretariat, Projektleitung oder Buchhaltung finden eingehende Unterlagen dort, wo sie ohnehin arbeiten, und müssen nicht mehr im Postfach nach der richtigen Mail suchen. Liegen die Unterlagen im Ordner statt im Postfach eines einzelnen Kollegen, kommt bei Urlaub oder Krankheit jeder mit Freigabe an sie heran.

Wer kann Ihren Freigabe-Link heute noch öffnen?

Ist ein Link an die falsche Adresse gegangen, ziehen Sie ihn zurück, und die Datei lässt sich nicht mehr öffnen. Bei einem Anhang in einer gesendeten E-Mail ist das nicht möglich, bei einem Freigabe-Link jederzeit.

Damit kein Link ungewollt offen bleibt, können Sie beim Teilen ein Passwort, ein Ablaufdatum und ein Download-Limit festlegen. Ist das Limit erreicht, deaktiviert sich der Link automatisch. Das entlastet Sie beim Dateiaustausch mit Kunden und Partnern, weil Sie nicht daran denken müssen, Links später von Hand zu sperren.

Was muss Ihr Empfänger tun?

Ihr Empfänger öffnet den Link, gibt das Passwort ein, falls Sie eines festgelegt haben, und lädt die Datei herunter. Registrieren muss er sich dafür nicht. Ein Handwerksbetrieb schickt einem Kunden das Angebot als Link, der von selbst abläuft, sobald das Angebot nicht mehr gilt.

Wie behalten Sie den Überblick?

Alle Links stehen in einer eigenen Übersicht. Dort können Sie einzelne Links bearbeiten und mehrere auf einmal löschen. Eine Agentur kann nach dem Abschluss eines Projekts alle Links dazu in einem Zug entfernen.

Wie geben Sie nur einen Teil frei?

Soll nur ein Teil Ihrer Ablage zugänglich sein, können Sie einen einzelnen Unterordner freigeben. Eine Kanzlei kann so einem Mandanten den Ordner seiner Akte freigeben, ohne dass er die Ordner anderer Mandanten sieht.

Dateien per Link versenden: Was ändert sich für Ihre Mitarbeiter im Alltag?

Ihre Mitarbeiter können Dateien per Link versenden. Ihr Postfach und das Ihres Empfängers bleiben dadurch schlank, und die Postfächer Ihrer Mitarbeiter wachsen langsamer.

Wie erstellen Ihre Mitarbeiter einen Link?

Ihre Mitarbeiter erstellen in der BT Business Cloud einen Freigabe-Link und schicken ihn, wie sie möchten: per E-Mail, per Messenger oder auf einem anderen Weg. Ihr Empfänger bekommt eine kurze Nachricht mit Link statt eines schweren Anhangs.

Wie geht es direkt in der E-Mail?

Am bequemsten geht es direkt in der E-Mail. Ihre Mitarbeiter schreiben die E-Mail wie immer, und das Add-in für das klassische Outlook setzt den Link direkt in die gewohnte E-Mail: Es lädt den Anhang in die Cloud und ersetzt ihn durch einen sicheren Link. Nutzen Ihre Mitarbeiter Thunderbird, gibt es dieselbe Funktion als Add-on. Ein Planungsbüro kann so Pläne im Großformat verschicken, und die E-Mail bleibt klein.

Wie schützen Ihre Mitarbeiter vertrauliche Unterlagen?

Bei beiden Wegen können Ihre Mitarbeiter Passwort, Gültigkeitsdauer und Download-Limit frei wählen, so wie bei jedem Freigabe-Link. Ein Vertragsentwurf lässt sich damit strenger absichern als ein Prospekt, nämlich mit Passwort und kurzer Gültigkeit.

Wie nutzen Sie es selbst?

Wenn Sie selbst eine große Datei an einen Geschäftspartner schicken, versenden Sie einen Link: Sie erstellen ihn in der BT Business Cloud oder setzen ihn mit dem Add-in direkt in Ihre gewohnte E-Mail.

Versionierung: Wie holen Sie den früheren Stand einer Datei zurück?

Durch die Versionierung kostet ein Fehler an einer einzelnen Datei keine Neuerstellung: Sie können den früheren Stand der Datei zurückholen, auch direkt aus dem Online-Editor.

Überschriebene Dateien werden automatisch gesichert, und wie viele frühere Versionen aufbewahrt werden, können Sie für jeden Ordner festlegen.

Wann hilft das im Alltag?

Sie suchen die Version, die Sie brauchen, und holen sie per Klick zurück. Hat eine Bauleitung einen Plan irrtümlich überschrieben, lässt sich die Fassung vom Vortag wiederherstellen. Eine Buchhaltung kann eine Tabelle, in der Zeilen versehentlich überschrieben wurden, auf den Stand von gestern zurücksetzen.

Wie nehmen Sie mehrere Änderungen auf einmal zurück?

Wurden bei einer Aufräumaktion im Projektordner mehrere Dateien versehentlich geändert, können Sie die Änderungen gemeinsam über den Aktivitäts-Feed zurücknehmen, die Übersicht aller Änderungen. So müssen Sie nicht jede Datei einzeln zurücksetzen.

Ersetzt das ein Backup?

Versionen ersetzen kein Backup: Sie holen den früheren Stand einer einzelnen Datei zurück, aber keine beliebig verlorenen Daten. Für verlorene Daten insgesamt ist ein Backup für Unternehmen die richtige Absicherung.

Wie arbeiten Mitarbeiter und Partner zusammen, ohne dass jeder alles sieht?

Mehrere Kollegen können gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, ohne dass jemand warten muss oder Fassungen per E-Mail hin- und hergeschickt werden. Außerdem bestimmen Sie, wer in welchem Ordner nur lesen, wer bearbeiten und wer verwalten darf.

Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter gemeinsam an einer Datei?

Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bearbeiten Ihre Mitarbeiter gemeinsam im Browser, mit Kommentaren und Änderungsverfolgung. Der Bearbeitungsstatus zeigt, ob eine Datei gesperrt ist oder gerade bearbeitet wird. So kann ein Ingenieurbüro Daten leicht gemeinsam bearbeiten: Projektleitung und Konstruktion arbeiten am selben Dokument und sehen die Kommentare der anderen.

Wer darf was in einem Ordner?

Für jeden Ordner legen Sie fest, wer Inhalte nur ansehen und herunterladen darf, wer Dateien anlegen, bearbeiten und löschen darf und wer zusätzlich Nutzer einladen und Links erstellen darf. Den Zugriff können Sie jederzeit komplett entziehen, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. Rechte können Sie an Gruppen vergeben, auch mit Untergruppen, statt für jede Person einzeln. Kommt ein neuer Kollege ins Team, nehmen Sie ihn in die Gruppe auf und müssen nicht jeden Ordner einzeln einstellen. Im Vertrieb darf das Team zum Beispiel Angebotsvorlagen nur lesen, während die Vertriebsleitung sie bearbeitet.

Löscht ein Mitarbeiter eine Datei oder einen Ordner versehentlich, holen Sie beides aus dem Papierkorb zurück.

Wie arbeiten Partner mit?

Ein Partner, der gemeinsam mit Ihnen an Dateien arbeiten soll, benötigt einen Benutzerzugang. Sie laden ihn per E-Mail-Adresse zu einem Ordner ein, auf Wunsch nur zu einem einzelnen Unterordner. Für einzelne Dateien, die ein Partner liefert oder erhält, genügt ein Link.

Was ändert sich im Alltag konkret?

Welche dieser Möglichkeiten Ihnen im Alltag am meisten bringt, hängt davon ab, wo Ihre Mitarbeiter heute die meiste Zeit mit Dateien verbringen. Ich schaue zuerst, wie Dokumente heute bei Ihnen ankommen, und zeige Ihnen dann, wie sich das mit der BT Business Cloud lösen lässt: 100 % DSGVO, gehostet in Deutschland. Ohne CLOUD Act, ohne Kompromisse.

Wenn Sie wissen möchten, was die BT Business Cloud (PowerFolder powered by Brauner Telecom) für Ihren Betrieb leisten kann, finden Sie alles Weitere auf der Produktseite.

Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter heute damit, Dateien von einem Ort zum anderen zu bringen?

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Häufige Fragen zur Business Cloud im Alltag

Was unterscheidet eine Business Cloud von einem reinen Cloud-Speicher?

Ein Cloud-Speicher für Unternehmen legt Dateien ab und macht sie Ihren Mitarbeitern zugänglich. Bei einer Business Cloud kommt hinzu, was im Alltag Zeit kostet: Kunden und Partner laden Unterlagen über einen Upload-Link hoch, Mitarbeiter versenden große Dateien als Link, frühere Dateistände lassen sich zurückholen, und mehrere Kollegen bearbeiten Dateien gleichzeitig.

Wie empfangen wir Dokumente von Kunden, ohne ihnen Einblick in unsere Ablage zu geben?

Sie wählen den Ordner, in dem die Unterlagen landen sollen, und erstellen dafür einen Upload-Link. Diesen Link geben Sie Ihrem Kunden, der darüber seine Dateien hochlädt, ohne eigenes Konto und ohne Einblick in Ihre übrige Ablage. Im Haus sehen die Dateien nur die Kollegen, für die der Ordner freigegeben ist.

Wie lassen sich Dateien per Link versenden, ohne den Zugriff dauerhaft offen zu lassen?

Mit einem Ablaufdatum und einem Download-Limit endet der Zugriff von selbst: Wird das Limit erreicht, sperrt sich der Link. Zusätzlich können Sie ein Passwort festlegen und jeden Link jederzeit entziehen. Eine Übersicht zeigt, welche Links noch bestehen, und mehrere davon lassen sich auf einmal löschen.

Müssen unsere Mitarbeiter große Dateien noch als Anhang verschicken?

Ihre Mitarbeiter versenden stattdessen einen Link. Den Link erstellen sie in der BT Business Cloud oder direkt aus dem klassischen Outlook beziehungsweise aus Thunderbird mit dem Add-in beziehungsweise Add-on. Passwort, Gültigkeitsdauer und Download-Limit können sie frei wählen.

Was passiert, wenn jemand eine Datei überschreibt oder löscht?

Überschriebene Dateien werden gesichert, und Sie können den früheren Stand zurückholen, auch direkt aus dem Online-Editor. Wie viele Versionen aufbewahrt werden, lässt sich für jeden Ordner festlegen. Aus dem Papierkorb lassen sich gelöschte Dateien und ganze Ordner wiederherstellen. Versionen ersetzen kein Backup.

Wo werden die Dateien der Business Cloud gespeichert?

Die Dateien liegen in der BT Business Cloud: 100 % DSGVO, gehostet in Deutschland. Ohne CLOUD Act, ohne Kompromisse. Für Ihre Mitarbeiter ändert sich im Alltag dadurch nichts: Sie arbeiten im Browser, mit dem Desktop-Programm für Windows, macOS oder Linux oder mit der App für iOS und Android.